Руководство по подготовке и планированию внутреннего аудита системы управления качеством

Управление качеством
Источник: журнал «Современный капитал» № 7, 2003 г
Опубликовано: 16 сентября 2005

Руководство по подготовке и планированию внутреннего аудита системы управления качеством

В прошлом номере журнала («Баланс – Современный капитал», № 7) мы описали основные разделы аудита, как его структурные составляющие. В этой статье будет рассмотрена процедура подготовки к проведению аудита.

Для успешного руководства процессом подготовки к проведению аудита необходимо наличие следующих факторов:

  • важность управления аудитом;
  • различные этапы аудита и их функции;
  • важность эффективного планирования и приготовлений к аудиту, включая потребность точного определения объема аудита;
  • цель и польза контактов до аудита и их возможные формы;
  • системный подход к аудиту и, в частности, значение структуры системы менеджмента качества, ее процессов, их последовательности и взаимодействия для планирования эффективного аудита;
  • концепцию картирования системы и преимущества этого подхода при подготовке к эффективному аудиту системы менеджмента качества;
  • принципы и важность подбора компетентной и независимой группы;
  • цель и важность совещаний в ходе аудита.

Программа аудита

Программа внутренних аудитов – одна из основных мер, обеспечивающих эффективность системы, – и является источником информации для руководства организации.

Чтобы программа внутренних аудитов была эффективной, требуется ее планирование и управление.

Программы внутренних аудитов могут быть составлены разными методами. Аудит может быть запланирован как ряд горизонтальных или вертикальных аудитов или как комбинация этих двух подходов. Стоит упомянуть, что проведение внутренних аудитов в организации таким способом обычно менее эффективно с учетом использования доступного времени и ресурсов и будет к тому же раздражать аудируемого, поскольку один отдел может посещаться неоднократно в ходе одного цикла.

Кроме того, в случае внутренних аудитов маловероятно, чтобы один аудитор имел возможность оценить, все ли взаимодействия между процессами определены, а также адекватное и должное управление ими.

Поэтому менеджер программы аудитов должен нести ответственность за то, что все эти взаимодействия и эффективность их управления полностью оценены, что может потребовать результатов от нескольких аудиторов. Менеджер программы аудитов должен рассмотреть это на стадии планирования программы аудитов. Цель состоит в том, чтобы удостовериться, что коллективный результат индивидуальных аудитов позволит дать оценку эффективности системы в достижении целей и идентифицировать потенциал для совершенствования. При планировании программы аудитов одним из таких подходов может быть графическое представление взаимодействующих процессов в форме диаграмм, где прямоугольники представляют отдельные процессы (карта системы).

Планируя программу аудитов, организация должна рассмотреть:

  • Важность деятельности или участка. Нужно учесть воздействие, которое деятельность или участок оказывают на соответствие продукта и на достижение целей в области качества.
  • Статус деятельности.
  • Результаты предыдущих аудитов. Кроме того, есть другие соображения:
  • Готовность сотрудников.
  • Готовность персонала для аудитов.
  • Признаки проблем.
  • Потребность анализировать участок с точки зрения совершенствования.
  • Потребность оценивать выполнение программ качества по совершенствованию.

При планировании программы аудитов важно обеспечить, чтобы сопряженные затраты и беспокойство были минимальны при достижении максимальной выгоды.

Этапы аудита

Деятельность по проведению проверок является дорогостоящей операцией с точки зрения времени и человеческого фактора: она требует планирования, выполнения и отчетности. Кроме того, последующие действия могут потребовать привлечения аудитора и проверяемого. Само проведение инспекции может помешать производственному процессу, так как аудитор отвлекает работающих своими вопросами, а вводное и заключительное совещания отнимают ценное время, необходимое для руководства.

Поэтому очень важно провести проверку должным образом от начала до конца. Существует золотое правило: аудиты никогда не проводятся врасплох. Даты должны быть удобными взаимно и согласованы заранее. Нет никакой пользы от внезапного аудита, который может иметь только отрицательные последствия. Действительно, необъявленный аудит может прервать или затруднить деятельность в критический момент, что принесет существенные финансовые потери. Приезд с целью аудита без предшествующего уведомления и согласования будет истолкован просто и ясно: «Мы прибыли сюда, чтобы поймать Вас на месте преступления!».

Существует ряд особых этапов, требующих выполнения:

  1. Сбор информации.
  2. Планирование и подготовка.
  3. Вводное совещание.
  4. Аудит.
  5. Заключительное совещание.
  6. Последующие действия.

Чтобы понимать, насколько надлежащая подготовка критична для аудита, стоит упомянуть, что приготовления обычно требуют приблизительно 40 % времени, отведенного для аудита. Эта стадия включает этапы 1 и 2. Сюда относятся действия, предпринимаемые руководством и администраторами программы аудита, а также время, потраченное аудиторами на сбор информации, анализ документов, планирование и подготовку. Вторая стадия (выполнение аудита) охватывает этапы 3, 4 и 5 и обычно требует приблизительно 40 % всего времени. Составление отчетов (ведется непрерывно в ходе аудита) и последующие действия требуют по 10 % времени.

Аудит может проводиться единственным аудитором или группой аудиторов, но всегда ведущий аудитор будет нести всю ответственность. Ведущий аудитор получает инструкции от менеджера программы аудитов, и при этом должны выполняться процедуры заказчика.

Сбор информации

Перед тем как приступить к сбору всей необходимой информации, требуемой для аудита, аудитор должен получить от менеджера программы аудитов следующую фундаментальную информацию:

  1. Причина аудита.
  2. Объем аудита.

Как только вышеупомянутое установлено, аудитор может начинать сбор информации, требуемой, чтобы обеспечить результативность аудита.

Объем аудита определяет границы аудита с учетом:

  • Участков, которые нужно проверить.
  • Частей организации, которые должны быть охвачены аудитом.

Получив краткую информацию от менеджера программы аудитов для планирования и подготовки аудита, аудитор или руководитель группы должен установить следующую информацию об участке, который нужно проверять:

  1. Виды деятельности.
  2. Сложность операций.
  3. Размер подразделения/участка.

Все вышеуказанное может быть выяснено до аудита по телефону, письмом, анкетой (вопросником), в ознакомительном визите или любым другим способом общения. Возможно сочетание нескольких способов сразу.

Аудиторам, готовящим аудит, настоятельно рекомендуют рассмотреть возможность организовать посещение до аудита. Такое посещение дает возможность собрать намного больше информации и позволяет аудитору физически оценить размер и сложность подразделения. Это дает возможность установить связь с руководством участка, объяснить все об аудите и устранить естественные опасения, объясняя порядок выполнения аудита и составления отчетов. Посещение до аудита также предоставляет превосходную возможность избежать многих проблем, которые могут возникнуть в ходе аудита, что решается в открытом обсуждении таких проблем с руководителем участка и в сотрудничестве с ним. Такое предварительное посещение в случае внутренних аудитов почти всегда возможно и рекомендуется, даже если аудируемый и аудитор уже знают друг друга.

Планирование и подготовка

После сбора всей необходимой информации ведущий аудитор несет ответственность за подготовку к аудиту. Должны быть выполнены следующие процессы :

  1. Определите объем работы и время, которое потребуется. Это повлияет на объем и сложность аудита. Но следует помнить, что аудиты стоят денег, поэтому проверка должна быть краткой.
  2. Установите даты, приемлемые для проверяемых и аудиторов, и заблаговременно известите их об этом. (Даты часто согласуются руководством программы аудитов.)
  3. Определите подход.
  4. Подготовьте план аудита, назначив индивидуальные задачи членам группы. Следует избегать также твердого графика. Рекомендуется составлять график на время до и после полудня. Планируя аудит, руководитель группы должен помнить, что нужно охватить все смены, если они есть.
  5. Подготовьте рабочие документы:
    • Контрольные листы.
    • Формы.
    • Стандарты.
    • Руководящие указания и т. д.
  6. Известите аудируемого, направив:
    • План аудита.
    • График.
    • Матричный план.
    • Контрольные листы.
    Очень хорошая практика – предоставить аудируемому до аудита как можно больше информации. Это помогает устранить любые возможные опасения и создает атмосферу взаимного сотрудничества. Некоторые аудиторы боятся, что посылка контрольных листов аудируемому до аудита позволит ему «подготовиться» к аудиту. Ну и что? Любые проведенные совершенствования принесут пользу системе.
  7. Если будет работать группа аудиторов, убедитесь в полной готовности группы.
  8. Получите всю необходимую документацию для анализа.
  9. Проинформируйте проверяемого о необходимости вводного совещания.

Совещания в ходе аудита

В ходе аудита ведущий аудитор должен провести множество совещаний для гарантии того, что аудит идет согласно плану. Они будут включать:

  • Вводное совещание.
  • Заключительное совещание.
  • Совещания внутри группы.

Руководитель группы, который действует как председатель, должен управлять всеми этими совещаниями. Ведущий аудитор должен готовиться к этим встречам, определить приемлемый план размещения, принимать во внимание имена присутствующих (и произносить их правильно). Хорошая практика – иметь подготовленную повестку дня для встреч.

Вводное совещание

Главная цель вводного совещания состоит в том, чтобы представить группу и установить основные правила. Ведущий аудитор должен осветить много вопросов, и привычка готовить повестку дня покажет, что эта весьма формальная встреча пройдет успешно с охватом всего, что запланировано. Ведущий аудитор:

  1. Представляет группу.
  2. Подтверждает причину проведения аудита и его объем.
  3. Подтверждает критерии (стандарт или другие), используемые в качестве основы для аудита.
  4. Детализирует: кто, что и когда будет выполнять. План аудита будет предоставлен заранее, но краткий анализ необходим, чтобы проверить, не потребуются ли изменения в последнюю минуту.
  5. Объясняет, что аудит будет выборочным.
  6. Гарантирует аудируемым конфиденциальность всей информации, полученной в ходе аудита.
  7. Объясняет, как будут сообщаться результаты аудита.
  8. Дает пояснения о несоответствиях, способах отчетности по ним и классификации (существенные, несущественные и так далее).
  9. Согласует статус документации системы качества, которая должна использоваться в процессе аудита.
  10. Проверяет осведомленность проверяемого персонала о проведении аудита.
  11. Обсуждает любые требования безопасности, которые нужно соблюдать и любые меры безопасности, необходимые аудиторам.
  12. Объясняет необходимость заключительного собрания, его детали, дату и цель.
  13. Отвечает на вопросы, касающиеся аудита.

К сведению:

  1. Руководитель группы председательствует на собрании и должен управлять им. Это необходимо делать вежливо, тактично и дипломатично.
  2. В больших (в частности, международных) организациях с многими филиалами или площадками внутренние аудиторы, подобно внешним, возможно, будут нуждаться в сопровождающих.

Совещания по взаимодействию группы

Совещания по взаимодействию группы необходимо проводить для гарантии того, что объем аудита охвачен полностью. На этих встречах также сопоставляют результаты и обсуждают несоответствия.

Заключительное совещание

Как правило, заключительное совещание проводится в конце аудита. На нем обычно присутствуют те, кто был на вводном совещании.

До заключительного совещания аудитор должен удостовериться, что он/они подготовлены, чтобы сообщить о результатах руководству участка. Все отчеты о несоответствиях должны быть составлены, по крайней мере, вчерне до заключительного совещания.

Заключительное совещание проводится под председательством руководителя группы для сообщения о результатах аудита руководству аудируемого участка, а также определения любых последующих действий. Аудиторы должны сообщать о результатах аудита полностью, а не ограничивать отчет несоответствиями. Все положительные наблюдения должны быть также сообщены.

В повестку собрания должно быть включено следующее:

  1. Благодарность аудируемым за оказанную помощь.
  2. Повторное представление группы аудиторов.
  3. Краткое заключение по объему аудита.
  4. Разъяснение причины и цели аудита и метода, который был использован.
  5. Здесь должно быть сказано, что аудит был выборочным, и поэтому не все несоответствия были выявлены.
  6. Еще раз подтвердить конфиденциальность.
  7. Просьба о том, что все вопросы и обсуждения следует перенести на конец собрания.
  8. Сообщение каждого члена группы по его области аудита. Только факты.
  9. Приглашение проверяемых принять участие в обсуждении любых специфичных моментов.
  10. Согласование сроков завершения корректирующих действий.
  11. Объяснение, где это применимо, последующих действий.
  12. Предоставление всех индивидуальных отчетов о несоответствиях и итогового отчета. Если это рукописный вариант (что бывает необходимо), то за ним должна последовать идентичная напечатанная копия.

В ходе внутренних аудитов все встречи имеют тенденцию быть довольно неофициальными, если это небольшая организация.

Аудит

В ходе аудита руководитель группы несет ответственность за:

  1. Обеспечение полноты проведения аудита.
  2. Гарантию того, что отчеты о несоответствиях основаны на полноценных объективных доказательствах и сформулированы четко и кратко.
  3. Регулярность проведения совещаний группы.
  4. Плановое проведение аудита, включая, при необходимости, перераспределение ресурсов.

Последующие действия

После истечения согласованного срока руководителю группы аудита следует сделать «последующий» визит или проанализировать представленные документированные доказательства для того, чтобы проверить, выполнены ли корректирующие действия; убедиться, что они оказались эффективными и останутся таким же в будущем; что они были надлежащим образом документированы и доведены до всех заинтересованных сторон. Затем отчет должен быть соответственно подписан.

Никакой аудит не может считаться законченным, а тем более эффективным, если не были выполнены указанные действия с удовлетворительным итогом. Важно во время аудита согласовать соответствующие корректирующие действия. В равной степени важно решить вопрос о разумных временных рамках для окончания этих действий.

По достижению срока завершения корректирующих действий аудитор или его представитель должен убедиться, что они выполнены, а если этого не произошло, он должен выяснить причину невыполнения и принимать меры к тому, чтобы вопрос был ускорен. Но еще важнее убедиться в правильности этого выполненного действия, поскольку в будущем в нужный момент будет трудно проверить это с большей точностью, и, честно говоря, персонал, испытавший на себе эти корректирующие действия, будет точно знать, стала ли его работа легче или наоборот тяжелее в результате этого действия и необходимо ли вообще это действие.

Частью задач руководителя группы аудиторов является выполнение «последующих действий» – после аудита – по истечении согласованного срока для проверки эффективного выполнения корректирующих действий; если они по каким-то причинам не выполнены, руководитель группы должен привлечь внимание высшего руководства к этому факту.

До тех пор пока не будут проведены надлежащие последующие действия и не будет проверена эффективность корректирующих действий, вся работа по аудиту может представлять собой не более чем пустую трату денег и времени.

В следующей статье будет описана процедура проведения аудита, а также возможности использования полученной в результате аудита информации