Многие работодатели время от времени оказывают финансовую поддержку сотрудникам. Выясним, как оформляется материальная помощь, чем облагается и отражается ли в налоговом учете при УСН.
Материальная помощь выплачивается работникам по желанию работодателя и при наступлении определенных событий: свадьбы, рождении ребенка, смерти родственника и т. д. Другими словами, именно руководитель организации или индивидуальный предприниматель решает, когда, кому и в какой сумме она полагается. Материальная помощь относится к непроизводственным выплатам, носит единовременный характер и не связана с выполнением сотрудником трудовых обязанностей.
Документальное оформление
Чтобы получить материальную помощь, работник должен написать заявление и указать в нем событие, в связи с которым он рассчитывает ее получить. К нему прикладываются документы, подтверждающие наличие особых обстоятельств.
Получив заявление, руководитель выносит решение о выплате или невыплате материальной помощи. При положительном ответе на основании заявления издается приказ о выдаче помощи. Унифицированной формы приказа не существует, поэтому он составляется произвольно. Обязательными реквизитами этого приказа является размер денежной суммы, полагающейся сотруднику, и срок ее выплаты. Образцы заявления и приказа представлены на рис. 1 и 2.
Рис. 1. Образец заявления об оказании материальной помощи
Рис. 2. Образец приказа об оказании материальной помощи
Отметим, что прибыль для распределения определяется по данным бухгалтерского учета, поэтому организации, желающей выплачивать материальную помощь работникам за счет прибыли прошлых лет, придется вести бухучет в полном объеме.
Некоторые организации выплачивают материальную помощь работникам за счет нераспределенной прибыли прошлых лет. Напомним, что право распределять ее, в том числе и на выплату помощи, есть только у общего собрания учредителей, участников и акционеров (подп. 3 п. 3 ст. 91 и подп. 4 п. 1 ст. 103 ГК РФ). Поэтому решение о распределении прибыли для выплаты материальной помощи (непосредственно какому-то работнику или путем создания фонда для выплаты помощи) принимает общее собрание участников или акционеров, и оно отражается в протоколе собрания.
Налог на доходы физических лиц
Согласно пункту 5 статьи 346.11 НК РФ «упрощенцы» не освобождаются от исполнения обязанностей налоговых агентов. Нужно ли исчислять и удерживать НДФЛ с материальной помощи? Не облагается НДФЛ сумма помощи, не превышающая 4000 руб. за налоговый период (п. 28 ст. 217 НК РФ). А вот с превышения придется платить налог в общем порядке. Обратите внимание: это касается даже тех случаев, когда финансовая поддержка оказывается бывшим сотрудникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту.
О суммах, не облагаемых НДФЛ, сказано в пункте 8 статьи 217 НК РФ
Также не облагается материальная помощь, выплаченная:
- в связи со стихийным бедствием или с другим чрезвычайным обстоятельством, а также гражданам — членам семей лиц, погибших в результате указанных событий, в целях возмещения причиненного материального ущерба или вреда их здоровью;
- членам семьи умершего работника или бывшего работника, вышедшего на пенсию;
- работнику или бывшему работнику, вышедшему на пенсию, в связи со смертью члена его семьи;
- работникам (родителям, усыновителям и опекунам) в течение первого года после рождения (усыновления или удочерения) ребенка, но не более 50 000 руб. на каждого ребенка.
- гражданам, пострадавшим от террористических актов в России, и членам семьи лиц, погибших в результате таких действий.
До 2010 года срок оказания финансовой поддержки в связи с рождением (усыновлением или удочерением) ребенка был не ограничен. То есть когда бы ни была произведена выплата, не превышающая 50 000 руб., она не облагалась НДФЛ. Теперь НДФЛ не удерживается лишь с выплаты, осуществленной в течение года после рождения (усыновления или удочерения). Такие изменения введены Федеральным законом от 24.07.2009 № 213-ФЗ.
Однако это не все нововведения. Как уже было сказано, НДФЛ не облагается материальная помощь, выданная членам семьи умершего работника или работнику в связи со смертью члена его семьи. С этого года НДФЛ также не взимается с помощи, выплаченной бывшему работнику, вышедшему на пенсию, из-за смерти члена его семьи или членам его семьи в связи с его смертью (Федеральный закон от 19.07.2009 № 202-ФЗ).
Здесь необходимо уточнить, кто признается членами семьи. Согласно статье 2 СК РФ к ним относятся супруги, родители, дети, усыновители и усыновленные. Поэтому остальные родственники ими не являются. Такой же позиции придерживается Минфин (письмо от 03.08.2006 № 03-05-01-04/234).
А вот судебная практика по этому вопросу противоречива. Так, суды неоднократно указывали, что семья рассматривается как единое целое, а значит, в ее состав входят как родители мужа, так и родители жены. Поэтому материальная помощь, оказанная в связи со смертью тестя, тещи, свекра или свекрови, не должна облагаться НДФЛ (постановления ФАС Московского округа от 29.09.2008 № КА-А40/6198-08-О, ФАС Дальневосточного округа от 15.02.2005 № Ф03-А37/04-2/4191 и ФАС Уральского округа от 29.03.2005 № Ф09-1057/05-АК). Однако вряд ли контролирующие органы согласятся с этими доводами, поэтому руководствоваться ими мы не советуем. К тому же есть судебное постановление, содержащее противоположную точку зрения (постановление ФАС Московского округа от 30.12.2005 № КА-А40/13252-05).
Термины семейного законодательства, содержащиеся в Налоговом кодексе, применяются в значении, в котором они используются в этой отрасли права (п. 1 ст. 11 НК РФ)
Пример 1
ООО «Восток» применяет УСН. В апреле 2010 года у водителя В.П. Малышева умерла родная сестра. От него в отдел кадров поступило заявление об оказании финансовой помощи. Руководитель издал приказ о выплате В.П. Малышеву 8000 руб. Иная материальная помощь работнику в 2010 году не оказывалась. В какой сумме нужно удержать и перечислить НДФЛ при условии, что стандартные и иные налоговые вычеты В.П. Малышеву в апреле не полагаются?
С материальной помощи, выплаченной работнику в связи со смертью члена его семьи, НДФЛ не взимается (п. 8 ст. 217 НК РФ). Однако, как мы выяснили, Семейный кодекс не относит к членам семьи родных сестер, поэтому в данном случае НДФЛ нужно исчислить в общем порядке. Налогом не облагается сумма, если она меньше или равна 4000 руб. за налоговый период (п. 28 ст. 217 НК РФ). С превышения же уплачивается НДФЛ. Таким образом, бухгалтер ООО «Восток» должен был удержать и перечислить НДФЛ в размере 520 руб. [(8000 руб. –