Приступая к проекту создания системы управленческого учета, любая компания рано или поздно столкнется с необходимостью решения задачи интеграции бухгалтерского и управленческого учета. Чтобы эта задача не стала камнем преткновения на этапе реализации проекта, необходимо спланировать ее решение еще на этапе разработки концепции проекта. Чем более эффективным окажется решение этой задачи, тем быстрее и дешевле пройдет реализация как самого проекта по постановке управленческого учета, так и функционирования системы.
Основу эффективного решения задачи будет составлять триединство решения методологических, технических и организационных подсистем интеграционного процесса. При этом алгоритм решения задачи будет выглядеть именно таким образом:
Разработка методологии управленческого учета – на ее основе выбор программных и технических средств автоматизации – и исходя из требований разработанной методологии и выбранного ПТО, разработка организационных регламентов и процедур по сбору, обработке и интеграции данных в обеих системах учета.
Рассмотрим подробнее этапы и варианты действий на каждой из стадий решения задачи интеграции.
Итак, этап первый «Разработка методологии интеграции управленческого и бухгалтерского учета».
На этом этапе требуется решить ряд подзадач. Вначале необходимо определиться с пользователями информации из управленческой системы учета. В отличие от бухгалтерского учета, который направлен в основном на удовлетворение интересов внешних пользователей (ИМНС, банки, акционеры), пользователями управленческого учета в первую очередь выступают внутренние субъекты, но в некоторых случаях информация из управленческого контура может предоставляться и внешним субъектам, например банкам, коммерческим контрагентам. Даже если будет принято решение о том, что управленческий учет будет использоваться только для внутренних потребностей, следует учесть, что и здесь существуют разные группы пользователей, которые с помощью управленческого учета будут решать разные задачи. Поэтому требования к информативности и оперативности предоставления данных у руководителя подразделения и генерального директора будут различны.
Определение состава пользователей информации позволит нам сформировать набор требований каждой группы к составу, степени аналитичности, оперативности предоставления и способу представления информации в управленческом учете. А, следовательно, и цели создания и функционирования системы управленческого учета.
После этого, мы можем переходить к формированию управленческой учетной политики. Управленческая учетная политика опишет принимаемую на предприятии совокупность способов ведения управленческого учета – первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. Казалось бы, внешне управленческая учетная политика ничем не отличается от бухгалтерской учетной политики. Однако, именно здесь и кроятся основные отличительные моменты двух систем учета, тот самый результат, ради достижения которого и создается альтернативный способ учета. Управленческая учетная политика дает возможность применять различные варианты оценки хозяйственных событий в зависимости от времени, подразделения, направления бизнеса и даже экономического смысла отдельной хозяйственной операции, в то время как бухгалтерская жестко привязана к юридическому лицу и едина для всех операций данного предприятия.
Значительные различия в учетных политиках могут вызвать желание упростить задачу и управленческий учет организовать как параллельный, никаким образом не взаимодействующий с системой бухгалтерского учета. Однако, это лишь кажущийся способ упрощения, при этом далеко не самый эффективный. Потому что у бухгалтерского, управленческого, да и любого другого учета в компании есть один общий базис – они все отражают одни и те же факты финансово-хозяйственной деятельности. Принятие решения о параллельном ведении двух систем учета не только увеличит стоимость проекта на этапе функционирования (создание и содержание еще одной учетной службы), но и вызовет организационные проблемы (борьбу двух подразделений за очередность поступления документов и информации), и возможно, кардинальные различия в отчетах о результатах финансово-хозяйственной деятельности, которые никто не в состоянии будет аргументировано объяснить. Придется создавать третью службу, которая будет оценивать степень достоверности данных из двух систем учета. Чтобы этого не произошло, после разработки управленческой учетной политики необходимо тщательно проанализировать хозяйственную систему организации, принципы отражения операций в бухгалтерском учете и найти точки единства (интеграции) двух систем учета.
Следующим этапом станет разработка регламента трансформации данных бухгалтерского учета в управленческий контур и, наоборот, из управленческого – в бухгалтерский. Процедура трансформации свяжет счета управленческого и бухгалтерского планов счетов (в случае применения в управленческом учете способа «двойной записи») или бухгалтерский план счетов с показателями (в случае применения в управленческом контуре «кассового» метода учета). При этом в процедуре трансформации обязательно должны быть учтены различия, закрепленные в учетных политиках обеих систем учета, что достигается с помощью применения различных аналитик. На этом этапе полезно создать специальное Положение о порядке трансформации, которое наглядно зафиксирует моменты расхождения между двумя системами учета.
При разработке Положения о порядке трансформации станет ясно, какой информации не хватает в бухгалтерском контуре учета, что выведет разработчиков проекта на необходимость продумать и принять решение о способах сбора и фиксации недостающей информации. Кроме того у разработчиков проекта могут появиться и новые способы получения информации для отражения ее в бухгалтерском контуре. Можно в первом наброске решить вопрос о порядке внесения информации в информационную среду (бухгалтерский контур – трансформация в управленческий) или наоборот, внесение в управленческий контур, а затем трансформация в бухгалтерский. Однозначно ответить на этот вопрос можно будет после выбора программного средства для автоматизации управленческого учета, но первоначальное решение нужно принять уже на этой стадии.
И после этого можно смело приступать ко второму этапу решения задачи интеграции – Выбору программно-технических средств для автоматизации управленческого учета.
На этом этапе придется принять принципиальное решение, каким образом осуществить автоматизацию:
Первый вариант – написать собственную программу для автоматизации управленческого учета;
Второй – приобрести стандартную отраслевую программу (так называемый «коробочный» продукт);
Третий – приобретение стандартной программы с возможностью гибкой индивидуальной настройки.
Первый вариант позволит максимально полно реализовать те задачи, для решения которых вы создаете систему управленческого учета. Он учтет все нюансы вашего и только вашего бизнеса. Однако этот вариант, скорее всего, окажется наиболее затратным на этапе создания, и уж точно, самым длительным по времени реализации и самым затратным на этапе функционирования. При этом руководство компании попадает в зависимость от конкретного разработчика, и у него исчезает возможность привлечь подготовленных специалистов для работы в программе, каждого вновь принятого сотрудника придется обучать самостоятельно.
Второй вариант позволяет практически мгновенно произвести процесс автоматизации, недорог, и на рынке труда всегда можно найти специалистов, знающих данный программный продукт. Но руководство компании, скорее всего, вынуждено будет сократить список методологических требований к управленческому учету. В случае если компания решит сменить направление деятельности, придется приобретать новый программный продукт.
Третий вариант, как и всякая «золотая середина» находится между первыми двумя решениями по стоимости и срокам внедрения. Но он сочетает в себе гибкость первого варианта и простоту внедрения второго, что часто становится основополагающим фактором при выборе способа автоматизации. Еще большую привлекательность он получает в случае, если программный продукт имеет возможность «визуальных» настроек (в этом случае не потребуется помощь программистов при настройке и функционировании программы, каждый пользователь после небольшого обучения сможет самостоятельно формировать для себя любые отчеты, справочники и показатели); и имеет решение на той же платформе, на который в компании ведется бухгалтерский учет, что упростит и ускорит интеграцию двух систем.
Вне зависимости от выбранного способа автоматизации этап технического аспекта решения задачи интеграции бухгалтерского и управленческого учета предполагает выполнение следующей последовательности действий:
- Определение насколько выбранный программный продукт соответствует тем методологическим требованиям, которые были выстроены для управленческого учета в целом и для системы интеграции в частности;
- Определение возможных сроков проведения автоматизации и настройки трансформации бухгалтерских и управленческих данных;
- Определение бюджета автоматизации, который будет включать собственно стоимость создания или приобретения программного продукта, стоимость модернизации вашего технического парка (компьютеры, сервера), стоимость обучения сотрудников работе в новом программном продукте, стоимость консалтингового сопровождения при настройке и функционировании программного продукта, стоимость технической поддержки функционирования программного продукта, стоимость устранения возможных сбоев в процессе функционирования программы;
- Определение последствий проведения автоматизации на данном программном продукте (стоимость и временные затраты на сбор, обработку и анализ информации в управленческом и бухгалтерском контуре; степень взаимодействия и взаимопроникновения двух систем учета). Идеальным будет являться вариант, когда информация, вводимая в одном из контуров мгновенно отображается в другом, при чем, в нужной интерпретации.
Имея на руках всю вышеуказанную информацию по каждому рассматриваемому варианту, можно расставить свои приоритеты в критериях и выбрать наиболее приемлемый вариант. При этом, во-первых, руководство компании будет иметь четкое представление, насколько выбранный программный продукт соответствует разработанной методологии учета, и при необходимости сможет внести в нее изменения. Во-вторых, разработанная методология и возможности выбранной программы дадут необходимый материал для разработки третьей составляющей нашей задачи – организационно-функциональной системы интеграции.
Управленческий учет является частью системы управления на предприятии, а в момент своего создания – новым элементом этой системы. Появление нового элемента не может не вызвать изменений в других элементах системы. Он породит новые и\или внесет изменения в существующие процессы сбора, систематизации и анализа финансовой информации. Для осуществления этих процессов потребуется привлечение новых специалистов, и\или изменение должностных функций старых. Таким образом, при решении третьей составляющей нашей задачи необходимо будет спланировать инновационные изменения в процессной, функциональной и организационной структуре компании. Если было принято принципиальное решение о том, что бухгалтерский и управленческий контур используют единую базу оперативной информации, то в целях сокращения трудозатрат первичную информацию (документ) в нее могут вносить сотрудники операционных подразделений (отдел продаж, производство, склады и т.д.). Информация будет попадать в учетную систему в месте и в момент осуществления хозяйственной операции, а затем с помощью специальных настроек транслироваться в бухгалтерскую и управленческую подсистемы учета.
Другим вариантом изменения организационной структуры в рамках решения задач интеграции является изменение организационной структуры бухгалтерской службы. Выделение в ней группы оперативного учета и перевод ее работников в операционные подразделения компании. Данный вариант наиболее приемлем в случае, если информация вначале попадает в бухгалтерский контур, а затем транслируется в управленческий.
В целом на этом задачу создания взаимоинтегрированной системы бухгалтерского и управленческого учета можно считать решенной. Но необходимо помнить, что успех любого инновационного проекта (а создание системы управленческого учета несомненно относится к таковым) достигается при соблюдении следующих условий:
- наличие у руководства четкого понимания, каких целей должен достичь проект, и последовательность в достижении целей;
- наличие слаженной команды разработчиков проекта, включающей в себя представителей всех структурных единиц, которых затрагивает проект (и бухгалтерии компании в данном случае в первую очередь);
- обучение всех сотрудников новым методам работы;
- материальное и моральное стимулирование разработчиков проекта при эффективном старте проекта и всех сотрудников, у которых изменились функциональные обязанности за качественное исполнение новых рабочих процедур (до того момента, пока эти процедуры не станут обыденными).
Алгоритм решения задачи интеграции управленческого и бухгалтерского учета
