Рост компании и увеличение прибыли — магические слова для любого руководителя. Однако подобный рост порождает проблему, ставшую для многих отечественных предприятий фатальной. В основе крахов когда-то перспективных и многообещающих компаний, сумевших расширить свою деятельность за счет увеличения объема продаж основной продукции или диверсификации, чаще всего лежит неспособность сохранить качественный уровень своей деятельности в увеличившемся количестве бизнес-процессов. Особенно явно это проявляется в ухудшении контроля состояния кредиторской и дебиторской задолженностей, невнимательном отборе партнеров, снижении внимания к потребностям рынка и изменениям в спросе. Необходимость сохранения эффективности деятельности компании требует привлечения новых сотрудников, что заставляет значительно увеличивать персонал, мирясь с приходом, как правило, менее подготовленных и мотивированных сотрудников.
Как показывает практика, обнаруживать негативное влияние этих факторов руководители начинают лишь когда оказывается, что компания работает на заказы клиентов, не оплачивающих вовремя полученный товар или услуги, поставщики избегают работать в кредит, а прибыль, несмотря на увеличение продаж, неуклонно снижается. В результате компания «сгорает» из-за собственной скорости.
Наиболее разумная альтернатива развития компаний, входящих в период роста, заключается в сосредоточении своего внимания на управляемости бизнес-процессов с целью приведения системы управления и учета в соответствие с ее уровнем развития. Говоря о системе учета и управления, мы понимаем систему поддержки принятия управленческих решений, основанную на некоторой информационной технологии.
Развитие учетных систем на предприятии
Прежде всего, следует проанализировать развитие систем учета в процессе роста компании. Практический опыт авторов статьи иллюстрирует рис. 1.
Практика показывает, что большинство компаний движутся в отношении систем автоматизации в стандартном направлении:
- Сначала это программа Excel. Если объем операций (продаж) превышает 5–10 в день, используют простую программу для выписки первичной документации (накладных, доверенностей и т. д.).
- Дальнейшее развитие, как правило, идет по пути использования системы бухгалтерского и налогового учетов, реализуемой с помощью программы 1С.
- Когда бухгалтерии уже сложно контролировать себестоимость и движение по каждой товарной позиции (при 50–100 операциях в день), компания приобретает систему управления товарными операциями (логистическую систему), например, «МИФ», «Парус» и др.
- При дальнейшем усложнении бизнес-процессов перед руководством компании встает проблема сведения и контроля операций, существующих в различных системах. Существует необходимость расчета управленческой себестоимости товара и реальной прибыли, кроме того, делаются попытки построения бюджетов. Как показывает практика, в данном случае снова используется программа Excel, в которую массив информации о текущей деятельности выгружается в течение нескольких часов. Оценка прибыльности отдельных видов деятельности компании производится методом укрупнения данных.
- Когда количество операций еще более увеличивается, руководство компании приходит к выводу, что метод усреднения и приближенных коэффициентных оценок дает большую погрешность. В случае, если маржа на товарах незначительна и компания получает прибыль за счет объема (продажа недорогих товаров стоимостью до 100 грн.), понимание несовершенства системы учета наступает раньше. Если же компания продает дорогой товар (стоимостью более 300 грн.), на котором маржа больше, этот момент наступает позже. Но в любом случае рано или поздно возникает потребность в целостной системе учета, которая бы включала в себя и управленческий, и бухгалтерский, и логистический учеты, отражающие специфику деятельности компании, т. н. «вертикальное» решение. Рост ценности вертикальных решений можно показать на рис. 2.
CRM (Customer Relationship Management) — менеджмент, основанный на установлении взаимоотношений с потребителями.
SCM (Supply Chain Management) — управление цепочкой поставок.
На диаграмме четко прослеживается тенденция увеличения ценности «вертикального» решения, отражающего специфику деятельности компании, за счет уменьшения ценности базовой ERP-функциональности (обычно, это производство, управление логистической цепочкой, управление финансами, иногда управление взаимоотношениями с потребителями), которая уже де-факто становится стандартом для использования в каждой из отраслей. Следует отметить также рост ценности применения современных методов управления взаимоотношениями с клиентами и управления цепочками поставок. Наряду с этим, важность и ценность применения современных технологий, таких как BSC (сбалансированная система показателей), JIT (как раз — вовремя) и т. п. остается неизменной.
Основные задачи, возлагаемые на систему управления
Для большинства компаний «вертикальное» решение ассоциируется с автоматизацией всех бизнес-процессов, но это одно из самых больших и труднопреодолимых заблуждений при внедрении. Попытка реализовать все бизнес-процессы в единой системе создает задачу их взаимного согласования. На это, как правило, тратится много времени и сил, а наступление полезного эффекта от автоматизации существенно затягивается. Более рациональным представляется поэтапное внедрение сначала основных бизнес-процессов, а затем второстепенных. Такой подход позволяет улучшить управление наиболее важными процессами (например, закупки и продажи в дистрибьюторских компаниях) и получить максимально быстрый результат от внедрения.
Учитывая нарастающую сложность автоматизации управления, задачи по автоматизации бизнес-процессов компании можно схематично представить с помощью рис. 3.
«Вертикальное» решение является результатом реализации всех перечисленных пяти этапов. Если компания при реализации своей информационной системы уже прошла четыре первых этапа, имеет смысл задуматься о системе, которая бы отражала вертикальную специфику бизнеса. Далее мы рассмотрим задачи, которые относятся к каждому этапу построения единой информационной системы управления.
Автоматизация управления логистическими операциями преследует цель системного учета в компании процесса движения продукции. К ней можно отнести формирование и планирование закупки товаров, межскладские операции, формирование продаж товара, формирование и контроль себестоимости товара при покупке, продаже и перемещениях. К этой группе процессов относятся также технологические операции в производственных компаниях. Автоматизация данных бизнес-процессов напрямую зависит от их сложности, а также возможности четкой алгоритмизации. Обычно эти бизнес-процессы являются основными в процессе автоматизации. Как показывает практика, именно с автоматизации этой группы процессов лучше всего начинать проект внедрения комплексной системы.
Автоматизация бухгалтерского и налогового учетов помогает повысить эффективность организации в своих взаиморасчетах с государством. Однако перед принятием решения об автоматизации этой группы бизнес-процессов нужно понять, что наряду с упрощением и ускорением многих бухгалтерских бизнес-процессов ужесточается процедура коррекции бухгалтерской информации, поскольку влечет за собой коррекцию всех связанных операций в управленческом учете, в движении товара (логистических операциях) и т. д. На практике существует часть операций для контроля и управления компании в целом, но инициируемых и контролируемых бухгалтерией. В основном, это операции по закупкам и продажам товаров, основных средств, оплате поставщикам. Кроме того, в большинстве компаний бухгалтерией решаются вопросы официального движения денежных средств: банк, касса и т. д. Чтобы не вводить повторно данные операции в две системы, большинство клиентов включают автоматизацию бухгалтерского и налогового учетов как задачу для комплексной системы.
Управленческий учет представляет собой совокупность различных задач. Все они сводятся к одной цели — построению учета таким образом, чтобы он отображал реальную деятельность компании. Потом, оперируя этими данными, менеджер может анализировать реальное состояния дел. Выделение управленческого учета в виде самостоятельного блока в большинстве случаев вызвано тем, что информация, получаемая из данных бухгалтерского учета, не отображает реальной картины работы предприятия и на ее основании достаточно сложно делать анализ и принимать управленческие решения. Частично это связано с ограничениями стандартов ведения бухгалтерского учета. Тем не менее, нередки случаи, когда, используя отечественные стандарты ведения бухгалтерского учета, можно построить учет таким образом, чтобы он предоставлял детальную информацию для анализа. На сегодняшний день такой подход приведения бухгалтерского учета к потребностям управленцев используется мало. Чаще выбирается один из двух стандартных подходов:
– используется один из общепринятых мировых стандартов ведения учета: американский GAAP или Международные стандарты финансовой отчетности;
– компания разрабатывает свой метод построения управленческого учета.
Консолидация представляет собой комплекс задач, связывающих бизнес-процессы других групп. Сюда входят согласование управления производственными процессами с бухгалтерским и налоговым учетами, а также увязка с управленческим учетом. Основной задачей консолидации является исключение либо максимальное избежание двойного ввода информации. Это значит, что информация должна вводиться в систему только один раз, и должна быть достаточной для ведения все видов учета. Это немного увеличивает время, затраченное на первоначальный ввод информации, но экономит массу времени в дальнейшем, поскольку вся необходимая информация уже находится в системе. Помимо прочего, вследствие применения индивидуальных правил консолидации, увеличивается оперативность и точность поступившей информации.
Другой важной задачей консолидации является обеспечение обмена информацией между подразделениями компании: филиалами, дочерними предприятиями или независимыми юридическими лицами, входящими в концерн или группу. Консолидация может быть простая, когда информация переносится без изменений, или сложная, тогда в процессе переноса информация изменяется. Примером последней может служить консолидация с изменением валюты документов и, соответственно, пересчетом сумм.
На практике применяются два наиболее распространенных варианта консолидации. Первый — финансовая консолидация. Он подразумевает перенос только финансовых проводок с необходимыми аналитическими признаками. Этот вариант является наиболее простым и часто используемым при внедрении систем. Например, его реализуют для сведения данных в общекорпоративный баланс из балансов структурных подразделений, или же при необходимости получить управленческий баланс на основании проведенных бухгалтерских операций. Второй способ консолидации предполагает объединение информации на уровне каждого документа. Он менее распространен и более трудоемок, но зато позволяет переносить данные не только по финансовым операциям, а и полностью весь документ. Этот способ используют, когда имеются значительные отличия в учетах. При этом используется сложная консолидация, при которой в процессе учета меняется документ в целом. Примером такой консолидации может быть перенос документа продажи в другую компанию в виде покупки, при этом в управленческой компании эта операция учитывается как движение между складами.
Специфические задачи бизнеса (или отрасли) отражают особенности конкретного типа деятельности, например, фармацевтика или же игорный бизнес. Реализация таких задач в комплексной системе требует особо тщательного подхода, основой которого является задача не разрушить целостную систему, а гармонично дополнить ее еще одной группой задач. Порядок представления перечисленных типов бизнес-процессов, по существу, представляет собой поэтапность внедрения ERP на предприятии. Из этих этапов тема автоматизации в компании управленческого учета является на сегодня одной из самых востребованных.