Работа с первичными документами и счетами-фактурами – это неотъемлемая часть любого бизнеса. При этом лишь немногие финансовые директоры смогут назвать совокупные суммы издержек, связанных с «бумажной рутиной». Как результат, о возможных способах оптимизации этих издержек задумываются вообще единицы. Между тем, сейчас у компаний появилась возможность кардинально решить эту задачу – использовать электронную «первичку» и электронные счета-фактуры при обмене документами с клиентами и поставщиками.
Государство – за
Летом 2010 года были внесены поправки в Налоговый кодекс, позволяющие использовать счета-фактуры в электронном виде. Со дня на день будут утверждены подзаконные акты, регламентирующие сам процесс обмена счетами-фактурами с электронной цифровой подписью между компаниями. Отдельный подзаконный акт (утвержден 19 апреля 2011 года) описывает процедуру предоставления предприятиями электронных счетов-фактур и электронных документов в налоговые органы. Таким образом, государство подготовило законодательную среду для того, чтобы компании уже в текущем году смогли переходить на использование электронных документов и не иметь при этом проблем с налоговыми и другими контролирующими ведомствами.
Бумажные документы = напечатанные и сложенные в архив деньги
Даже в рамках среднего бизнеса «бумажные издержки» впечатляют:
- 110 000 руб. в месяц только на бумагу, картриджи и обслуживание принтеров, 360 000 руб. в год на ведение архива (средняя региональная аптечная сеть)
- 76 руб. на отправку одного комплекта документов (МУП Водоканал города-миллионника)
- 3% актов выполненных работ и накладных не возвращается от контрагентов (крупный региональный дистрибьютор)
- 5 бухгалтеров каждый день в течение часа проставляют в учетной системе признак отгрузки (городская розничная сеть)
- компания не может подать в суд на поставщика, т.к. не может найти документы (городская розничная сеть)
Помимо прямых затрат на бумагу, картриджи и доставку, бумажные документы влекут за собой и косвенные затраты. Так, по результатам исследования Ernst & Young за 2010 год*, в результате налоговых проверок 63% компаний были начислены дополнительные суммы налоговых обязательств. В основном, по налогу на прибыль и НДС. При этом в 48% случаев основанием для доначисления налога на прибыль послужило отсутствие подтверждающих документов по расходам. Основания для доначисления НДС в 29% случаев были обусловлены некорректной подготовкой счетов-фактур, в 19% причиной была невозможность документально подтвердить расходы по которым был зачтен входящий НДС. Системы для обмена электронными документами помогут организовать контролируемый и прозрачный процесс документооборота, и, в результате, уменьшить налогооблагаемую базу.
IT-решения
Стоит сказать, что системы для обмена электронными документами и счетами-фактурами уже существуют. Например, система Диадок от компании СКБ Контур. (Ее система «Контур-Экстерн» (сервис сдачи электронной отчетности в контролирующие органы) на сегодняшний день является лидером российского рынка по числу абонентов). Все документы в Диадоке подписываются ЭЦП, передаются мгновенно и имеют юридическую силу. То есть их не нужно впоследствии дублировать на бумаге (но при необходимости можно сохранить электронных архив или распечатать). Контрагенты смогут пересылать через Диадок электронные счета-фактуры сразу после того, как будет утвержден формат электронного счета-фактуры и вступит в силу Порядок обмена. Пока же компании активно обмениваются через Диадок другими видами документов – договорами, актами, накладными и т.д. За первый квартал через сервис было передано более 800 000 юридически значимых документов.
Пилотные проекты по снижению издержек за счет перехода на электронные первичные документы и счета-фактуры запущены в ряде крупнейших отраслеобразующих предприятий (внедрения в РУСАЛ, Мегафон, Уралсиб) и множестве региональных компаний, желающих увеличить свою конкурентоспособность.
8-800-333-1-007 (круглосуточно и бесплатно)
**По данным «Исследование вопросов налогообложения в России за 2010 год», Ernst & Young, © 2010