Роль системы управления документами в корпоративной информационной системе.

Software

Автор:
Опубликовано: 1 марта 2006

Тема электронного документооборота обретает в последнее время все большую популярность. Прежде, чем включиться в ее обсуждение, я бы хотел подчеркнуть, что в этой статье мы не будем говорить о системах управления документами вообще и о том, о чем итак все знают, – о канцелярском документообороте (хотя исполнительская дисциплина, рассылка документов, исполнение документов и т.д. – это, безусловно, важные составляющие документооборота). Мы не будем обсуждать распространенное заблуждение о том, что документооборот позволяет оптимизировать использование бумажных носителей. Потому что, как показывает опыт использования этих систем, люди все равно начинают распечатывать документы на каждом рабочем месте и читать их с бумаги.

Не задаваясь целью обсуждать все достоинства и недостатки электронного документооборота, попробуем посмотреть на него с принципиально иной точки зрения: с точки зрения места и роли системы управления документами в корпоративной информационной системе (КИС). Именно в этом контексте эта тема сегодня особенно актуальна.

Наиболее часто задаваемый заказчиками КИС вопрос звучит следующим образом: а зачем вообще нужна система управления документами, если есть ERP-система? Ведь благодаря ERP системе бизнес-процесс на предприятии, безусловно, обеспечен поддержкой: один человек занимается обработкой контрактов, другой – формирует спецификации к этим контрактам, третий отслеживает платежные документы, четвертый – складские, – то есть, все связано воедино – и контроль, и учет. На первый взгляд, все замечательно и проблем в этом процессе нет. Тем не менее, ответ, нужны ли вообще в такой ситуации системы управления документами, связанные с ERP-системами, однозначно положительный. Почему? Потому что, во-первых, ERP-системы определяют исключительно возможность выполнения операций в цепочке бизнес-процессов, но никак не их обязательность. А во-вторых, сложившееся законодательство не рассматривает электронные документы в качестве юридических оснований для проведения сделок.

Система управления документами закрывает именно эту нишу – нишу управления потоками работ, управления бизнес-процессами – связывания соответствующих операций по управлению и документарное обоснование этих операций. Это и есть основная роль системы управления документами, используемой в КИС в связке с ERP-системой.

Существует пример элегантного решения конкретных бизнес-задач с помощью применения системы управления документами. Рассмотрим процедуру подготовки актов сверки, например, финансового баланса отношений с каким-либо контрагентом. Баланс легко получить из ERP-системы: достаточно посмотреть все связанные с контрагентом проводки и увидеть его конечный баланс. Но акт сверки предполагает еще и обоснование всех этих проводок. То есть, после получения распечатки из ERP-системы по состоянию баланса с каким-то контрагентом мы должны собрать все исходные бумажные документы, сделать их копии и «подшить» к балансу – в качестве обоснования существующих проводок. Понятно, что эта процедура в нормальной бухгалтерии занимает достаточно много времени. Когда же число таких контрагентов исчисляется сотнями, она превращается в большую головную боль.

Как может выглядеть эта же процедура, если система управления документами связана с ERP-системой? В этом случае к каждой проводке «подвязан» образ первичного документа, и при нажатии одной кнопки у вас выводится баланс, в котором каждая проводка связана с образами соответствующих документов-обоснований. В результате вы сразу получаете необходимую пачку документов, которая может служить основанием для формирования акта сверки. Это особенно актуально, поскольку культура работы бухгалтерии основана на использовании первичных документов.

Кроме того, как показывает опыт, с точки зрения контроля проведения платежей иногда очень важно посмотреть и узнать, кто конкретно подписал данный документ на проведение этого платежа. Такую задачу, например, поставил один из наших клиентов.

Формирование актов сверок и различных отчетов, – это всего лишь два из многих других примеров решения бизнес-задач с помощью интеграции системы управления документами и ERP-системы. Подобные решения требуют определенных свойств наличия интеграционных модулей между развитыми системами документооборота и ERP-системой. Сейчас на нашем рынке такого рода системы уже появились.

Основные проблемы, которые решают современные системы управления документами, можно обозначить понятиями информационного и функционального хаоса, т.е., такого состояния предприятия, когда непонятно, где и какая информация хранится, для чего она может использоваться, и кто и что делает на этом предприятии.

Система управления документами с развитой архивной системой позволяет преодолеть информационный хаос, связывая документы в логические блоки. Кроме того, борьбу с информационным хаосом позволяют вести такие инструменты системы управления документами, как развитые средства атрибутного и полнотекстного поиска.

Средства управления маршрутами документов позволяют преодолеть функциональный хаос, давая информацию о том, в каком состоянии находится обрабатываемый документ, кто ответственен за его подготовку, согласование и утверждение.

Таким образом, основной задачей внедрения систем управления документами является устранение информационного и функционального хаоса на предприятиях. Наибольший эффект от использования этих систем можно достичь, интегрируя их с другими подсистемами КИС, такими как ERP-системы, системы управления проектами, CRM-системами и другими.

Автор: