Как сбалансировать желания и возможности, автоматизируя подготовку МСФО-отчетности

Software

Автор:
Источник: Финансовый директор
Опубликовано: 6 апреля 2009

Автоматизация позволяет существенно ускорить процесс подготовки отчетности по МСФО. Вместе с тем, внедрение IT-системы всегда требует немалых средств и серьезных трудозатрат, что далеко не каждая компания может себе позволить сегодня. Как показывает практика, возможны и менее затратные варианты автоматизации, вполне отвечающие потребностям бизнеса.

В российских компаниях нет единого подхода к автоматизации отчетности по МСФО. Многое зависит от специфики деятельности, бюджета на автоматизацию, сроков, качества и других факторов. В результате, в некоторых компаниях в процессе составления отчетности по МСФО используется сразу несколько программ: «1С: Предприятие», доработанная версия с учетом требований МСФО, MS Excel – для корректировки исходных данных, специализированная система – для трансформации отчетности. Тем не менее, можно выделить три принципиально отличающихся подхода к автоматизации работ по составлению отчетности по МСФО.

Трансформация в Excel

Конечно, использование MS Excel лишь условно можно назвать автоматизацией, поскольку объем ручной работы слишком велик, а ее результаты во многом зависят от внимательности и профессионализма конкретного специалиста. Тем не менее, функционал MS Excel позволяет проводить все необходимые трансформационные корректировки, консолидировать отчетность, готовить примечания.

Формирование отчетности в MS Excel, пожалуй, самый недорогой и сравнительно простой способ автоматизации, внедрение займет максимум три месяца. Увы, на этом достоинства MS Excel исчерпываются. К недостаткам можно отнести невозможность подготовки оперативных отчетов и справок для управленческих целей, сложность управления файлами данных (особенно, если в холдинге больше 10 организаций). Из-за значительного объема ручной работы не удается избежать технических ошибок. Опять же большую проблему составляет передача функции по формированию отчетности другому сотруднику. В случае изменения стандартов файлы с расчетами приходится править вручную. И, наконец, немаловажный недостаток подобной автоматизации – трудности при прохождении аудита (не все операции содержат необходимые раскрытия и комментарии, так называемый «аудиторский след»).

Кому больше подходит. Из-за высокой трудоемкости этот вариант годится лишь небольшим, не более 10 юридических лиц, группам компаний для подготовки отчетности по МСФО не чаще двух раз в год.

Личный опыт

Юрий Самохин, финансовый директор корпорации «Строймонтаж» (Санкт-Петербург):

– На мой взгляд, основное преимущество трансформации данных в MS Excel – это прозрачность модели. Видно как сделаны расчеты, их можно повторить на следующем периоде, корректировки легко поддаются проверке. Есть и сложности. Одна из них состоит в необходимости обеспечить сохранность информации. Этот вопрос решается путем разграничения прав доступа, создания резервных копий и проведения финальных проверок.

Но MS Excel удобен, когда речь идет о подготовке отчетности раз в год по итогам отчетного периода. Если же необходима промежуточная отчетность (она, как правило, требуется по итогам каждого квартала), то имеет смысл задуматься о более высоком уровне автоматизации.

Марина Селезнева, главный бухгалтер УК «Промышленно-металлургический холдинг» (Москва):

– Отчетность по МСФО мы выпускаем ежеквартально для управленческих целей, аудит проходим ежегодно. Процедуры трансформации и консолидация отчетности у нас проводятся в MS Excel. Плюсы такого подхода – простота и способность быстро адаптировать систему к изменениям, минусы – высокие трудозатраты на подготовку отчетности.

В нашу группу входят несколько российских и иностранных предприятий, использующих как 1С, так и собственные программные продукты. Трансформация отчетности дочерних предприятий занимает одну неделю после закрытия счетов российского учета, на подготовку консолидированного баланса и отчета о прибылях и убытках уходит неделя и еще одна неделя – на формирование отчета о движении денежных средств. Итого, три недели, чтобы составить полный пакет консолидированной отчетности с необходимыми раскрытиями.

Трансформация в специализированной программе

Прежде, чем переходить к автоматизации подготовки отчетности с использованием специализированных программных продуктов, стоит сразу отметить, что подавляющие большинство из них можно использовать как для трансформации, так и для параллельного учета (то есть системы можно отнести как к трансформационным, так и к транзакционным). Среди них: «1С:Управление производственным предприятием», «1С-Рарус: Управление корпоративными финансами», «Инталев: Корпоративные финансы», «Парус», ERP-системы компаний SAP, Oracle, Microsoft и пр.

Принцип работы практически всех трансформационных систем практически не отличаются. В программу загружаются данные РСБУ (автоматически или через таблицы MS Excel), проводится их корректировка, затем формируются все формы отчетности и большинство раскрытий, содержащих расчеты. Программы могут различаться возможностями настройки автоматических корректировок, формирования основных и вспомогательных отчетов, организации различных сверок и проверок, а также – паралельного учета отдельных участков или учета в целом.

Трансформационные системы существенно упрощают процедуры контроля качества отчетности за счет большого количества встроенных сверок и «чекеров», риск возникновения технических ошибок в процессе переноса данных крайне низок. Отчеты можно формировать в различных разрезах и достаточно быстро. В отличие от MS Excel, настройки специализированных систем обновляются автоматически, по мере внесения изменения в стандарты отчетности. Внедрение трансформационной системы может занять от 3 до 18 месяцев.

Основной недостаток этого варианта автоматизации – его сравнительно высокая стоимость. Внедрение обойдется в несколько раз дороже по сравнению с MS Excel.

Кому больше подходит. Трансформационные системы пригодятся группам компаний, в состав которых входит больше 10 юридических лиц, готовящим ежеквартальную или даже ежемесячную отчетность.

Параллельный учет

Транзакционные системы позволяют параллельно вести учет по РСБУ и другим стандартам, как на отдельном участке, так и в целом.

Достоинства данного варианта автоматизации подготовки отчетности в основном те же, что и у предыдущего способа (трансформации). К его преимуществами можно отнести возможность отследить операции до первичного документа и вести мультивалютный учет. Среди недостатков – максимальная стоимость внедрения, высокие требования к квалификации специалистов по бухгалтерскому учету, длительный срок внедрения (от года и более).

Кому больше подходит. Это наиболее дорогостоящий способ. К нему разумно прибегнуть в случае, если значительное количество операций компании отражается по-разному в национальном и в международном учете.

Личный опыт

Татьяна Смирнова, ведущий специалист по международному учету и отчетности «Петротэк-Нефть» (Москва):

– В нашей компании параллельный учет ведется в «1С:Предприятие 7.7». В программе хорошая аналитическая база, поэтому довольно просто строить разнообразные отчеты, оперативно получать информацию в нужном разрезе, а в случае необходимости подтверждать отчеты первичной документацией. Разработка и внедрение программы для учета в западных стандартах заняли около семи месяцев. Некоторые корректировки вносились и позднее, по мере необходимости.

Что еще влияет на выбор

Понятно, что программный продукт для подготовки МСФО-отчетности в первую очередь должен отвечать объему и специфике бизнеса, быть обоснованным с точки зрения стоимости проекта. Незачем внедрять дорогостоящую многофункциональную систему в компании, деятельность которой представлена сотней однотипных операций в месяц. Ей вполне подойдет трансформационная программа попроще (например, BasWare IFRS Consolidation). Пусть такая система и не позволит автоматизировать расчет всех корректировок, зато существенно снизятся сроки подготовки отчетности за счет упорядочения процесса консолидации, сверки внутригрупповых расчетов и переноса корректировок из периода в период.

Подготовка международной отчетности с помощью специализированных систем несомненно имеет преимущества по сравнению с использованием MS Excel. В то же время компании, составляющей отчетность по МСФО впервые, опасно сразу же внедрять специальное программное обеспечение. Для начала лучше отработать методики формирования отчетности в MS Excel, а лишь потом их переносить в сложную систему, если возникнет такая необходимость.

Реальный пример автоматизации

На практике описанные способы автоматизации подготовки международной отчетности не обязательно применяются в «чистом» виде, возможны и смешанные варианты. В качестве примера опыт крупного российском транспортном холдинга.

Исходная ситуация такова. В группу компаний входит 20 региональных организаций. Оперативный учет автоматизирован на основе трех программных продуктов: «1С: Бухгалтерия 8.1» и самописных систем «Услуги» (учет доходов по основной деятельности) и «Активы» (учет основных средств по РСБУ).

В программе «Услуги» формируются заказы, выписываются счета, счета-фактуры и контролируется задолженность покупателей по основной деятельности. В «1С:Бухгалтерия» данные о дебиторской и кредиторской задолженности покупателей переносятся автоматически общими оборотами по субсчетам, без разбивки по контрагентам, данные о выручке – в аналитике верхнего уровня, без детализации по видам услуг. Учет основных средств ведется в отдельном программном блоке «Активы», информация переносится в «1С:Бухгалтерия» также сводными оборотами.

В апреле 2008 года в компании начали готовить МСФО-отчетность своими силами. Бухгалтерии региональных филиалов холдинга собирали данные для трансформации и консолидации из учетных систем в таблицы-расшифровки MS Excel и пересылали их в отдел МСФО головной компании. В первый раз на сбор данных ушло в среднем около трех недель.

Отдел МСФО сводил полученную информацию в MS Excel. Расчет трансформационных корректировок осуществлялся для каждой компании в отдельности. Регистр основных средств по МСФО тоже велся в MS Excel. За формирование сводной оборотной ведомости и всех форм отчетности по МСФО отвечал аудитор компании. В целом на подготовку консолидированной отчетности затратили около 2,5 месяцев.

В конце 2008 года возникла необходимость в представлении отчетности ежеквартально (начиная с отчетности 2009 года). Было ясно, что при текущей организации работ данную задачу не выполнить – нужно сокращать период подготовки отчетности максимум до месяца. В связи с этим топ-менеджмент компании решил автоматизировать процедуры трансформации и консолидации отчетности, внедрив специализированную программу, в которую данные поступали бы напрямую из 1C.

Выбранная схема автоматизации, должна была максимально сократить сроки составления отчетности. Однако применить ее уже при составлении отчетности за 12 месяцев 2008 года было практически невозможно. В 2008 году учет в 1С вели c использованием аналитик, предусмотренных исключительно для учета по российским стандартам. Чтобы наладить автоматический режим трансформации, сотрудникам бухгалтерии понадобилось бы добавить недостающие аналитические признаки по всем счетам, откорректировать проводки, начиная с января 2008 года.

В итоге была выбрана поэтапная схема автоматизации. Сначала отладить новую IT­-систему, используя ранее созданные в MS Excel таблицы-расшифровки (1C – MS Excel – Программа трансформации отчетности). А затем настроить автоматический перенос информации из 1С (данные учета по РСБУ) в новую программу для последующей трансформации и консолидации.

Таким образом, отчетность за 2008 год готовили в полуавтоматическом режиме, а в первом квартале 2009 года планируется практически полностью отказаться от MS Excel.

Автор: