Обособленные подразделения, в которых объем операций и численность сотрудников незначительны, выделять на отдельный баланс нецелесообразно. Как правило, бухгалтерский учет в таких филиалах ограничивается лишь обработкой и систематизацией первичных документов. Синтетический же учет всех операций по наличию и движению имущества и обязательств ведется бухгалтерией головного подразделения.
Организация документооборота
При разработке системы документооборота необходимо прежде всего определить порядок документального оформления операций по перемещению товарно-материальных ценностей (ТМЦ) из головного подразделения в обособленное, и наоборот. Такое движение ТМЦ целесообразно оформлять первичными документами, подтверждающими внутреннее перемещение. Так, при передаче основных средств составляется накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма № ОС-21), материалов — требование-накладная (форма № М-112). В торговых организациях для внутреннего перемещения товаров используется форма № ТОРГ-133 «Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары».
Для отражения внутреннего перемещения готовой продукции унифицированной формы не предусмотрено. Соответственно организация может предусмотреть специальную форму первичного учетного документа в учетной политике либо оговорить возможность применения формы № М-11.
Конечно, особое внимание необходимо уделить своевременности оформления первичных документов. Следует определить общий порядок оформления сделок по поступлению материальных ценностей в филиал. В частности, возможны два варианта.
Первый вариант: ТМЦ приобретаются головным офисом и затем передаются в филиал (внутреннее перемещение). Все договоры купли-продажи заключаются головным подразделением. Данный вариант наиболее прост с точки зрения организации бухгалтерского учета и документооборота.
Второй вариант: оформление сделки и составление первичных документов производятся непосредственно филиалом (в пределах полномочий, которыми наделен его руководитель). Отметим, что в этом случае возникает необходимость создания в филиале собственной бухгалтерской службы (или бухгалтера), ответственной за ведение подобных операций. Тогда филиал может самостоятельно вести первичный и аналитический учет таких операций. Однако формирование показателей отчетности, а также исчисление и уплата всех налогов будут вестись головным офисом. Поэтому необходимо обеспечить своевременное поступление учетных регистров и подтверждающих первичных документов из филиала в головную бухгалтерию.
По нашему мнению, весьма важно определить порядок учета ТМЦ материально ответственными лицами и обеспечить контроль головного подразделения за их наличием и движением. Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов4 (далее — Методические указания) предусмотрены следующие варианты организации такого учета (п. 263, 274—276):
- заполнение карточек учета материалов (форма № М-175);
- ведение книг складского учета материалов;
- составление месячных материальных отчетов;
- автоматизированным способом.
Правда, если подразделение территориально удалено, организация в головном офисе учета ТМЦ автоматизированным способом может вызвать трудности. В большинстве случаев при применении автоматизированного способа на практике материально ответственные лица лишь визируют данные оборотных ведомостей, составленных головной бухгалтерией. Поскольку движение документов между филиалом и головным подразделением требует длительного времени, отсутствие фактического складского учета ТМЦ может привести к несвоевременному отражению операций (неточностям при отражении подобных операций) в учете головного офиса. В данном случае полезно обязать материально ответственных лиц обособленных подразделений вести складской учет ТМЦ в карточках, книгах складского учета или составлять материальные отчеты.
На наш взгляд, наиболее оптимально организовать учет ТМЦ путем составления месячных материальных отчетов. Во-первых, при данном способе легче организовать контроль складского учета со стороны бухгалтерии и соблюдение требований Методических указаний. Ведь материальный отчет выписывается в двух экземплярах, один из которых остается на складе филиала у материально ответственного лица, а другой поступает в бухгалтерию головного подразделения. Соответственно бухгалтеру головного офиса нет необходимости часто выезжать на склад филиала, чтобы проверить карточки или книги складского учета в целях соблюдения требований п. 267 Методических указаний.
Кроме того, можно разработать форму материального отчета, в которой предусмотреть указание конкретного направления расходования ТМЦ, что облегчит отражение бухгалтерией головного офиса соответствующих операций на счетах бухгалтерского учета. Также необходимо определить порядок и графики инвентаризации материальных ценностей, находящихся на складах филиала.
Порядок документооборота между головным подразделением и филиалом в отношении готовой продукции и товаров должен быть аналогичным. В частности, в бухгалтерию головного офиса могут представляться экземпляры ведомостей или производственных отчетов по движению готовой продукции либо товарных отчетов. На практике возможны два варианта.
Первый вариант: вся готовая продукция передается головному подразделению, которое и реализует ее покупателям. Этот вариант наиболее прост.
Второй вариант: часть продукции реализуется потребителям непосредственно филиалом (на основании договоров, подписанных руководителем филиала). Данный вариант требует усиленного контроля за своевременным поступлением документов в бухгалтерию головного офиса.
Отметим, что при значительном объеме операций по движению ТМЦ и готовой продукции у филиала желательно выделить последний на отдельный баланс и организовать обособленный учет всех операций.
Построение рабочего плана счетов
Чтобы обеспечить контроль деятельности филиала, определить ее эффективность, а также обеспечить правильность исчисления налогов, необходимо вести раздельный аналитический учет хозяйственных операций филиала. Все операции подразделения учитываются на отдельных субсчетах рабочего плана счетов, утверждаемого приложением к учетной политике организации.
Решение, учитывать ли на отдельных субсчетах материальные ценности, находящиеся в филиале, зависит от количества и номенклатуры основных средств, товаров и материалов, а также от характера проводимых подразделением операций. Однако в соответствии с требованиями ст. 384 НК РФ (в целях обеспечения правильного формирования базы по налогу на имущество) считаем нужным организовать на отдельном субсчете учет объектов недвижимости. Напомним, что налог на имущество уплачивается по местонахождению недвижимого имущества независимо от того, выделен ли филиал на отдельный баланс.
Также необходимо организовать отдельный аналитический учет (на отдельных субсчетах) затрат подразделения. В учетной политике следует предусмотреть порядок распределения затрат между головным подразделением и филиалом. В частности, распределению подлежат суммы затрат, аккумулируемые на счете 23 «Вспомогательные производства» (при оказании участками вспомогательных производств услуг в пользу филиала), а также на счете 26 «Общехозяйственные расходы».
Затраты вспомогательных производств целесообразно распределять в обычном порядке (пропорционально человеко-часам или мото-часам работы, километрам пробега автотранспорта, количеству израсходованной энергии и пр.). Аналогично распределяются и услуги филиала, оказываемые отдельным цехам и участкам головного подразделения (при наличии). Для распределения общехозяйственных расходов учетной политикой могут быть предусмотрены различные основания: например, пропорционально выручке от реализации или заработной плате основных рабочих.
Выделение на отдельные субсчета расчетов с поставщиками, покупателями или прочими дебиторами целесообразно, если филиал имеет отдельный расчетный счет, с которого ведутся расчеты. Кроме того, выделение имеет смысл, когда филиал уполномочен на совершение сделок (заключение договоров) от имени организации.
К счетам 68 «Расчеты по налогам и сборам» и 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» открываются отдельные субсчета второго порядка по видам налогов, которые перечисляются по местонахождению обособленного подразделения: налогу на прибыль, НДФЛ, налогу на имущество (в части недвижимого имущества), транспортному налогу (в отношении транспортных средств, зарегистрированных в ГИБДД по местонахождению филиала). Если же отдельного расчетного счета у филиала нет (налоги уплачиваются с расчетного счета головной организации), то вводить отдельные субсчета не имеет смысла.
Чтобы выявить эффективность деятельности филиала, целесообразно вести обособленный учет выручки от реализации, полученной подразделением, прочих доходов и расходов, а также прибыли на отдельных субсчетах к счетам 90 «Выручка», 91«Прочие доходы и расходы», 99 «Прибыли и убытки».
Ведение кассовых операций и расчеты с работниками
Сложностей в оформлении трудовых отношений с работниками филиала, не выделенного на отдельный баланс, нет. Руководитель филиала в пределах предоставленных ему полномочий имеет право подписывать трудовые договоры с работниками.
Вместе с тем согласно ТК РФ работодателем признается организация в целом. Соответственно заработную плату работникам подразделения, не выделенного на отдельный баланс, начисляет бухгалтерия головного офиса. В силу п. 8 ст. 243 НК РФ ЕСН по таким обособленным подразделениям исчисляется и уплачивается по местонахождению головной организации. По местонахождению филиала необходимо уплачивать лишь налог на доходы физических лиц (п. 7 ст. 226 НК РФ). Правда, придется вести отдельный аналитический учет выплат с целью формирования достоверной базы по НДФЛ.
Однако проблема может возникнуть при расчетах с работниками и ведении кассовых операций. Пунктом 3 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации6 предусмотрено ведение предприятиями лишь одной кассовой книги. Для филиалов же, удаленных от головного подразделения, выполнение указанного требования затруднено. При небольшой численности сотрудников разумным будет организовать выдачу заработной платы с использованием банковских карт.
Более затруднительно выдавать работникам денежные средства под отчет на какие-либо расходы. Деньги должны выдаваться работнику филиала в бухгалтерии головного подразделения (по доверенности). Можно устроить в подразделении собственную кассу, но тогда возникает проблема учета кассовых операций.
1 Форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.
2 Форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71 а.
3 Форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
4 Утверждены приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.
5 Форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71 а.
6 Утвержден Решением совета директоров Банка России 22 сентября 1993 г. № 40 (письмо Банка России от 4 октября 1993 г. № 18).