Что нужно знать фирме о внутреннем учете в налоговой инспекции

Что нужно знать фирме о внутреннем учете в налоговой инспекции.

Инспекторы учитывают налоги, которые платят фирмы, в карточках лицевых счетов. Недавно МНС выпустило рекомендации по порядку ведения таких карточек. В них рассмотрены многие вопросы, которые будут интересны и фирмам. Например, когда надо делать сверку по налогам или как правильно рассчитать суммы пеней.

После того как вы зарегистрировали фирму в налоговой инспекции, ей открывают карточки лицевых счетов по каждому налогу. В них налоговики учитывают:

• все начисленные и поступившие суммы налогов;
• пени, штрафы и налоги, доначисленные по результатам проверок;
• возвраты и зачеты излишне перечисленных сумм и т. д.

Недавно был обнародован приказ МНС, где приводятся рекомендации о том, как правильно вести эти карточки. Руководствоваться ими обязаны налоговики, а фирмам будет интересно узнать:

• о процедуре сверки данных фирмы с данными инспекции;
• о порядке зачета и возврата излишне перечисленных сумм;
• о расчете пеней за несвоевременное перечисление налогов.

Сверка перечисленных налогов

Вы можете заплатить больше налога, чем надо (из-за ошибки бухгалтера, неправильного оформления платежки, изменений законодательства, вносимых задним числом, и т. д.). По Налоговому кодексу налоговики должны сами сообщить вам об этом. Для этого им дан один месяц, после того как обнаружена переплата. Чтобы проверить себя, они могут пригласить вас на совместную выверку перечисленных в бюджет сумм.

Но обычно налоговая инспекция не торопится говорить предприятию о переплате. Инициатором сверки чаще всего выступают сами фирмы. Выверка расчетов необходима им, чтобы зачесть или вернуть излишне перечисленные суммы.

Теперь МНС решило сделать процедуру сверки обязательной. Но в Налоговом кодексе такого требования нет. Поэтому вы можете проигнорировать «пожелание» налоговиков. Но если вы не хотите споров с ними, делать сверку придется.

• Обязательная сверка расчетов с бюджетом

Все фирмы обязаны каждый год сверять платежи по налогам с инспекцией. Сделать это надо до 15 марта по графику, который установит ваша налоговая инспекция. Сверка происходит в отделе учета и отчетности.

Обратите внимание: крупные фирмы должны сверять свои платежи с налоговиками ежеквартально.

В рекомендациях сказано, что сверка проводится за период «до 1 января предыдущего года». Но это не означает, что вы будете выверять платежи за позапрошлый год. Просто в тексте документа допущена ошибка. Как нам сказали в МНС, сверяться будут суммы, которые вы перечислили за прошедший год.

Перед сверкой налоговики должны направить вам акт с данными инспекции и назначить время приема.

Если вы не согласны с суммами, указанными в акте, принесите документы, которые подтверждают ваши платежи. В рекомендациях нет их перечня. Поэтому названия этих документов надо заранее согласовать с налоговой инспекцией. По нашему мнению, к ним относятся налоговые декларации, платежные и инкассовые поручения.

По результатам каждой сверки составляется акт. Это делают, даже если данные налоговой инспекции и фирмы одинаковы. Акт сверки подписывают инспектор и главный бухгалтер предприятия.

Если расхождения есть, то выясняется их причина. Если это ваши ошибки, внесите исправления в бухгалтерскую и налоговую отчетность. Если это вина налоговиков, они исправят свои данные. После этого составляется новый акт сверки.

Сверку расчетов с бюджетом также обязательно проводить, если вы переходите в другую налоговую инспекцию, реорганизуетесь или ликвидируетесь.

• Сверка платежей в течение года

В рекомендациях МНС сказано, что помимо обязательной выверки вы можете сверять свои платежи с инспекцией в течение года в любое удобное время. Делать это можно как по всем налогам, так и по одному из них.

Напишите заявление в свою налоговую инспекцию. Составьте его в произвольной форме, но обязательно укажите ИНН и КПП фирмы, виды налогов и период, за который хотите провести выверку. Подайте заявление на имя руководителя налоговой инспекции. Оно может выглядеть так:

• Платежи, по которым возникнут расхождения с налоговиками

Инспекторы не засчитают те налоги, которые за вас перечислила другая фирма.

Кроме того, они могут по-своему учесть платежи, если вы неправильно заполните платежное поручение. Например, вы можете указать в платежке только код платежа по бюджетной классификации (далее – КБК). Но при этом не отразите его вид (налог, пени или штраф) или срок, по которому вы его платите. Эту сумму налоговики учтут так.

В первую очередь они погасят задолженность прошлых лет по налогу с таким КБК. Если ее нет, то закроют текущую задолженность по этому налогу. Оставшуюся сумму они направят в зачет пеней по этому налогу.

Если после таких операций еще останутся деньги, то их направят на погашение штрафов, по которым имеется решение суда на взыскание.

Если у вашей фирмы задолженности перед бюджетом нет, то перечисленную сумму инспекторы отнесут к текущим платежам по налогу с тем КБК, который указан в платежке.

• Справка о состоянии расчетов с бюджетом

Иногда фирме нужна справка из налоговой инспекции о том, что она не имеет долгов по налогам. Например, ее могут потребовать в банке, если вы захотите взять кредит.

Чтобы получить такую справку, напишите заявление в свою инспекцию. В нем укажите, для чего она вам нужна и кому вы будете ее передавать. Подписать такое заявление должен руководитель фирмы или его заместитель.

Зачет и возврат налогов

«Лишние» суммы, которые вы заплатили в бюджет, можно зачесть в счет других налогов или вернуть на свой счет в банке.

• Что не является переплатой

МНС разъяснило, какие суммы не считаются переплатой:

• суммы, которые вы перечислили до сдачи налоговой декларации в виде авансов по налогам, платы за патент или предварительной оплаты;
• суммы, которые вы заплатили, но которые не перечислил в бюджет банк из-за отсутствия денег на его корреспондентском счете.

• Как вернуть переплату

Чтобы зачесть или вернуть переплаченную сумму, подайте в свою налоговую инспекцию заявление. Как его составить, мы писали в прошлом номере «Практической бухгалтерии» в статье «Плата за загрязнение окружающей среды. МНС разъясняет».

Если сумма переплаты, указанная в заявлении, отличается от переплаты по данным налоговиков, заявление вам вернут. При этом инспекторы предложат сделать выверку расчетов с бюджетом. Поэтому лучше провести ее до того, как вы напишете такое заявление.

У вас может образоваться переплата по налогам, которые вы перечислили как налоговый агент. Зачесть ее в счет других платежей нельзя.

Обратите внимание: налоговики могут зачесть переплату в счет задолженности по налогам не только по вашему заявлению, но и самостоятельно. Об этом они должны сообщить вам в течение следующих двух недель.

Написать заявление на зачет или возврат вы должны в течение трех лет с момента появления переплаты. Если вы этого не сделаете, налоговики спишут ее. После этого вернуть (зачесть) деньги будет невозможно.

• Проценты за несвоевременный возврат переплаты

Вернуть переплату на ваш расчетный счет налоговики должны в течение одного месяца после подачи заявления.

Обратите внимание: из этого правила есть исключение. Если вы захотите вернуть из бюджета «экспортный» НДС, то деньги вы получите только через три месяца. При этом срок начинает отсчитываться с того дня, как вы сдали налоговую декларацию и документы, подтверждающие экспорт. Об этом говорится в пункте 4 статьи 176 Налогового кодекса.

Если налоговики нарушат срок возврата переплаты, вам полагаются проценты за каждый день задержки. Они рассчитываются по ставке рефинансирования, которая действовала в период задержки.

• Если вы переходите в другую налоговую инспекцию

Перед тем как вы перейдете в другую налоговую инспекцию, обязательно проводится сверка ваших расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами.

Если на момент перехода у вас есть задолженность по налогам, взыскивать с вас ее будут уже в новой инспекции.

Возможна ситуация, когда вы должны перейти в инспекцию в другом регионе, а у вас есть переплата по налогам в региональный или местный бюджеты. Вам должны зачесть или вернуть ее по старому месту учета до того, как вы перейдете в новую инспекцию.

Перейти в другую инспекцию можно с переплатой. В этом случае напишите заявление о ее зачете в счет предстоящих платежей по этим налогам.

Если вы продавали товары, которые облагаются НДС по ставке 0 процентов, можно предъявить к возмещению налог, уплаченный поставщикам. Его надо зачесть или вернуть до перехода в новую инспекцию.

Обратите внимание: если вы переходите в инспекцию, которая находится в том же регионе, что и прежняя, делать зачет или возврат переплаты не обязательно. Исключение составляют налоги, которые поступили в местный бюджет.

Расчет пеней

Если вы не заплатили налог, на его сумму будут начисляться пени за каждый день просрочки. Они рассчитываются со следующего дня после даты, которая установлена для уплаты налога, по день фактического платежа включительно.

Пени считает налоговая инспекция. Но в ее расчете не исключены ошибки. Так, инспектор может неправильно занести данные или произойдет сбой компьютера.

Поэтому не соглашайтесь сразу с начисленными вам пенями. Пересчитайте их сами.

Чтобы определить ставку, по которой рассчитываются пени, используйте формулу:

Рассчитанную ставку округлите с точностью до одной десятитысячной (0,0001). Сумму пеней считайте по формуле:

В рекомендациях МНС есть таблица, по которой налоговики должны определять количество дней просрочки. Ей можете воспользоваться и вы.

Сделать это очень просто. Найдите число в точке пересечения дня и месяца, в котором вы фактически заплатили налог. Из него вычтите число из точки пересечения дня и месяца официального срока платежа.

Обратите внимание: если в високосном году один из дней просрочки попадает на 29 февраля, к количеству дней, указанных в таблице, прибавьте один день.

Таблица для определения числа дней просрочки

Как пользоваться таблицей, мы покажем на примере.

• Как рассчитать пени по ежемесячным авансам по налогу на прибыль

До окончания текущего квартала пени на ежемесячные авансовые платежи по налогу на прибыль не начисляются.

После окончания квартала налоговики определят сумму ежемесячного платежа исходя из фактической прибыли за квартал. Для этого используется формула:

Полученную величину инспектор сравнит с авансами, указанными в вашей декларации. Пени будут начисляться с меньшей из этих сумм.