Роль службы внутреннего аудита при постановке учета в компании

Внутренний аудит

Автор:
Источник: Финансовый Директор ISSN 1680 – 1148
Опубликовано: 1 февраля 2008

Международные профессиональные стандарты внутреннего аудита ( MCBA ) определяют следующие сегменты деятельности компании, подвергаемые оценке рисков, достаточности и эффективности контроля:

  • надежность и достоверность информации о финансово-хозяйственной деятельности;
  • * результативность и эффективность хозяйственной деятельности;
  • * сохранность активов;
  • соблюдение законов, нормативных актов и договорных обязательств.

Как минимум три из четырех сегментов включают в себя, в той или иной степени, работу с учетными данными компании. Из этого можно сделать вывод о важности ведения достоверного учета, как одного из необходимых базовых факторов для эффективной работы службы внутреннего аудита (СВА) по улучшению процесса управления рисками и системы внутреннего контроля компании. СВА, не менее менеджмента, заинтересована в постановке учета в компании и должна (может), в рамках отдельного проекта по консультированию, оказывать помощь менеджменту при его постановке с учетом присущих ей функций.

Это подтверждает Стандарт деятельности 2010.С1 , который определяет, что руководитель внутреннего аудита, рассматривая целесообразность принятия задания по консультированию, должен оценивать потенциальную выгоду по улучшению процесса управления рисками и деятельности компании.

Что такое учет? Управленческий и бухгалтерский учет в компании

Прежде чем говорить о той помощи, которую СВА может оказать менеджменту компании при постановке учета, определимся с самим понятием учета, с его видами, так как далеко не все представляют себе, что это такое. На сегодняшний день, говоря об учете, как правило, разделяют бухгалтерский и управленческий учет (в некоторых компаниях его называют производственным).

Понятие «бухгалтерский учет» у нас закреплено законодательно, а вот законодательных и нормативных актов, регламентирующих «управленческий учет» не существует. Однако это словосочетание («управленческий учет») широко применяется в повседневной практике. Управленческий учет отличается от бухгалтерского или, как теперь принято говорить, финансового учета, прежде всего тем, что предназначен не для внешних пользователей (государство, внешние инвесторы, кредиторы, партнеры и т. д.), а для его использования внутри компании. Главная и основная цель управленческого учета — помощь менеджменту компании в принятии обоснованных решений.

Поэтому при ведении управленческого учета специалисты свободны при выборе форм, методов и приемов анализа, главное — правильно уловить суть протекающих в компании экономических процессов и вовремя дать совет руководителю. Однако при ведении бухгалтерского (финансового) учета необходимо строго следовать утвержденным формам отчетности и инструкциям.

Любой учет представляет собой информационную систему по сбору, анализу, хранению и предоставлению информации о субъекте учета (компании). Основанием для учетной записи является первичный документ. И финансовый, и управленческий учет являются по сути одним и тем же учетом: объектом учета являются имущество, обязательства компании и их движение, учет ведется методом «двойной записи». И финансовый, и управленческий учет основаны на подсчете двух типов данных: потоков и состояния. Основной формой, фиксирующей потоки средств в рамках учета, между двумя отчетными датами для обоих учетов является Отчет о прибылях и убытках. Формой, фиксирующей состояние, является Баланс. В то же время представление информации пользователям для этих видов учета разное:

  1. Финансовый учет — по строго указанным (и утвержденным нормативными актами) формам отчетности.
  2. Управленческий учет — по специальным, разработанным для данной компании, формам. Данные из этих форм используются для анализа финансово-хозяйственной деятельности, планирования, бюджетирования, нормирования и т. д. и т. п.

Если рассматривать учет как единое целое, состоящее из двух частей,— первичного учета и форм отчетности, то увидим следующее:

  1. Первая часть — регистрация событий и операций, сбор информации в денежном и натуральном выражениях, по сути, одинакова и для финансового, и для управленческого учета.
  2. Вторая часть (формы отчетности) различается.

В итоге, логичней было бы говорить о системе единого учета и о различных формах бухгалтерской и управленческой отчетности.

Кто занимается учетом в компаниях и необходимость коммуникации в учете

На практике, часто, первичным учетом в компаниях занимаются и в бухгалтерии, и в службе управленческого учета (в каждой компании эти функции возложены на различные службы: финансовую, экономическую и т. д.), то есть происходит дублирование функций. Правда, в службе управленческого учета (в дальнейшем СУУ) с первичными документами обращаются более «свободно», либо учитывают часть операций, наиболее важных, по мнению менеджмента: приход денег от покупателей (заказчиков), оплата за товар, материалы, поступление готовой продукции на склад и т. д. Но при ведении «частичного» управленческого учета невозможно составить правильный баланс, соответствующий Отчету о прибылях и убытках, поэтому и приходится «дублировать» бухгалтерскую службу.

Как показывает опыт, результаты, полученные по итогам деятельности за период, по данным управленческого и бухгалтерского учета часто не совпадают, вызывая тем самым сомнения в достоверности управленческих отчетов, как оперативных, так и плановых, аналитических.

К сожалению, во многих российских компаниях сегодня считают, что бухгалтерский учет предназначен только для отчетности перед налоговыми органами, не рассматривая его как информационную базу для управленческой отчетности и, тем самым, не используют огромные возможности бухгалтерского учета, его принципов для управления бизнесом, принятия решений. Зачастую это происходит, потому что далеко не все менеджеры понимают язык бухгалтерского учета, не понимают какую экономическую информацию они могут из него получить. Бухгалтеры же, владея финансовой информацией о компании, операциях и процессах, происходящих в ней, не могут передать эту информацию менеджменту. Это объясняется тем, что они часто не понимают процесса принятия решений и не имеют полного представления о том, кто является пользователем бухгалтерской информации внутри предприятия, не понимают необходимость ведения учета с аналитикой, требуемой для принятия решения. Причина этого частично в том, что в бухгалтерии работают, собственно, бухгалтерские работники — специалисты в учете, а управленческим учетом занимаются финансисты, экономисты, контролеры. То есть эти люди говорят, условно, на разных языках.

Инициирование проекта коммуникации

Между тем, если правильно и полно, с точки зрения менеджмента, идентифицировать в первичных документах событие и, на основании этого, своевременно зарегистрировать его в регистрах бухгалтерского учета, данные бухгалтерского учета можно полноценно использовать для управленческой отчетности. Для того чтобы полностью использовать потенциал бухгалтерской службы компании при ведении учета, повысить качество учетной информации, «прозрачность» учета, освободить работников СУУ для аналитической работы, необходимо внедрить проект с условным названием «Коммуникация учетной информации».

Его цель — организация первичного бухгалтерского учета по обновленному плану счетов, содержащему полный перечень синтетических и аналитических счетов (включая субсчета и субконто), необходимых для составления как бухгалтерской, так и управленческой отчетности (аналитической работы) и принятия решений. При реализации проекта необходимо:

  1. Пересмотреть роли и взаимодействие в процессе первичного бухгалтерского учета, формирования финансовой и управленческой отчетности. Так, фиксированием операций во внутренних первичных документах (на основе факта операции, а не получения первичного документа от контрагента) будут заниматься сотрудники функциональных подразделений. Бухгалтеры будут осуществлять контрольную функцию по сверке операции в первичном учете и в первичном документе от контрагента, а также заниматься обработкой операций для формирования финансовой отчетности. Сотрудники СУУ будут формировать управленческие отчеты, проводить финансовый анализ, в том числе осуществлять бюджетный контроль (сравнение факта с планом). Также должна быть предусмотрена процедура сверки и выяснения отклонений между финансовой и управленческой отчетностью.
  2. Разработать систему управленческих отчетов, используемых для принятия решений и контроля их исполнения. Определить, какая требуется для составления отчетов информация, в каких операциях она формируется, в каких первичных документах фиксируется, на каких счетах отражается.
  3. Провести ревизию и обновление рабочего плана счетов с введением необходимых для принятия решений счетов аналитики, субсчетов и субконто, с целью охвата всех требуемых объектов учета.
  4. Разработать коды идентификации первичных документов (в соответствии с обновленным планом счетов).
  5. Провести ревизию существующих форм первичных документов для определения необходимости изменения и внесения новых реквизитов.
  6. Разработать необходимые формы новых первичных документов.
  7. Разработать и внедрить график документооборота, который отвечает принципам, разработанным в предыдущих шагах, а также увеличивает оперативность принятия решений (за счет отражения операции по факту совершения) и обеспечивает надлежащие процедуры контроля достоверности финансовой и управленческой отчетности.
  8. Сформировать техническое задание для совершенствования учетной информационной системы с учетом результатов предыдущих шагов (с целью введения дополнительных аналитических счетов, субсчетов и субконто к счетам и возможности формирования отчетных данных с применением этих дополнений).
  9. Разработать Методики идентификации объекта учёта функциональными службами при составлении (принятии) первичного документа по каждому виду операций, совершаемых компанией.
  10. Произвести дополнительное обучение персонала функциональных служб по заполнению первичных документов.
  11. Произвести дополнительное обучение персонала бухгалтерии по работе с обновленным планом счетов.

Частное мнение авторов, что оперативность учета зависит от двух вещей:

  • правильно и полно оформленных первичных документов;
  • наличия достаточного количества сотрудников, позволяющих обрабатывать всю необходимую документацию в реальном режиме времени.

Это необходимо учесть при формировании обновленного штатного расписания. Щ Объем предстоящих работ будет зависеть от состояния учета и учетных политик в компании на момент внедрения проекта.

Для реализации данного проекта целесообразно организовать рабочую группу, так как задачи проекта требуют различных навыков участников. Состав группы зависит от специфики и размера компании, но в её состав обязательно должны войти:

  • главный бухгалтер или его компетентный заместитель (например, по методологии учета);
  • руководитель или заместитель руководителя СУУ;
  • сотрудник СВА предприятия.

Участие СВА обосновано тем, что внедрение данного проекта, помимо улучшения качества учета, приведет к изменению системы внутреннего контроля компании, положительно повлияв на её основные компоненты, что будет рассмотрено далее. Участие аудиторов в проекте позволит СВА на этапе создания единой системы учета внедрить в нее требуемые средства контроля, обеспечивающие, прежде всего, достоверность финансовой и управленческой отчетности, но также и эффективность видов контроля, которые опираются на данные учетной информации (бюджетный контроль, мониторинг инвестиционных проектов, контроль сохранности активов, контроль в области расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками и пр.).

К работе группы, по мере необходимости, могут привлекаться специалисты различных функциональных служб компании. Курировать проект должен Генеральный директор, формируя необходимый «тон сверху».

Реализация проекта коммуникации

Ранее говорилось о том, что не всегда менеджеры и учетные работники понимают друг друга. Значит, нужен «Переводчик» с языка бизнеса на язык бухгалтерского учета и, наоборот, с целью использования данных бухгалтерского учета для составления управленческих отчетов. Это должен быть сотрудник, знакомый с бухгалтерским учетом, разбирающийся в ключевых бизнес-процессах, происходящих в компании и знающий, какая информация необходима для управления бизнесом, принятия управленческих решений. Функционально он должен быть сотрудником СУУ. Важен статус данного сотрудника, так как в своей работе он непосредственно будет сотрудничать с главным бухгалтером, принимая совместно с ним решения. Предположительно это должен быть сотрудник в ранге заместителя руководителя СУУ компании.

Перед тем, как документы поступают для обработки в бухгалтерию, они должны пройти первичную обработку у «Переводчика». Его задачей будет:

  1. Идентифицировать каждый документ с объектом учета, к которому относится документ (субсчетов, субконто, подразделений, отделов, договоров и т. д., в зависимости от классификации объектов учета в данной компании), если это не сделано при составлении документа. Перспективой является самостоятельная идентификация объекта учета при составлении (принятии) документа функциональными службами.
  2. Контролировать правильность составления первичных документов и отражения в бухгалтерском учете в соответствии с рабочим планом счетов.
  3. Получение необходимой информации из бухгалтерского учета для составления оперативной и плановой управленческой отчетности.

В дальнейшем, после приобретения соответствующих навыков работниками функциональных служб и бухгалтерии, функции «Переводчика» более сместятся в сторону контроля над правильностью отражения и получения информации.

Для СВА целью внедрения проекта, помимо организации учета, является обеспечение встраивания в процесс создания первичных документов, формирования управленческой и бухгалтерской отчетности эффективной системы внутреннего контроля. Необходимо создать единую систему учета и контроля, то есть эффективно распределить роли по формированию, обработке и контролю документов и операций. Этой цели служит, в том числе, внедрение графика документооборота и мониторинг его исполнения в дальнейшем.

Работник СВА в течение проекта должен:

  1. Выступать в роли консультанта при составлении рабочего плана счетов, положений по заполнению первичных документов, разработке системы идентификации объектов учета, внедрению графика документооборота. В каждый из этих ключевых элементов единой системы учета компании должны быть включены соответствующие средства контроля, которые позволят затем системе постоянно самосовершенствоваться. Все эти элементы являются общими контролями для системы учета, поэтому СВА необходимо выразить свое мнение по вопросу их полноты и эффективности.
  2. Консультировать «Переводчика» при первичной обработке документов.
  3. Проводить мониторинг проекта на всех стадиях его исполнения, а также мониторинг состояния и изменения в состоянии системы внутреннего контроля, интегрированной в единую систему учета.

В результате внедрения проекта формирование первичных документов будет более формализовано, что является дополнительным критерием самоконтроля для составляющего. Бухгалтерия при обработке первичных документов будет контролировать полноту отражения операции в документе. В обязанности «Переводчика», как указывалось ранее, непосредственно входит контроль над составлением и отражением первичных документов в учете. Для контроля над результатами деятельности компании будет служить сосредоточение СУУ на анализе финансово-хозяйственной деятельности. То есть можно говорить о встраивании внутреннего контроля в единую систему учета как одной из целей проекта.

Преимущества реализации проекта для менеджмента компании

При условии правильного отнесения первичных документов по статьям (объектам) учета, менеджмент в компании сможет получать из данных бухгалтерского учета информацию, необходимую для принятия бизнес-решений, например:

  • объёмы реализации по отделам, менеджерам, товарам, времени года, видам продукции;
  • выделять и распределять постоянные и переменные затраты, собирать затраты по подразделениям, объектам, договорам, видам продукции;
  • оценивать прибыльность работы компании, подразделения, сопоставляя объёмы реализации с общими затратами;
  • оценивать эффективность работы с покупателями (заказчиками);
  • определять эффективность работы менеджеров;
  • рассчитывать привлекательность клиентов;
  • определять прибыльность групп товаров;
  • устанавливать обоснованные нормы расходов и запасов.

А также многое другое, необходимое для аналитической работы и принятия решений. Причём, из регистров бухгалтерского учета информацию можно получать как в денежном, так и в натуральном выражении.

Надо подчеркнуть, что информация эта будет максимально достоверна для компании, так как обработка первичных документов бухгалтерией является как бы завершающим (контрольным) шагом. Таким образом, после реализации данного проекта, СУУ компании может сосредоточиться на планово-аналитической и контрольной стороне работы (разработка и составление необходимых управленческих планов, отчетов, анализ финансово-хозяйственной деятельности и т. д.), перестав дублировать бухгалтерию в первичном учете и используя для своей работы максимально достоверную информацию.

Преимущества реализации проекта для службы внутреннего аудита

Рассмотрим, как реализация проекта затрагивает компоненты контроля COSO, и какое влияние может оказать на их развитие.

Контрольная среда — задаёт тон, влияя на отношение сотрудников к внутреннему контролю. Реализация проекта может положительно повлиять на изменение контрольной среды, в частности:

  • меняя отношение сотрудников бухгалтерии и СУУ в ходе подготовки и реализации проекта к системе внутреннего контроля на предприятии;
  • повышая мотивацию сотрудников бухгалтерии, делая результаты их труда необходимыми не только для взаимоотношений с налоговыми органами,
  • но и непосредственно для принятия решений;
  • повышая прозрачность учета более пристальным вниманием к идентификации первичных документов по объектам учета.

Оценка рисков — представляет собой идентификацию и анализ рисков, влияющих на достижение целей компании, определения мер реагирования на эти риски, оценку остаточных рисков.

Реализация проекта предположительно не затронет данный компонент.

Однако участие СВА может помочь менеджменту компании при реализации проекта в определении наиболее «рисковых» зон для расстановки приоритетов работ по проекту

Средства контроля включают политику, процедуры и действия, призванные обеспечить исполнение поставленных целей и задач и удержание рисков в установленных пределах.

Реализация проекта положительно повлияет на средства контроля, включая контро-ли корпоративного уровня (политики и процедуры в области учета, например учетная политика, график документооборота, разделение полномочий). Повышение прозрачности и достоверности отчетности позволит построить эффективные контрольные процедуры, которые опираются на данные учетной информации (бюджетный контроль, мониторинг инвестиционных проектов, контроль сохранности активов, контроль в области расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками и пр.).

Информация и коммуникации . Информация, относящаяся к деятельности компании, должна быть идентифицирована, получена и передана в таком виде и в такие временные рамки, чтобы позволить сотрудникам исполнять свои обязанности.

Реализация проекта позволит повысить качество финансовой и нефинансовой информации (из-за повышения качества учета), сделать её более доступной для оперативного принятия решений и контроля их выполнения. Более того, проект направлен на совершенствование коммуникаций в области учета, что также положительно отразится на системе внутреннего контроля.

Мониторинг — это процесс, во время которого оценивается качество работы системы внутреннего контроля.

Создание «прозрачного» учета и отчетности с встраиванием в них эффективного внутреннего контроля повысит результативность мониторинга для менеджмента и самой СВА компании.

Заключение

Основная цель внутреннего аудита в компании — это совершенствование деятельности компании, принесение пользы и добавление ей стоимости. Внедрение проекта полностью соответствует этой цели, более того, подобный проект усилит и еще раз подчеркнет важную роль СВА не только в корпоративном управлении, но и в повседневной деятельности компании. В заключение необходимо подчеркнуть ещё одно преимущество внедрения проекта: «прозрачность» учета и контроля — это и «прозрачность» самой компании, а следовательно, повышение её рыночной стоимости и инвестиционной привлекательности.

Автор: