Организации и индивидуальные предприниматели могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (ККТ), если оказывают услуги населению. Но при этом они должны выдавать соответствующие бланки строгой отчетности (БСО).
Согласно Федеральному закону от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (Закон № 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника (ККТ) должна применяться на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.
Некоторым организациям и индивидуальным предпринимателям в силу специфики их деятельности либо особенностей местонахождения Закон № 54-ФЗ разрешает производить наличные денежные расчеты без применения контрольно-кассовой техники. Эта норма распространяется на следующие виды деятельности:
- продажа газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов, и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведется раздельно;
- продажа ценных бумаг;
- продажа лотерейных билетов;
- продажа проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте;
- обеспечение питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий;
- торговля на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;
- разносная мелкорозничная торговля продовольственными и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи) с ручных тележек, корзин, лотков (в том числе защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэтиленовой пленкой, парусиной, брезентом);
- продажа в пассажирских вагонах поездов чайной продукции
в ассортименте, утвержденном федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта; - продажа в сельской местности (за исключением районных центров и поселков городского типа) лекарственных препаратов в аптечных пунктах, расположенных в фельдшерско-акушерских пунктах;
- торговля в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив;
- торговля из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культурами;
- прием от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома;
- реализация предметов религиозного культа и религиозной литературы, оказание услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний в культовых зданиях и сооружениях и на относящихся к ним территориях, в иных местах, предоставленных религиозным организациям для этих целей, в учреждениях и на предприятиях религиозных организаций, зарегистрированных в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
- продажа по номинальной стоимости государственных знаков почтовой оплаты (почтовых марок и иных знаков, наносимых на почтовые отправления), подтверждающих оплату услуг почтовой связи.
Проводить наличные расчеты без применения ККТ могут организации и индивидуальные предприниматели, находящиеся в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, утвержденном органом государственной власти субъекта РФ.
Во всех остальных случаях организации и индивидуальные предприниматели должны применять контрольно-кассовую технику. Если лицо, обязанное применять ККТ при расчетах с населением, ее не использует, то оно может быть оштрафовано.
Размеры штрафов установлены статьей 14.5 КоАП РФ и составляют:
- штраф, налагаемый на юридическое лицо, — от 30 000 до 40 000 руб.;
- административный штраф (на должностное лицо или на индивидуального предпринимателя) — от 3 000 до 4 000 руб.;
- административный штраф на граждан (кассиров, продавцов, не пробивших чек) — от 1 500 до 2 000 руб.
При этом если продавец не пробил покупателю чек, налоговый орган может привлечь к ответственности за неприменение ККТ организацию (постановления Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 3 августа 2004 г. № 6346/04 и № 6902/04).
На момент выхода книги Госдума рассматривает законопроект об отмене ККТ для организаций и индивидуальных предпринимателей, которые являются плательщиками единого налога на вмененный доход (ЕНВД).
Однако пока законопроект не стал законом (а может быть, он и не станет законом), плательщики ЕНВД обязаны применять ККТ при наличных расчетах.
Не нужно применять ККТ, если в кассу организации денежные средства возвращает подотчетное лицо (работник организации), поскольку эта операция не является продажей товаров, выполнением работ или оказанием услуг. Но если в кассу организации физическое лицо вносит личные денежные средства, оплачивая товары (работы, услуги), должен быть оформлен контрольно-кассовый чек.
Не требуется выбивать чек при получении в кассу денег от физического лица-заемщика при возврате займа и процентов за его использование. В этом случае использование ККТ не требуется, поскольку уплата процентов по займу не соответствует критериям торговых операций, продажи работ или услуг (Письма Управления ФНС России по г. Москве от 19 марта 2007 г. № 22-12/24267, от 19 июля 2006 г. № 22-12/63876).
Контрольно-кассовая техника должна быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета организации или индивидуального предпринимателя.
Контрольно-кассовая машина (ККМ) должна быть исправна, опломбирована в установленном порядке, иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме. Использовать можно только модели ККТ, включенные в Государственный реестр.
Для того чтобы зарегистрировать ККМ, нужно сначала заключить договор с центром технического обслуживания (ЦТО) на ее техническое обслуживание и ремонт. Для регистрации ККМ в налоговый орган необходимо представить:
- заявление, составленное по специальной форме (бланк заявления можно взять в налоговой инспекции);
- свидетельство о регистрации в ЕГРЮЛ (ЕГРИП) — оригинал и ксерокопия;
- свидетельство о постановке на налоговый учет (о присвоении ИНН) — оригинал и ксерокопия;
- доверенность на право регистрации ККТ в налоговом органе, оформленная согласно статье 185 ГК РФ (если регистрацию осуществляет не руководитель предприятия (не индивидуальный предприниматель лично));
- документ, удостоверяющий личность;
- технический паспорт ККМ (формуляр);
- паспорт версии ККМ — оригинал и ксерокопия;
- договор на техническое обслуживание ККМ с ЦТО (ЦТО владелец ККМ выбирает самостоятельно);
- средства визуального контроля — голографические наклейки:
- государственный реестр — устанавливается Генеральным поставщиком ККМ;
- сервисное обслуживание — устанавливается при заключении договора на ТО с центром технического обслуживания;
После принятия заявления и всего пакета необходимых документов налоговый орган регистрирует ККТ. После чего, в назначенное время (в некоторых московских инспекциях время назначается не ранее, чем через месяц, после подачи документов), заявитель вместе с кассовым аппаратом и в сопровождении мастера ЦТО выезжает в налоговую инспекцию, где выполняют процедуру фискализации: включения фискальной памяти машины — ЭКЛЗ, и устанавливают пароль. Затем на кассовый аппарат устанавливаются пломбы.
Только после прохождения процедуры регистрации ККМ ее можно использовать по назначению.
В случае если зарегистрированную контрольно-кассовую машину нужно заменить на другую (или установить дополнительные ККМ), необходимо до ввода новой техники в эксплуатацию подать в налоговый орган заявление о регистрации новых машин и снятии с учета зарегистрированных ранее.
Налоговый орган, получивший такое заявление, в пятидневный срок регистрирует новые и снимает с учета изымаемые из эксплуатации контрольно-кассовые машины и выдает карточки на вновь зарегистрированную технику.
Формы документов, которые нужно составлять при работе с контрольно-кассовой техникой, утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. При заполнении форм в данных по контрольно-кассовым машинам в графе «Номер регистрационный» проставляется номер, под которым ККТ зарегистрирована в налоговой инспекции.
Печатающее устройство любой контрольно-кассовой машины переключается на чековый или отчетный режим работы.
Для продавцов, пользователей контрольно-кассовой техники первичными документами являются, в частности, фискальные отчеты. Существует два основных отчета:
- Х-отчет;
- Z-отчет.
Х-отчет представляет собой ведомость показаний и позволяет контролировать текущее состояние кассы по каждому кассовому аппарату.
Z-отчет — вывод контрольной ленты (отчет о закрытии смены). Показатели Z-отчета на начало и конец рабочего дня ежедневно записываются в журнал кассира-операциониста.
Кроме того, с помощью ККТ можно выводить краткий и полный фискальный отчеты, а также фискальные отчеты по датам и номерам смен и т. п.
Для покупателей одним из первичных документов, подтверждающих факт приобретения и оплаты товаров (работ, услуг), являются фискальные чеки.
Кассовый чек
Кассовый чек — обязательный документ при осуществлении наличных расчетов. Кассовый чек является документом, подтверждающим исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, и составляется в момент совершения операции (принятия наличных денежных средств в оплату товаров (работ, услуг)).
Согласно пункту 2 «Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями», утвержденного Постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470, кассовый чек — это первичный учетный документ, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами контрольно-кассовой техники, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.
Однако форма кассового чека нормативно-правовыми актами не утверждена. Но в любом случае на выдаваемом покупателям (клиентам) чеке должны отражаться следующие реквизиты:
- наименование организации;
- идентификационный номер организации-налогоплательщика;
- заводской номер контрольно-кассовой машины;
- порядковый номер чека;
- дата и время покупки;
- стоимость покупки;
- признак фискального режима.
На выдаваемом покупателям (клиентам) чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовой технике.
Согласно действующему законодательству кассовый чек при наличных расчетах в большинстве случаев — единственный документ, подтверждающий оплату приобретенных товаров (работ, услуг). Поэтому налоговые органы считают, что если кассовый чек к какой-либо покупке не получила организация, исчисляющая налог на прибыль по кассовому методу, (а также те, кто применяют упрощенную систему налогообложения) — она не имеет права уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль (налогу при применении упрощенной системы налогообложения) на сумму этой покупки.
Ввод кассового аппарата в эксплуатацию (форма № КМ-1)
При вводе новой ККТ в эксплуатацию и при проведении инвентаризации оформляется акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (форма № КМ-1).
Акт оформляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии, назначенной приказом руководителя. В состав комиссии входят: представитель контролирующего органа (налоговый инспектор), главный бухгалтер, старший кассир, кассир-операционист. Также в комиссию могут быть включены специалист центра технического обслуживания и программист (если в эксплуатацию вводят компьютеризированный кассовый аппарат).
Один экземпляр акта как контрольный передается в организацию, обслуживающую и контролирующую контрольно-кассовые машины, второй — остается в данной организации.
Акт фиксирует показания следующих счетчиков: контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти), регистрирующих количество переводов показаний суммирующих счетчиков на нули, главного суммирующего счетчика, секционных суммирующих денежных счетчиков.
Возврат денежных сумм покупателям (форма № КМ-3)
Если покупатель отказался от купленного товара и ему вернули деньги, а также в случае если кассовый чек пробит ошибочно, составляется акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3).
Акт составляют в одном экземпляре. В нем должны быть перечислены номер и сумма каждого чека.
На возвращенных чеках ставят штамп «Погашено», наклеивают их на лист бумаги. В акте в строке «Приложение» указывают количество чеков. Акт и погашенные чеки сдаются в бухгалтерию организации и хранятся в документах за данное число.
На сумму денег по возвращенным покупателями (клиентами) чекам уменьшается выручка кассы, и это заносится в журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4). Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе руководителя, заведующего отделом (секцией), старшего кассира и кассира-операциониста организации.
Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4)
Для учета операций по каждому кассовому аппарату применяется журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4). В нем ежедневно в хронологическом порядке фиксируют операции по приходу и расходу наличных денег. Этот журнал также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.
Журнал должен быть прошит и пронумерован. На последнем листе делается запись «В журнале прошнуровано и пронумеровано — листов». Количество листов заверяется подписями налогового инспектора, зарегистрировавшего кассовый аппарат, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации, а также печатью организации.
Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Записи вносятся два раза в день (за смену): в начале и в конце рабочего дня (или смены, если организация работает в несколько смен).
Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.
В графе 1 «Дата (смена)» указывается дата работы на контрольно-кассовой машине. Если организация работает в несколько смен, то в этой графе нужно указать и номер смены.
В графе 2 «Номер отдела (секции)» указывается номер отдела или секции. Если организация ведет общий журнал на все машины, записи производятся в порядке нумерации всех касс (№ 1, № 2, № 3 и т. д.) с указанием заводского номера кассовой машины.
В начале рабочего дня (смены) кассир-операционист должен заполнить графу 6 журнала — показания денежного счетчика машины на начало дня. Показания счетчика заверяют подписями кассира (графа 7) и представителя администрации организации (графа 8). Подписи ставятся после проверки кассовой машины и печати нескольких (двух-трех) нулевых чеков. Администратор должен убедиться, что показания счетчиков контрольно-кассовой машины и данные журнала за предыдущий день (графа 9) совпадают.
Графу 5 «Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика» заполняют только при проверке, перерегистрации ККТ, снятии ККТ с учета или при передаче машины в ремонт. Эту графу заполняет сотрудник налоговой инспекции или центра технического обслуживания.
Строка «Итого» за день (смену)» заполняется, если организация ведет общий журнал на все машины.
В конце рабочего дня (смены) заполняются графа 4 «Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены)», графы 9–18.
В графе 15 журнала записывается итоговая сумма, выписанная по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков.
После снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки делаются записи в графах 9 и 10, сумма денежной выручки (графа 10) должна соответствовать разнице между показаниями счетчика на начало и на конец дня. Эти записи подтверждаются подписями кассира, старшего кассира и руководителя (уполномоченного лица) организации.
В графах 12 и 13 «Оплачено по документам: количество; сумма, руб. коп.» указывается количество сданных денежных документов, расчетных чеков, слип-квитанций, которые выписываются при расчетах пластиковыми банковскими карточками.
При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала кассира-операциониста.
В конце рабочего дня (смены) кассир составляет отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6) и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.
Если организация ведет общий журнал на все машины, то лицо, ответственное за ведение журнала, указывает в данной строке обобщающую информацию по соответствующим графам.
Если кассовый аппарат передают в ремонт, в журнале делают соответствующую отметку (например, «В связи с неисправностью фискальной памяти ККМ сдана в ремонт по акту № 45 от 1 сентября 2008 г.»).
Учет поступления наличных денег в организациях, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5)
Часто бывает, что чеки выбивает официант или продавец, на прилавке которого установлен кассовый аппарат, или приемщик заказов. В таких случаях ведут журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5).
В этом журнале учитывают приход наличных денег по одной контрольно-кассовой машине. Аналогично форме № КМ-4 он должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.
Все записи в журнале ведет специалист (продавец, официант, приемщик), работающий на ККТ, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира, контролера-кассира, продавца или официанта, руководителя и главного бухгалтера организации.
В начале рабочего дня (смены) работник заполняет графу 6 журнала. Здесь приводят показания суммирующего денежного счетчика машины на начало дня. Свою фамилию, имя и отчество он записывает в графе 3 журнала.
Графу 5 так же, как и в форме № КМ-4, заполняет работник налоговой инспекции или центра технического обслуживания только при проверках, перерегистрации ККМ, снятии ККМ с учета или при передаче машины в ремонт.
В конце рабочего дня (смены) контролер-кассир должен записать показания суммирующего денежного счетчика на конец дня (графа 7).
Сумма денежной выручки (графа 8) должна соответствовать разнице между показаниями счетчика на начало и конец рабочего дня (смены).
В конце каждого рабочего дня журнал подписывают работники, принимавшие в течение дня наличные деньги, и представитель администрации организации.
Справка-отчет кассира-операциониста (формы №№ КМ-6, КМ-7)
По каждому кассовому аппарату кассир-операционист ежедневно составляет отчет, подписывает его и вместе с выручкой сдает старшему (главному) кассиру или руководителю организации. При этом оформляется приходный кассовый ордер. Отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6) составляется в одном экземпляре.
Иногда кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете.
Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам. Эти суммы подтверждает своей подписью представитель администрации (например, заведующий отделом).
Прием и оприходование денег в кассу заверяют в отчете своими подписями старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» (форма № КМ-7).
Форма № КМ-7 применяется для составления сводного отчета о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день и является приложением к справке-отчету кассира-операциониста за текущую дату.
Отчет составляется в одном экземпляре старшим кассиром ежедневно и вместе с актами, справками-отчетами кассиров-операционистов, приходными и расходными ордерами передается в бухгалтерию организации до начала работы следующей смены.
Согласно показаниям счетчиков на начало и на конец работы по каждой контрольно-кассовой машине рассчитывается выручка, в том числе с распределением ее по отделам. Суммы подтверждаются подписями соответствующих заведующих отделами (секциями).
В конце таблицы подводятся итоги показаний счетчиков всех контрольно-кассовых машин и итоговая выручка организации с распределением ее по отделам (секциям). Согласно актам указывается итоговая сумма денег, выданных покупателям (клиентам) по возвращенным ими кассовым чекам, на которую уменьшается общая выручка организации. Сведения подписываются руководителем и старшим кассиром организации.
Ремонт контрольно-кассовой техники (формы №№ КМ-2, КМ-8)
При использовании ККТ организации нередко пользуются услугами специалистов Центра технического обслуживания (ЦТО). Это происходит в следующих случаях:
- если сломался кассовый аппарат, и неисправность невозможно устранить собственными силами;
- при проведении плановых технических осмотров, включающих проверку состояния механизмов электронных и программных частей контрольно-кассовой машины, устранения мелких неисправностей.
Подтверждать осуществление технической поддержки Центром технического обслуживания нужно как минимум ежегодно. При этом ЦТО на сторону корпуса ККМ, обращенную к покупателю, наносит знак «Сервисное обслуживание» (см. пункт 7 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470).
Для оформления снятия показаний счетчиков при ремонте контрольно-кассовой машины специалистом ЦТО или при передаче для работы в другую организацию применяется акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма № КМ-2).
Акт составляется в одном экземпляре и подписывается членами комиссии с обязательным участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора), руководителя, старшего кассира, кассира организации и специалиста центра технического обслуживания ККМ.
Акт с накладной, оформленной на передачу ККМ в другую организацию или в центр технического обслуживания ККМ для ремонта, сдаются в бухгалтерию организации не позднее следующего дня. Соответствующие отметки об этом делаются в журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) в конце записей за рабочий день.
Ремонт контрольно-кассовых машин производится с разрешения администрации организации только после снятия показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти). После ремонта показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) проверяются и фиксируются в акте, а кожух контрольно-кассовой машины пломбируется.
В случае необходимости ремонта денежных контрольных счетчиков или электронной части контрольно-кассовой машины делается соответствующая запись в журнале учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8).
Этот журнал находится у руководителя организации или его заместителя, а заполняет его специалист технического центра.
Записи о приемке работ по ремонту ККТ подтверждаются подписями специалиста центра технического обслуживания и ответственного лица организации. Кроме отметок о проведенных работах в журнале делается запись об опломбировании и содержании оттиска клейма.
Записи в этот журнал вносятся так же при проведении специалистом ЦТО плановых технических осмотров, включающих проверку состояния механизмов электронных и программных частей контрольно-кассовой машины, устранения мелких неисправностей.