Опыт автоматизации проектного управления при внедрении программы «1С:Предприятие»

Software

Автор:
Опубликовано: 1 марта 2006

Опыт автоматизации предприятий показывает, что внедрение информационной системы, на основе программы «1С:Предприятие», не всегда эффективно при почасовой организации работ.

Выполнение последовательных задач по обследованию предприятия заказчика, проектированию и внедрению информационной системы, очень часто складывается в продолжительный, многоэтапный, требующий привлечения значительных ресурсов проект. И тогда этот процесс, нуждается в регулярном управлении, представляющем сочетание функций планирования, организации, контроля и координации.

Это приводит к тому, что функции управления проектом делегируются одному человеку – руководителю проекта. Эффективное руководство проектом предполагает высокий уровень квалификации менеджера, а как следствие – его высокую стоимость. Этим объясняется тот факт, что один менеджер, как правило, руководит двумя и более проектами.

При такой организации проектного управления, менеджеры испытывают значительную информационную нагрузку и давление объема управленческой работы. Особенно остро эта проблема проявляется в периоды сезонного подъема спроса. Это обстоятельство может привести к потере управленческого контроля над проектом, и, следовательно, к финансовым потерям связанным с невыполнением обязательств по договору.

Результатом автоматизации проектного управления, начатой в компании «1С-Рарус» около двух лет назад, стал ощутимый организационно-экономический эффект, выраженный в улучшении некоторых показателей:

  • Выросла производительность труда менеджеров проектов;
  • Существенно снизилось количество жалоб и претензий со стороны заказчиков;
  • Повысилась рентабельность проектов, что объясняется, главным образом, со своевременным выполнением проектных работ;
  • Произошло значительное сокращение времени на получение руководством компании актуальной управленческой информации по проектам, кроме того, качество ее представления стало значительно лучше.

Изначально, автоматизация проектного управления в компании осуществлялась посредством пакета «MS Project», но в дальнейшем от него пришлось отказаться в силу следующих обстоятельств:

  • Сложность работы с англоязычным интерфейсом;
  • Отсутствие возможности интеграции пакета с бухгалтерским/управленческим учетом компании;

Позднее, для целей проектного управления, была разработана специальная программа предназначенная для выполнения управленческих функций: планирования, организации, координации и контроля проектных работ и ресурсов. Эффективное применение этой программы в компании «1С-Рарус», стало основной причиной для создания типового тиражируемого решения – «1С-Рарус:Управление проектами».

Это решение адресовано широкому кругу предприятий, деятельность которых связана с проектной организацией труда.

Решение разработано, во многом, средствами и методами программы «1С: Предприятие» и представляет собой дополнение к компоненте «Бухгалтерский учет» программы «1С:Предприятие» версии 7.7. Это обстоятельство объясняет относительно невысокую стоимость решения, при значительных функциональных возможностях.

Ниже кратко будут рассмотрены основные возможности и достоинства решения «1С-Рарус:Управление проектами».

Средства описания структуры работ.

Основа программы «1С-Рарус:Управление проектами» – справочник «Проекты-этапы-задачи», содержащий весь комплекс проектных работ организации. Справочник может содержать неограниченное количество проектов, сгруппированных по произвольному признаку. Каждый из проектов, имеет многоуровневое строение: этапы, подэтапы, задачи – словом, совокупность логически связанных между собой структурных элементов проекта.

Рисунок 1. Справочник «Проекты-этапы-задачи».

Увеличить

Справочник «Проекты-Этапы-Задачи», при всей своей сложной структуре, сохранил все преимущества работы со справочниками, характерные для программы «1С:Предприятие».

Карточка элемента справочника содержит подробные характеристики каждой структурной единицы проекта: временные параметры планирования, информация о ресурсах, финансах, документах, логических связях и т.д.

Рисунок 2. Карточка проекта.

Увеличить

Фиксирование плановых параметров расписания проекта и сравнение их с фактическими показателями (состояния задач, выполнения объемов работ и использования ресурсов), позволяет проводить анализировать план-фактные отклонения, и прогнозировать ход предстоящих работ.

Ведение списка ресурсов

Единый справочник проектов позволяет эффективно управлять и перераспределять ресурсы между несколькими проектами. Можно получать управленческие отчеты, в виде таблиц, графиков и диаграмм, о загрузке и использовании ресурсов в разрезе группы проектов.

В справочнике «Ресурсы» ведется список всех возможных ресурсов для использования на проектах организации. Здесь можно вести списки человеческих ресурсов, материальных или нематериальных активов проекта и т.д.

При назначении ресурса работам проекта, можно применять отношение «многие ко многим», когда для одной работы (проекта) могут использоваться несколько ресурсов, а один ресурс может назначаться для нескольких работ (проектов).

Рисунок 3. Справочник «Ресурсы»

Увеличить

Для каждого ресурса есть возможность установить стоимость и индивидуальный календарь работы. Стоимость используется для финансовых расчетов, а календарь – для планирования загрузки ресурса.

Рисунок 4. Назначение ресурсов для задачи проекта.

Увеличить

В программе реализована функция «Ресурсное планирование», предназначенная для календарного планирования проекта с учетом доступности требуемых ресурсов, при этом расчет может выполняться как для ограниченного времени, так и для ограниченных ресурсов. Результат выполнения функции выводится в соответствующем отчете.

Учет доходов и затрат

Доходы и затраты можно учитывать для любого уровня иерархической структуры проекта. Для разных видов проектов, может использоваться различные группы статей доходов и расходов. При этом, доходы и расходы можно отражать в любой валюте.

Рисунок 5. Планирование доходов и расходов для этапа работ.

Увеличить

Информацию о плановых и фактических значениях доходов и расходов можно получить одновременно для нескольких проектов или групп проектов.

Планирование денежных потоков

Поступления или расходы денежных средств, также задаются для любого уровня иерархической структуры проекта. Управление денежными средствами осуществляется:

  • календарным планированием поступлений и расходов денежных средств;
  • учетом фактических движений денежных средств;
  • контролем исполнения плана движения денежных средств.

Рисунок 6. Планирование поступлений и оттоков денежных средств по этапу работ.

Увеличить

Даты движения денежных средств можно привязать к датам начала или окончания работ проекта. Относительная форма указания дат, существенно облегчает задачу финансового планирования, при смещении времени выполнения проекта.

Планирование документооборота и ключевых событий

Этот инструмент календарного планирования, дает возможность контроля над оборотом документов и ключевыми событиями связанными с проектом.

Для каждого структурного элемента проекта можно задать либо относительные, либо абсолютные плановые даты работы с документом (составление, согласование, подписание и пр.). В справочнике «Виды документов» вносится произвольное количество разных форм и видов документов (бухгалтерских, коммерческих, управленческих и пр.).

Аналогичным образом планируются ключевые даты, связанные с проектом. Здесь можно указать даты проведения совещаний по проекту, запланировать встречи с заказчиком или вышестоящим руководителем.

Если программа интегрирована с бухгалтерским учетом, при отражении факта можно использовать ссылки на электронные документы компоненты Бухгалтерский учет.

Графические средства представления информации

Программа предоставляет удобные графические средства изображения структуры проекта и инструменты построения различных отчетов по проекту или по группе проектов.

Рисунок 7. Диаграмма Гантта

Увеличить

С помощью справочника цветов, можно установить удобную для пользователя цветовую интерпретацию элементов проекта (этап, подэтап, задача).

Рисунок 8. Сетевая диаграмма

Увеличить

Значительные возможности для получения, анализа и интерпретации данных по проекту, дает использование инструмента – «Аналитическая таблица». Принцип ее применения сводится к тому, что в специальном справочнике «Финансовые показатели», создается набор различных вычисляемых плановых и фактических показателей. Это могут быть, к примеру: показатели прибыли, рентабельности, затрат, доходов и пр. Аналитическая таблица позволяет рассчитать эти показатели для разных периодов и представить результат в табличном или графическом виде.

Рисунок 9. Аналитическая таблица

Увеличить

Рисунок 10. Гистограмма

Увеличить

Аналитические таблицы можно хранить в форматах mxl, xls, html. Это дает дополнительные возможности для анализа финансовых показателей средствами других программ и обмена данными с другими пользователями.

Используя аналитическую таблицу и справочник финансовых показателей, можно создавать неограниченное количество шаблонов для произвольных управленческих отчетов.

Другие возможности программы

  • Программа позволяет настраивать раздельные права доступа пользователей к информации по разным проектам.
  • Решение «1С-Рарус:Управление проектами» интегрируется с любыми конфигурациями, которые используют компоненту «Бухгалтерский учет». Использование программы совместно с компонентой «Бухгалтерский учет» создает единое информационное поле, в котором плановые показатели проекта, сравниваются с актуальными фактическими данными бухгалтерского учета.
  • Программа совместима с другими решениями компании «1С-Рарус»: «1С-Рарус:GAAP», «1С-Рарус:Корпоративный учет», «1С-Рарус:Бюджетное планирование». При совместном использовании функции решений дополняют друг друга.

Автор: