Как надежно внедрить бюджетирование в ERP-системе?

Software

Автор:
Источник: ИНТАЛЕВ
Опубликовано: 10 ноября 2008

ПОСТАНОВКА ПРОБЛЕМЫ:

Чем более крупной становится компания, и чем большее количество разных бизнесов она ведет, тем меньше остается доступных инструментов управления, объединяющих все уровни управления. Одной из наиболее успешных и универсальных методик управления является система бюджетного управления, основанная на управлении компанией (подразделениями) через бюджеты, т.е. финансовые ресурсы, одинаково измеримые для всех бизнесов. При этом в современном мире ни одна управленческая технология не сможет функционировать эффективно, если она не будет поддержана реально работающим программным средством.

Сегодня для решения (в том числе) вышеописанной задачи многие компании и холдинги рассматривают возможность внедрения тотальной системы автоматизации управления класса « ERP» как единой платформы.

Цели внедрения автоматизированной системы бюджетирования по уровням управления:

  1. Получение консолидированной отчетности по всей Компании.
  2. Возможность реализации бюджетного управления на местах.
  3. Прозрачность финансовой информации на каждом уровне управления и консолидации данных.
  4. Автоматизация разработки регламентов бюджетирования и управленческого учета.

Но здесь же кроется и серьезная проблема. Как показала практика подобных внедрений в России, они длятся от 3 до 5 лет, и имеют неоднозначную оценку. У подобных проектов есть риски:

  1. Длительный срок внедрения;
  2. Значительный скачок (разрыв между используемыми разнородными программами сейчас и внедряемой единой платформой), который потребует технической и методической готовности системы управления и высокой квалификации пользователей;
  3. Отсутствие, как правило, проработанной методологии и технологии консолидированного управления финансами.

Одновременное действие этих рисков зачастую приводит к затягиванию сроков внедрения или даже «замораживанию» проектов. Сложно сразу и сменить автоматизированную систему, и внедрить новые единые методико-нормативные документы, и изменить привычки пользователей.
В то же время никто не отменял задачу текущего управления компанией в течение этого срока.

ПРЕДЛАГАЕМОЕ РЕШЕНИЕ:

«ИНТАЛЕВ» предлагает компаниям и холдингам, рассматривающим возможность внедрения ERP-системы, готовое решение по постановке и автоматизации бюджетирования в сжатые сроки и суммы. Предлагаемое решение позволит оптимизировать и автоматизировать процесс бюджетирования в соответствии с имеющимися у компании принципами и методологией бюджетного управления, а в будущем интегрировать блок бюджетирования с внедряемой ERP-системой. В состав решения входит пакет консалтинговых услуг по оптимизации системы бюджетного управления, ее настройке в «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы», обучение персонала и сам программный продукт «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» для всех подразделений компании.

Данное решение фирма «ИНТАЛЕВ» разработала на базе выполненных проектов по внедрению бюджетирования в крупнейших российских компаниях, например, ОАО «Федеральная Сетевая Единых Энергетических систем» (РАО ЕЭС).

ПРЕИМУЩЕСТВА ПРЕДЛОЖЕНИЯ ОТ «ИНТАЛЕВ»:

Чтобы не быть голословным, перечислим основные преимущества, которых достигает компания, внедряющая ERP-систему по предлагаемому сценарию:

  1. Проверенная методология
  2. Обучение и адаптация
  3. Экономия ресурсов
  4. Технология
  5. Референтные модели
  6. Эксплуатационные возможности

Остановимся на каждом из них поподробнее.

1. Проверенная методология

Внедрение любой информационной системы логично начинать с выработки требований к функционалу этой системы. В деле освоения большой западной ERP-системы проблема заключается в том, что многие предприятия (вынуждено) подходят к этапу разработки таких требований, не имея до этого оптимальную структуру финансовой ответственности, согласованные методологии планирования и учета, автоматизированную бухгалтерию, унифицированные планы счетов и аналитики по всей группе и т.д. и т.п.

В такой ситуации выработка требований к системе бюджетирования и управленческого учета становится задачей практически неподъемной. Гораздо логичнее начать построение методологии бюджетирования на ПО «ИНТАЛЕВ», которое:

  • Проще в настройке – количество необходимых настроек на порядки ниже, чем в наиболее распространенных ERP-системах;
  • Интуитивно понятно – производить настройку может любой специалист в области экономики и финансов без специальных знаний в информационных технологиях и программировании;
  • Более адаптивно к российской специфике – при настройке не требуется коренным образом менять сложившиеся на предприятии структуры управления и бизнес-процессы.

2. Обучение и адаптация

Обучение персонала компании основам бюджетирования лучше производить на более понятном и близком рядовому пользователю интерфейсе. Стоимость обучения даже одного специалиста по ERP-системе чрезвычайно высока, и при этом такие специалисты, как правило, знают только определенные блоки системы, не представляя себе механизмы ее функционирования в целом. Очень сложно освоить коллективный навык работы в подобной системе.

У «ИНТАЛЕВ» отработана деловая игра для сотрудников компании на настроенной для конкретного предприятия программной модели, дающая комплексное представление об информационных системах бюджетирования и навык работы в них.

3. Экономия ресурсов

Из практики внедрения ERP-систем известно, что достаточно продолжительным и дорогостоящим этапом является написание технического задания. Основной риск этого этапа заключается в том, что на бумаге и в конкретном программном средстве один и тот же, казалось бы, объект приобретает совершенно разные формы. При настройке всплывает множество моментов, неучтенных при разработке ТЗ, а иногда концепция автоматизации изменяется в корне. Таким образом, при настройке во многом дублируются работы по описанию целевой модели бюджетирования, а это – дополнительные затраты времени и, в конечном итоге, денег.

Но возможен и другой взгляд на вещи. Внедрение ПО «ИНТАЛЕВ» можно рассматривать как определенную «лабораторную роботу» или «плотный проект», ведь настроенная программная модель – это наиболее эффективный вариант технического задания для последующей более глубокой настройки. В этой модели описаны и взаимоувязаны все неотъемлемые объекты бюджетирования, протестирована их логичность и полнота, получена обратная связь от пользователей об удобстве ее в повседневной работе.

Стоимость же такого пилотного проекта ниже, чем разработка абстрактного технического задания под большую западную систему, а эффект на единицу вложенных средств – гораздо выше.

4. Технология

ERP-система теряет весь свой эффект, если ее «щупальца» не протянуты из штаб-квартиры (допустим, в Москве) по всем уровням управления и территориально распределенным подразделениям. В такой протяженности заключается суть и основное преимущество больших систем. Но достичь такого эффекта сразу и везде просто нереально, а, значит, еще долго после своей «первичной» установки ERP-система будет работать «вхолостую».

По сравнению с этим, ПО «ИНТАЛЕВ» начинает эффективно функционировать, даже если установлено только в материнской компании, а обмен данными с филиалами налажен через различные промежуточные форматы. Само по себе это дает неоценимый опыт, который обеспечит дальнейшие преимущества при внедрении ERP-системы.

5. Референтные модели

В сложных проектах автоматизации неоценимым ресурсом являются отработанные и «готовые к употреблению» отраслевые и национальные решения. Поставщики ERP-систем предлагают такие решения, но нужно признать, что они похожи, скорее, на некий «очень средний пример очень средней компании», заставляющий серьезным образом пересматривать свои структуры и процессы, на что готовы пойти далеко не все компании (и уж точно, что не сразу).

Одной же из базовых возможностей ПО «ИНТАЛЕВ» является создание и тиражирование конкретных решений, в форме настроенных моделей бюджетирования, включающих в себя:

  • Управленческий план счетов
  • Необходимые наборы аналитик (бюджетные статьи, проекты, номенклатура и т.п.)
  • Формы управленческих отчетов и показателей с алгоритмами их расчетов
  • Формы внесения данных
  • Правила формирования хозяйственных операций
  • Правила стыковки с бухгалтерией и прочими системами; и т.д.

Создание такой модели – дело нескольких дней (максимум, недель). При помощи моделей проще и дешевле изготовить и тиражировать набор типовых отраслевых решений, чем на больших западных ERP-системах.

6. Эксплуатационные возможности

В конце концов, ПО «ИНТАЛЕВ» в течение 2-3 лет будет реально функционирующим инструментом для ведения бюджетирования, учета и отчетности. Это само по себе плюс. Например, с 2007 года российские предприятия будут обязаны предоставлять свою финансовую отчетность в форматах МСФО. Но те же правила МСФО гласят, что компания должна предоставлять отчетность в нужной форме и за предыдущие годы тоже, т.е., желая работать по мировым правилам через год-два, российский бизнес должен уже сегодня иметь возможность ведения учета и отчетности по этим правилам. Пока будет внедряться ERP-система, «ИНТАЛЕВ» уже готов предоставить такую возможность.

ПРИНЦИПИАЛЬНАЯ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ РАБОТ:

Как могла бы выглядеть последовательность работ такого внедрения? Базовыми принципами при внедрении ПО «ИНТАЛЕВ» как этапа развертывания большой автоматизированной системы бюджетного управления являются постепенность и преемственность (т.е. результаты любого этапа есть ресурсы для последующих этапов). Общая схема работ выглядит следующим образом:

Первый этап. Разработка нормативных документов системы бюджетного управления; сохраняется текущее состояние уровня автоматизации компании.

Второй этап. Внедрение автоматизированной системы бюджетного управления на всех уровнях компании. Примерная оценка срока достижения данного состояния – через 6-9 месяцев после начала проекта.

Третий этап. Внедрение в штаб-квартире компании ERP-системы, замена программного обеспечения для бюджетирования в штаб-квартире, и разработка интеграции автоматизированной системы бюджетного управления с ней. Примерная оценка срока достижения данного состояния – через 12-18 месяцев после начала проекта.

Четвертый этап. Развертывание в региональных офисах ERP-системы, замена программного обеспечения для бюджетирования в них, и интеграция автоматизированной системы бюджетного управления с ней. Вопрос выбора автоматизированной системы бюджетного управления для подразделений решается дополнительно (либо реализуется пятый этап по переходу на ERP, либо текущая система бюджетирования остается и решает поставленные задачи. Развертывание ERP по всей вертикали зачастую бывает чрезмерно дорогостоящим вариантом при минимуме достигаемой пользы). Примерная оценка срока достижения данного состояния – через 30-48 месяцев после начала проекта.

Так выглядит проект с точки зрения уровней компании. С точки же зрения логических этапов работ структура проекта такова:

  1. Обучение персонала методике бюджетирования. Создание проектной команды.
  2. Постановка/оптимизация системы бюджетирования, разработка нормативных документов.
  3. Настройка автоматизированной системы бюджетирования согласно нормативных документов.
  4. Обучение персонала правилам работы с автоматизированной системой. Развертывание автоматизированной системы бюджетирования на всех уровнях управления.
  5. Опытная эксплуатация.
  6. Старт в продуктивную эксплуатацию. Оказание технической и методической поддержки.
  7. Согласование с консультантами-внедренцами ERP-системы формата технического создания на внедрение и способа интеграции автоматизированных систем.
  8. Разработка технического задания для внедрения бюджетирования в ERP-системе и разработка модуля интеграции.
  9. Перенос накопленных данных и постепенная замена на ERP-систему. Консультирование пользователей и внедренцев ERP-системы. Оказание технической и методической поддержки.

РЕЗУЛЬТАТЫ РАБОТ:

При этом все разработанные методические документы и настройки программы в будущем войдут в техническое задание консультантам на внедрение ERP-системы. Таким образом, компания получает два результата:

  • качественное решение текущих задач в области бюджетного управления;
  • качественная подготовка нормативных документов для внедрения ERP-системы.

Система бюджетирования «ИНТАЛЕВ» является прототипом бюджетирования в ERP-системе и одновременно работающим на нужды холдинга решением. Функциональность продукта «ИНТАЛЕВ» позволяет его уверенно использовать несколько лет в полноценном для компании режиме, и только после готовности настроек и персонала к ERP-системе осуществлять плавный переход на эту систему.

БЮДЖЕТ ПРОЕКТА:

Стоимость предложения «ИНТАЛЕВ» составляет порядка 10% от стоимости внедрения ERP-системы. Таким образом, указанные 10% составляют стоимость уверенного функционирования бюджетного управления в холдинге в течение нескольких лет, а также являются «страховкой» для качественного внедрения модуля управления финансами ERP-системы. При этом, за счет сокращения затрат на дорогостоящих консультантов по внедрению ERP благодаря проведению всей подготовки специалистами «ИНТАЛЕВ», общая стоимость проекта увеличивается не на 10%, а на 5 и менее процентов.

«ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» является одним из наиболее распространенных продуктов для автоматизации бюджетного управления в странах СНГ. Благодаря интеграции с системами «1С:Предприятие» его легко изучают пользователи, а отсутствие необходимости двойного ввода фактических данных предлагает компаниям-пользователям значительное сокращение трудозатрат и сроков на подготовку финансовой отчетности. В новой версии «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» разработаны специальные механизмы для оптимизации одновременной работы 100 и более пользователей, с миллионами документов в БД.

ВЫВОДЫ:

Предлагаемое «ИНТАЛЕВ» решение является реальной возможностью подойти к внедрению большой ERP-системы «во всеоружии»: с отработанной методологией, готовым персоналом и минимизированными рисками. Итак, приглашаем к сотрудничеству!

Автор: