Формирование консолидированной налоговой отчетности в компаниях со сложной филиальной структурой часто сопровождается проблемами и отнимает немало времени у специалистов по налогам. Сократить сроки и решить возникающие проблемы можно с помощью четкой организации и автоматизации процессов.
Чтобы понять, почему в компании «АЛРОСА» пришли к необходимости упорядочивания и автоматизации процессов подготовки налоговой отчетности, нужно ознакомиться с некоторыми особенностями налогового процесса в «АЛРО-СА». Во многом они обусловлены размером компании, ее территориальной разветвлен-ностью и спецификой бизнеса.
«География» и налоги
ЗАО «Акционерная компания «АЛРОСА» зарегистрировано как крупнейший налогоплательщик в Межрайонной инспекции ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Республике Саха. В соответствии с п. 3 ст. 80 НК РФ, такие налогоплательщики представляют налоговые декларации (расчеты) по установленным форматам в электронном виде в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейших налогоплательщиков.
Структурные подразделения компании, которые расположены вне места ее постановки на учет в налоговом органе, являются обособленными, производят уплату налогов в доходы бюджетов краевого, областного и местного уровней. Но декларации за них подаются централизованно, непосредственно Управлением АК «АЛРОСА». Уплата налогов в бюджеты различных уровней производится со счета компании.
Напомним, что в отличие от федеральных налогов (НДС, НДПИ), по которым допускается представление единой сводной налоговой декларации, НК РФ не предусматривает возможности подачи сводных деклараций по региональным и местным налогам (налогу на имущество, транспортному, земельному налогу). Поэтому Управлению АК «АЛРОСА» приходится представлять в инспекцию по крупнейшим плательщикам декларации, заполняемые отдельно по местонахождению организации, ее обособленных подразделений, недвижимого имущества, транспортных средств, земельных участков. Несколько проще обстоит дело только с налогом на имущество подразделений, находящихся на территории Республики Саха, – налог полностью зачисляется в региональный бюджет, поэтому компания представляет сводную декларацию по республике в целом.
Уплата региональных и земельного налогов при этом производится как обособленными подразделениями (вне Якутии) в налоговые инспекции по месту нахождения транспортных средств, земельных участков, так и в инспекцию по месту нахождения головной организации (в инспекцию по крупнейшим налогоплательщикам в г. Якутске).
Как готовили отчетность
Налоговая служба компании имеет трехуровневую иерархическую структуру. В центральной бухгалтерии Управления компании выделен налоговый отдел в составе 8 человек, каждый из которых отвечает за формирование отчетности по нескольким налогам. В бухгалтериях подразделений есть налоговые специалисты, кроме того, в составе некоторых подразделений имеются службы, в которых работают бухгалтеры по налогам (см. рисунок на с. 84). Фактически службы – это подподразделения в составе подразделений. Например, в Мирнинское авиационное предприятие входят семь аэропортов в городах Мирный, Ленск, Оленек, Полярный, Айхал, Саскылах, Витим. Управление жилищно-коммунального хозяйства, в которое входит собственно управление в г. Мирный, включает также три отделения в Айхале, Ленске и Удачном.
Задачей налоговых специалистов является подготовка официальной налоговой отчетности, а также внутренних отчетов, детализированных в том или ином разрезе по видам налоговых платежей, подразделениям компании, видам бюджетов и пр.
Очевидно, что при столь сложной структуре компании и количестве уплачиваемых налогов и сборов процесс подготовки сводной налоговой отчетности не мог протекать без проблем. Процедура была организована следующим образом.
Специалист нижнего уровня (бухгалтер по налогам службы структурного подразделения или филиала) формировал в локальной программе пакет деклараций по налогам, по которым отчитывалось то или иное подразделение, и передавал его бухгалтеру-налоговику подразделения или в Управление АК «АЛРОСА».
Раз в квартал, не ранее 10-го и не позднее 20-го числа апреля, июля, октября, января, все бухгалтеры подразделений привозили в Управление в г. Мирный заполненные налоговые декларации в бумажном виде. Налоговые специалисты Управления их проверяли. При необходимости бухгалтеры подразделений вносили в декларации исправления, после чего данные вводились в программный комплекс, установленный в налоговом отделе Управления. Максимальный срок на проверку декларации подразделения составлял 10 дней, что явно недостаточно для такого массива информации, учитывая, что некоторые декларации сопровождаются многостраничными расшифровками. Кроме того, у налогового отдела центральной бухгалтерии Управления практически не оставалось времени на проверку сводных деклараций по территориям, поскольку сформировать их удавалось практически к официальному сроку сдачи. Помимо прочего, имели место случаи выявления операций, не учтенных при подготовке налоговой декларации, но подлежащих отражению в отчетном периоде, поэтому приходилось подавать уточненные налоговые декларации. Например, 20-го числа сдается декларация по НДС, 21-го, 23-го, 25-го – уточненные расчеты. В итоге объем вводимых данных увеличивался в несколько раз.
Решение проблем
Чтобы держать под контролем расчет, периодичность и адресность налоговых платежей, получать сведения о налоговых выплатах в необходимой детализации, руководство «АЛРОСА» в 2004 году начало реорганизацию процесса формирования налоговой отчетности. При этом нужно было реализовать следующие задачи:
- ведение единой базы нормативно-справочной информации (НСИ);
- возможность перекрестной проверки службами и подразделениями данных из деклараций по различным налогам и периодам;
- своевременный прием и сдача деклараций, обмен информацией между службами, подразделениями, центральной бухгалтерией по каналам передачи данных.
Для минимизации ошибок и ускорения работы было решено автоматизировать процесс подготовки налоговой отчетности.
Специалисты инженерно-компьютерного центра автоматизации «АЛРОСА» занялись подбором подходящего программного обеспечения и заинтресовались найденным в интернете описанием продуктов «СКБ Контур». Предъявив требования по доработке и обсудив приемлемый уровень затрат, «АЛ-РОСА» заключила с IT-компанией договор на разработку и внедрение программного комплекса «Сводная налоговая отчетность «АЛРОСА».
Система состоит из двух модулей: «Управление» и «Подразделение». Обмен данными между подразделениями и Управлением происходит по электронной почте.
В решение заложены алгоритмы автоматической проверки связей между декларациями по различным налогам и периодам при заполнении деклараций в подразделениях и службах, при формировании сводных деклараций в Управлении. Например, при проверке декларации по налогу на имущество выполняется сравнение сумм из раздела 2 (налоговая база) с данными по среднегодовой стоимости имущества за предыдущий период. Или, к примеру, в декларации по НДС строки 310 и 320, участвующие в расчете налоговых вычетов, автоматически заполняются данными из декларации по НДС 0%. Если в ходе работы с декларациями или уточненными расчетами эти суммы меняются, то контрольное соотношение позволяет обнаружить несоответствие между двумя декларациями.
Консолидация налоговых деклараций происходит автоматически, причем ее можно осуществлять по различным критериям (подразделения, регионы, отчетные периоды, дополнительные аналитические признаки).
Кроме того, на уровне налогового отдела Управления автоматически формируются сводные аналитические отчеты по налогам (в зависимости от наличия или отсутствия обязанности платить), подразделениям (виды подлежащих уплате налогов), типам бюджетов (разбивка по уровням зачисления налогов), периодам.
Отчетность по-новому
В результате изменений процесс подготовки налоговой отчетности выглядит следующим образом. Исходные данные обрабатываются и включаются в налоговые декларации в специализированных бухгалтерских системах служб и подразделений. Затем они поступают в Управление, где подвергаются проверке и сводятся в консолидированную налоговую отчетность.
В подразделении. На основании первичных документов бухгалтерского и налогового учета, лицензий, разрешений, статистических данных бухгалтер – специалист по налогам заполняет декларации в модуле «Подразделение», при этом многие показатели рассчитываются автоматически. Например, во всех декларациях итог по разделу «Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет» всегда рассчитывается исходя из сумм, введенных на прочих листах. Показатели, рассчитанные автоматически, выделены цветом и защищены от ручного редактирования.
Если при заполнении деклараций необходимо добавить в НСИ новую запись, изменить реквизит старой записи, то бухгалтер формирует заявку на редактирование в Word или Excel и направляет ее по электронной почте администраторам программного комплекса в Управлении. Последние вносят изменения в соответствующий справочник и рассылают по электронной почте его обновленный вариант.
После заполнения декларации бухгалтер по налогам выбирает опцию автоматической проверки. Система вычисляет и проверяет контрольные соотношения, позволяя минимизировать количество ошибок. Реквизиты деклараций отслеживаются автоматически по справочнику территорий, ИНН/КПП структурных подразделений и объектов недвижимого имущества (это также один из справочников НСИ).
Например, при создании деклараций по налогу на имущество в подразделениях и службах, расположенных на территории Республики Саха (Якутия), автоматически ставится ИНН ЗАО «АЛРОСА», а КПП выбирается из перечня «ИНН/КПП структурного подразделения или ИНН/КПП объекта имущества». Для прочих подразделений возможен выбор региона из перечня «Регион», района – из перечня «Район», ИНН и КПП – из перечня «ИНН/КПП структурного подразделения или ИНН/КПП объекта имущества». Сформировав нужный файл, бухгалтер по налогам подразделения отправляет его по электронной почте в налоговый отдел Управления.
В Управлении. Специалист налогового отдела Управления принимает декларации, при этом автоматическая проверка может выявить ошибки. Тогда специалист Управления может либо принять файл с ошибками и исправить их в модуле «Управление», либо отказаться от приема файла и сообщить об этом в подразделение.
Присланные декларации контролируются также визуально – сотрудник налогового отдела обязательно проверяет период уплаты налога, адресность, просматривает и реквизиты декларации.
Следующий шаг – автоматическое формирование сводных налоговых деклараций в разрезе подразделений, территорий и пр. В каждой декларации присутствуют разделы с промежуточными итогами, которые не предусмотрены официальной формой декларации, но повышают качество контроля правильности заполнения деклараций. В итоговом сводном файле для налоговой инспекции эти разделы отсутствуют.
Например, в декларацию по НДС введен раздел 1.2 «Суммы налога, подлежащие уплате в бюджет, по данным налогового агента» На каждого налогового агента необходимо заполнять отдельный лист, в сводной отчетности используется дополнительный лист «Итого раздел 1.2». В нем автоматически подсчитывается сумма по всем разделам 1.2. Аналогичные итоговые разделы есть в декларациях по налогу на имущество, ЕНВД и других. Все итоговые суммы при необходимости автоматически раскладываются на составляющие по подразделениям и службам.
При проверке уточненных данных специалист налогового отдела сравнивает основную и уточненную декларации. При этом программа показывает измененные, удаленные или добавленные показатели.
Итоговые сводные декларации заверяются электронными подписями главного бухгалтера управления АК «АЛРОСА» и передаются в налоговые инспекции через интернет с помощью системы «Контур-Экстерн».
Аналитические отчеты в требуемом разрезе и с разной степенью детализации (см. выше) при необходимости без труда формируются специалистами налогового отдела Управления компании.
Особенности автоматизации
Программный комплекс «Сводная налоговая отчетность «АЛРОСА», как сказано выше, включает модули «Управление» на базе платформы «Контур-Актив» и «Подразделение», созданный на базе Microsoft Excel и Microsoft Access. Отметим, что при этом для подразделений сохранен интерфейс Excel, поскольку он привычнее и удобнее для бухгалтеров по налогам на местах. Последние заполняют в Excel декларацию, при сохранении файла все данные из Excel автоматически переносятся в Access, в котором информация хранится и обрабатывается. Тем самым бухгалтерам, привыкшим работать с Excel, было гораздо проще освоиться с новой системой.
Внедрение происходило в четыре этапа: написание технического задания, разработка пилотной версии системы, ее опытно-промышленная эксплуатация, доработка и внедрение рабочей версии системы. Первые два этапа были завершены в 2004 году, два последующих – в 2005 году. В настоящее время осуществляется сопровождение и поддержка в актуальном состоянии рабочей версии системы.
Во внедрении системы на разных этапах участвовало от трех до семи человек со стороны «СКБ Контур», от двух до пяти специалистов налогового отдела центральной бухгалтерии Управления, от двух до шести сотрудников инженерно-технического центра компьютеризации «АЛРОСА» (ИТЦК). Некоторые этапы автоматизации в компании осуществлялись совместно с «СКБ Контур», а некоторые самостоятельно, силами собственных служб.
В итоге автоматизировано 60 служб и подразделений. В тех подразделениях, где оборудовано больше одного рабочего места, обычно два-три, организована локальная сетевая работа. В налоговом отделе Управления автоматизировано восемь рабочих мест, в ИТЦК – два рабочих места для администраторов системы.
Обновление модулей IT-системы происходит по электронной почте до 10-го числа месяца, в котором представляется квартальная или годовая налоговая отчетность – в апреле, июле, октябре, марте. В обновлении содержатся настройки отчетных форм (бланки, контрольные соотношения), а также обновленные справочники. Бухгалтер подразделения сохраняет файл обновления в определенный каталог, выбирает команду «Обновление» и присланный файл. Бланки, контрольные соотношения, справочники обновляются автоматически. Так обеспечивается единство правил заполнения всех отчетных форм во всех подразделениях.
Итоги проекта
Можно выделить два ключевых преимущества, которые получила компания «АЛРОСА» в результате реализации проекта.
Во-первых, были решены проблемы подготовки отчетности, связанные со спецификой бизнеса компании, описанные в начале статьи. На сегодняшний день специалисты по налогам всех подразделений компании работают в единой информационной среде. Унификация справочной информации позволяет консолидировать и анализировать данные всех служб и подразделений. Механизм обновления информации и обмен данными между подразделениями просты, а количество недочетов в отчетности уменьшилось в разы.
Во-вторых, своевременная сдача полной и качественной налоговой отчетности положительно сказалась на имидже компании «АЛРОСА», причем в глазах не только налоговой службы (которая даже отметила компанию грамотой), но и контрагентов компании.
Достижение поставленных задач свидетельствует о том, что реорганизация и автоматизация процесса подготовки сводной налоговой отчетности были осуществлены грамотно и эффективно.
Мнение эксперта
Типичные проблемы подготовки налоговой отчетности
Ирина Юцковская, директор департамента бухгалтерского консалтинга компании «ФБК» (Москва)
Составление сводных налоговых деклараций разнопрофильной компании с широкой сетью филиалов, географически удаленных от головного офиса и находящихся в разных часовых поясах, безусловно, трудоемкий процесс. Он требует исполнения множества контрольных процедур и подвержен значительным рискам искажения налоговых обязательств компании. Как правило, структура бизнес-процесса подготовки консолидированной налоговой отчетности в компаниях с филиальной сетью такова:
- формирование налоговых регистров на основе первичных учетных документов в филиалах;
- составление налоговых деклараций в филиалах;
- представление налоговых деклараций в головной офис;
- контроль полученных деклараций филиалов, составление сводных налоговых деклараций в головном офисе, сдача деклараций в налоговые органы.
За формирование сводной налоговой отчетности отвечает конкретное подразделение, обычно налоговый отдел центральной бухгалтерии головного офиса, куда поступают все декларации от филиалов. Они готовятся в бухгалтерии или в отделе налогового учета филиала на основе данных налоговых регистров либо бухгалтерского учета, а затем направляются в головной офис для проверки и консолидации.
Как показывает практика, в настоящее время многие компании с филиальной структурой уделяют большое внимание автоматизации сбора налоговых деклараций с филиалов, контрольных процедур и подготовки сводной налоговой отчетности. Переход от составления и передачи в головной офис бумажных документов к отчетности в электронном виде значительно ускоряет процесс контроля правильности составления поступающих деклараций и формирования консолидированной налоговой отчетности. Исключается дополнительный ручной ввод данных в головном офисе, сокращаются риски дублирования информации, искажения показателей отчетности. Но при этом процесс формирования налоговых регистров и налоговой отчетности в филиалах не всегда автоматизирован.
Очень часто исполнители, ответственные за подготовку налоговых регистров, формируют их вручную, например в таблицах MS Excel, на основании полученных из подразделений филиала первичных учетных документов (причем последние могут поступать со значительным опозданием, из-за чего затем необходимо готовить уточненные декларации), а после, также вручную, составляют налоговые декларации. Уже на начальной стадии подготовки сводной отчетности повышаются риски ошибок при переносе информации, связанные с человеческим фактором. Рационально решить эту проблему следующим образом.
В любой компании, в том числе и у юридического лица со множеством филиалов, первичные документы возникают на месте проведения хозяйственной операции. Например, на складах на окраине города при приеме товара. В компании должна действовать единая учетная система, рабочие места пользователей должны располагаться не только в центральных подразделениях, но и на местах возникновения хозяйственных операций. Тогда сотрудник удаленного подразделения, например кладовщик, при приеме товара вносит в учетную систему информацию из первичного документа, который остается у него в бумажном виде. На практике чем крупнее компания, тем выше вероятность, что исполнители хозяйственных операций в подразделениях – в управлении капитального строительства, в отделе материально-технического снабжения, в управлении труда и заработной платы – будут самостоятельно заносить первичные данные в учетную систему. Первичная бумажная документация крайне редко передается в бухгалтерию – это неэффективно. Например, на склад ежедневно поступает несколько тысяч машин, на каждую машину приходится 50 коробок комплектующих, на каждую коробку должен быть свой документ. Переправлять эти документы через весь город в бухгалтерию долго и дорого. Поэтому документы чаще всего хранятся на местах.
Главное при такой схеме – предварительный, текущий и последующий контроль. Предварительный контроль – это наличие пошаговых инструкций для сотрудников подразделений, заносящих первичную информацию в учетную систему. Инструкция должна предусматривать внештатные ситуации и регулярно пересматриваться на предмет соответствия нынешнему положению вещей.
Текущий контроль осуществляет ревизионная служба или служба внутреннего аудита предприятия под руководством главного бухгалтера, который несет ответственность за правильность налоговой отчетности. Периодически – раз в неделю, квартал, месяц – на каждое место, где хранятся первичные документы и первичные данные фиксируются в учетной системе, должен приходить ревизор и выборочно проверять, правильно ли оформлены и отражены в системе документы.
Последующий контроль осуществляется внешними аудиторами, а также сотрудниками центрального налогового отдела, когда сформирована налоговая декларация. Налоговое управление проверяет, какие записи из учетной системы попали в ту или иную строчку налоговой декларации и как эти записи связаны с первичными документами. Зачастую качество контроля зависит от профессионализма сотрудников налогового отдела. Например, внимание налоговой инспекции обязательно привлечет ситуация, когда в расходы для целей исчисления налога на прибыль попадают маркетинговые, информационные, консультационные услуги. Дело в том, что расходы включаются в налоговую базу для расчета налога на прибыль, если они одновременно документально подтверждены, экономически обоснованны и направлены на извлечение дохода. Поэтому налоговое управление должно запросить у сотрудников филиалов, зачем и какие конкретно услуги были оказаны, есть ли отчет по результатам оказания услуг.
Если услуги связаны не с текущей операционной деятельностью, а, например, со строительством или будущими сделками, то расходы не следует признавать в отчетном периоде. Они должны быть включены в стоимость имущества или признаны расходами будущих периодов.
Таким образом, снижению рисков некорректного отражения налоговых обязательств компании в сводной налоговой отчетности способствует автоматизация процесса подготовки консолидированной налоговой отчетности в целом, начиная с формирования налоговых регистров, осуществления контроля достоверности отражения хозяйственных операций в налоговом учете, информационного обмена филиалов с головным офисом, и заканчивая подготовкой сводных налоговых деклараций.
Юрий Кирилин, начальник отдела разработки системы налогового учета IBS Borlas
В целом описанное решение успешно решает поставленные задачи – декларации подготавливаются и сдаются в срок по каналам передачи данных. В числе несомненных преимуществ решения в АК «АЛРОСА», на мой взгляд, – регулярные и своевременные обновления форм отчетности, автоматическое формирование сводных деклараций, автоматические же проверки введенных значений показателей, а также привычный для пользователей интерфейс Excel.
В то же время нельзя утверждать, что в компании создано целостное информационное пространство. Во-первых, значения базовых показателей деклараций приходится вводить вручную в различные экземпляры модуля «Подразделение», а значит, не была проведена интеграция этого модуля с бухгалтерскими и налоговыми учетными системами подразделений. Во-вторых, пересылка по электронной почте заполненных основных и уточненных деклараций из подразделений в головной офис также не обходится без ручного вмешательства бухгалтера. Получается, что за все звенья процесса – выгрузку данных из модуля «Подразделение», пересылку, получение, сохранение, загрузку информации в модуль «Управление», а также за контроль различных версий деклараций – отвечает человек, а не машина. Очевидно, что это увеличивает риск потери и искажения данных.
В описании проекта не приведены подробности расчетов по налогу на прибыль организаций. В аналогичных проектах существует целый ряд задач, автоматизация которых значительно облегчает жизнь сотрудников бухгалтерии, позволяет повысить скорость подготовки и надежность данных. К таким задачам, например, относятся формирование уточненной декларации при ликвидации подразделения, учет и зачет в счет будущих платежей переплат по авансам в региональные бюджеты.