Автоматизация управления торговыми предприятиями

Software

Автор:
Источник: Финансовый Директор ISSN 1680 – 1148
Опубликовано: 24 сентября 2007

Сегодня понятия «комплексная автоматизация, «интегрированные информационные системы, «IT-решения по управлению бизнес-процессами компаниистали более понятными и приемлемыми менеджеру торгового предприятия. Проекты по внедрению программного обеспечения все меньше поддаются критике, все чаще можно услышать аргументы в поддержку интегрированных систем управления. Таким образом, для отечественных предприятий сферы розничной торговли этап осознания необходимости комплексной автоматизации можно считать пройденным — следующим более важным шагом является непосредственно выбор системы, а это все еще задание не из легких. И главная его сложность состоит в отсутствии четких критериев выбора из широкого спектра программных продуктов, представленных на рынке. К решению именно этого вопроса хотелось бы прийти в данной статье.

РАЗВИТИЕ НОВЫХ ПОДХОДОВ К УПРАВЛЕНИЮ КОМПАНИЕЙ

Итак, начнем с некоторых тенденций, которые в последние годы можем наблюдать на украинском рынке программного обеспечения. Среди положительных явлений, в первую очередь, следует отметить существенное повышение спроса на автоматизированные информационные системы, что, как уже говорилось, связано с переходом отечественного менеджмента на более гибкие и эффективные механизмы и инструменты управления, успешность которых демонстрируется западным бизнесом. Если еще несколько лет назад развивающиеся украинские предприятия использовали преимущественно средства автоматизации бухгалтерского учета, то сегодня приходит четкое осознание того, что даже безупречно налаженный учет — это лишь констатация прошлых ошибок и неисправимых фактов, в то время как главная задача динамичного и успешного бизнеса — предвидеть и планировать.

Такая перестановка приоритетов коренным образом меняет саму идеологию управления, в которой ведущее место теперь занимает комплексное решение, позволяющие автоматизировать как все бизнес-процессы, так и основные функции менеджмента.
С повышением спроса значительно возрастает и предложение. Если отечественный рынок программных продуктов начинался с западных разработок, развивался преимущественно путем активного внедрения российских решений по автоматизации, то теперешний этап можно охарактеризовать динамичным ростом как количества, так и популярности гибких, легко адаптируемых украинских систем. Преимущество последних состоит также в учете национальных особенностей ведения бизнеса и тонкостей отечественного законодательства. В то же время по своим возможностям и уровню проработки модулей системы украинское ПО пока значительно отстает от западных аналогов. Безусловно, этому есть объективная причина: количество человеко-лет, потраченных на разработку и усовершенствование своих продуктов европейскими и американскими программистами намного превосходит наши аналогичные вложения.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ РЫНКА

В целом, оценивая объем рынка программного обеспечения Украины, следует отметить, что программ на нем представлено довольно много. Однако, ознакомившись c рекламными материалами разработчиков и поставщиков различных систем, порой бывает крайне сложно найти в них существенные отличия, за исключением стоимости. По крайней мере, каждая компания, которая предлагает свой программный продукт, позиционирует его как отвечающий потребностям и требованиям любого предприятия, независимо от его размера и отрасли.

Однако тяжело поверить, что одна и та же информационная система может одинаково успешно использоваться в мощной промышленной компании и небольшой торговой фирме. А если говорить непосредственно о сфере торговли, то здесь при выборе программного продукта нужен особый подход— данная отрасль обладает большим количеством специфических особенностей, которые необходимо учитывать при автоматизации бизнес-процессов.

Несмотря на сказанное, розничная торговля в течение долгого времени оставалась сферой национальной экономики, в которой внедрение комплексных автоматизированных систем управления было большой редкостью. Лишь последние годы, ознаменовавшиеся стремительным ростом торговых сетей, привели к осознанию объективной необходимости и реальной, подтвержденной практической деятельностью, выгоды от полной автоматизации бизнес-процессов ритейлора. Кроме того, управление деятельностью торговой компании в ручном режиме на основе лишь экспертных заключений о состоянии рынка и интуитивном прогнозировании объемов продаж становится практически невозможным в условиях жесткой конкуренции и непредсказуемых изменений потребительского спроса.

Спецификой современной торговой компании является широкая номенклатура товаров, которые поступают от разных поставщиков. При этом, учет каждого вида товаров имеет свои нюансы: нормы естественного убытка, контроль сроков годности, нормативный запас и т. д. В этих условиях нужны не только аккуратность и точность, но и высокая скорость работы с информационным потоком и быстрое принятие решений, что невозможно обеспечить только за счет человеческого ресурса.

Результатом управления товарным и информационным потоками в ручном режиме являются недостаточная оперативность, полнота и достоверность получения данных. Как следствие — принятие неверных или запоздавших управленческих решений, невозможность предвидеть и моделировать ситуации, низкая эффективность менеджмента в целом.

Выделим основные выгоды и преимущества от внедрения на торговом предприятии автоматизированной системы управления:

  1. Ускорение оборота товарных запасов.
  2. Уменьшение оборотного капитала.
  3. Сокращение потребности в кредитных ресурсах.
  4. Установление оптимального уровня товарных запасов, устранение затоваривания и дефицита товаров.
  5. Повышение точности прогнозов, качественное улучшение процессов подготовки и принятия решений.
  6. Уменьшение трудоемкости процессов обработки и использования данных.
  7. Снижение затрат на неликвидные товары, возрастание ежедневной выручки в долгосрочной перспективе.
  8. Оценка рентабельности товаров, что разрешает компании лучше формировать ассортимент, повышать долю ходовых товаров, а в конечном итоге — эффективнее использовать оборотные средства, торговые и складские помещения.
  9. Обеспечение прозрачности расчетных операций; невозможность продавать «в обход кассы.
  10. Повышение оперативности работы.
  11. Возможность консолидировать данные о продажах в едином центре.
  12. Стандартизация и повышение эффективности бизнес-процессов во всех подразделениях предприятия.
  13. Отсутствие ошибок учета, сокращение затрат времени на подготовку отчетности, повышение эффективности работы персонала.
  14. Переориентация персонала, освобожденного от рутинных задач обработки данных, на более интеллектуальные и творческие виды деятельности.

Как результат перечисленных положительных изменений в компании, происходит повышение управляемости и гибкости бизнеса, увеличение его рыночной стоимости и инвестиционной привлекательности, а также улучшение имиджа непосредственно менеджмента, как использующего наиболее прогрессивные инструменты управления. Если говорить об изменениях, поддающихся количественной оценке, то они наблюдаются преимущественно в составе сокращения расходных статей операционной деятельности и повышения показателей оборачиваемости и эффективности. Так, по обобщенным оценкам работы предприятий с успешно внедренными проектами автоматизации транспортные расходы могут сократиться на 60%, затраты на административно-управленческий персонал — на 30%, объем страховых запасов — на 40%, оборачиваемость товарных запасов возрастает на 50-65%.

ОСОЗНАНИЕ ЦЕЛЕЙ КОМПАНИИ

Не вызывает сомнений тот факт, что выбор руководителем стратегии роста сопряжен с борьбой за выживание в жесткой конкурентной среде, где на современном этапе главным оружием являются технологии. На первый план выходит управление информационными потоками, эффективность которого обеспечивается автоматизированными системами управления.

Как и любой процесс реформирования (переход предприятия на новые подходы, методы и инструменты функционирования), сопряженный с внедрением программного продукта, имеет свою логику и последовательность. Основные этапы реализации проекта автоматизации представлены на рисунке.

Здесь первой ступенью выступает формирование стратегии, которое (кроме непосредственно постановки целей) включает четкое видение того, какая концепция управления будет положена в основу будущей системы, какие бизнес-процессы необходимо автоматизировать в рамках данной концепции, какие ограничения (финансовые, временные, кадровые, технические) необходимо учесть при подготовке к реализации и в процессе реализации проекта. Что касается самих целей, то они должны быть, во-первых, измеримы в количественных и качественных показателях, во-вторых, включать конкретные критерии их достижения, включая срок. Каждая поставленная цель должна быть не просто пожеланием руководства, а обоснованным, количественно определенным результатом.

Таким образом, именно на этапе постановки целей и задач руководитель должен четко определить, какой путь автоматизации будет наиболее оптимальный для его бизнеса с учетом размеров компании, постановки менеджмента, перспектив развития, состояния конкурентной среды.

Авторы большинства статей подобной тематики в решении вопроса управления компанией отдают «пальму первенствакомплексной системе автоматизации (преимущественно класса ERP). Однако существует также достаточное количество аргументов в пользу простых систем товарно-складского учета или собственных разработок. Выделим основные преимущества и недостатки применяемых сегодня IT-решений (табл. 1).

Из таблицы видно, что каждый вариант автоматизации имеет как значительные преимущества, так и неоспоримые недостатки. В таком случае, руководителю компании необходимо отталкиваться от четко сформулированного комплекса целей и стратегии их реализации. Важно определить, куда предприятие хочет прийти как в самое ближайшее время, так и в более далекой перспективе. В соответствии с этим следует спрогнозировать размер компании, объем продаж, численность ее персонала, необходимое оборудование. Безусловно, очевидным является тот факт, что крупной торговой компании, а тем более динамично растущему сетевому оператору розницы необходимо рассматривать варианты внедрения интегрированной системы предприятия. На сегодняшний день ERP становится привычным не только в производстве, но и в торговле. В то же время, несмотря на невероятные темпы развития торговой отрасли в Украине, динамика развития рынка автоматизации торговых предприятий значительно отстает.

Последнее сказывается как на уровне формирования розничными компаниями своих IT-бюд-жетов (которые обычно не превышают 1% от годового оборота — по сравнению с 3-5%
в развитых странах), так и на качестве самих программных продуктов.

Как известно, первая ERP-система была создана немецкой компанией SAP AG (продукт R/3). Среди наиболее мощных и авторитетных представителей рынка выделяют Oracle, Baan и J.D. Edwards. Отечественные же разработчики также любят использовать в представлении своих продуктов термин ERP, прикрывая им недостаточную полноту и незавершенность решений. В результате — высокий процент неудачных внедрений и последующий поиск виноватых, коими обычно выступают консультанты и разработчики продукта. Однако, взглянув на эту проблему объективно, следует отметить, что в подобных ситуациях большая доля вины лежит на самих руководителях предприятий, которые недостаточно глубоко изучили рынок и выбранный ими программный продукт. Больше того, отдавая предпочтение отечественному внедренцу следует осознавать тот факт, что пока ни одна украинская компания не может реализовать «под ключкомплексный проект автоматизации, и этому есть главная причина — отсутствие опыта реализации подобных проектов.

Сравнение основных типов IT-решений в области автоматизации

Преимущества

Недостатки

Автоматизация «своими силами

  •  более низкая стоимость разработки;
  •  более оперативная и часто более эффективная поддержка в период эксплуатации;
  •  оптимальный функционал системы, отвечающий требованиям конкретной компании
  • (как следствие, скорость и удобство работы пользователей)
  • большие трудозатраты;
  • зависимость от разработчика системы;
  • длительность внедрения;
  • ненадежность;
  • малая перспективность;
  • небольшое количество рабочих мест — до 10;
  • подходит только малым предприятиям

«Коробочный вариант(1С)

  •  гарантия производителя;
  • доступная цена;
  • быстрое внедрение;
  • совместимость с другими системами;
  • индивидуализация управленческого учета;
  • оперативность корректирования настроек при изменении законодательства
  • сложность и дороговизна доработки;
  • невозможность обеспечения менеджмента необходимой оперативной информацией для принятия управленческих решений;
  • слабая ориентация на предприятие;
  • неполнота решений;
  • отсутствие планово-аналитических функций, средств прогнозирования спроса;
  • малаяперспективность;
  • нестабильность систем на 20-30 рабочих мест;
  • устраивает временно, как «кусочныйвариант

«Лоскутная(локальная) автоматизация

  • доскональное изучение заказчиком каждой группы оборудования, как по техническим характеристикам, так и по ценовым;
  •  адаптивность;
  • клиентоориентированность
  • неспособность обрабатывать огромные массивы информации;
  • необходимость в постоянной доработке;
  • ненадежность;
  • большие трудозатраты

Комплексная автоматизация (ERP)

  • полнота решений;
  • комплексная база данных предприятия, интегрированная с системами планирования, финансового анализа, бухгалтерии;
  • обеспечение оперативного и управленческого учета;
  • обеспечение набора программно-аппаратных средств;
  • гарантия производителя и внедренца;
  • совместимость с другими системами;
  • наиболее эффективно для крупных торговых сетей
  • большие финансовые затраты;
  • недоверие или отсутствие внедряющих фирм;
  • преимущественно очень долгое внедрение;
  • высокий риск неудачного внедрения;
  • риск морального устаревания оборудования и ПО за время внедрения проекта;
  • большие затраты на подготовку и обучение персонала;
  • сложность и дороговизна поддержки;
  • избыточный функционал, который не всегда оправдан;
  • длительный период возврата инвестиций

Автор: