Как ранее, согласно ст.149 – 152 КЗоТ, так и теперь, согласно ст. 212 Трудового Кодекса, на работах с вредными условиями труда, а также на работах, производимых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, работникам выдаются бесплатно по установленным нормам специальная одежда, специальная обувь и другие средства индивидуальной защиты.
Если выдача спецодежды отдельным категориям работников, чьи профессии не предусмотрены Типовыми отраслевыми нормами (Постановления Минтруда РФ от 18.12.98 №51 и от 30.12.97 №69), вызвана необходимостью обеспечения здоровых и безопасных условий труда (в силу особенностей данного производства на основании аттестации рабочих мест), то спецодежда используется по назначению.
I. Бухгалтерский учет спецодежды.
Согласно Инструкции по применению Плана счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, принципы, правила и способы ведения организациями бухгалтерского учета отдельных активов, обязательств, финансовых, хозяйственных операций и др., в том числе признания, оценки, группировки, устанавливаются положениями и другими нормативными актами, методическими указаниями по вопросам бухгалтерского учета.
Отнесение средств труда к внеоборотным активам (основным средствам), закрепленное в ПБУ 6/01, исходит только из их критерия обращения – срока полезного использования. Следовательно, часть материально-производственных запасов организации (спецодежды), ранее учитываемых как средства в обороте в зависимости от стоимости или независимо от срока полезного использования, но подлежащих использованию для целей производства продукции, выполнения работ или оказания услуг в течение периода более 12 месяцев (независимо от их стоимости), с 1 января 2001 г. подлежит принятию к бухгалтерскому учету в качестве объектов основных средств. Если же специальная одежда имеет срок полезного использования менее 12 месяцев, то специальная одежда должна учитываться на счете 10 «Материалы», субсчет 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», на котором согласно Инструкции по применению Плана счетов учитывается наличие и движение инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей и других средств труда, которые включаются в состав средств в обороте. В этом случае списание спецодежды происходит в момент выдачи ее работнику (передачи в производство).
Для упрощения порядка учета малоценных объектов основных средств установлен стоимостной критерий для их списания без начисления амортизации не более 2000 руб. (ПБУ 6/01). Поэтому организация может по данным объектам принять как элемент учетной политики:
- общий порядок их учета и амортизации, в соответствии с которым учет ведется на балансе в первоначальной оценке с одновременным начислением амортизации;
- порядок, в соответствии с которым по указанным объектам амортизация не начисляется, а их полная стоимость списывается прямым способом при передаче в эксплуатацию.
В том случае, когда спецодежда должна быть учтена в составе основных средств с начислением амортизации в общеустановленном порядке, необходимо определить способ начисления амортизации для целей бухгалтерского учета согласно п.18 ПБУ 6/01 и норму амортизации. Спецодежда, приобретенная в 2002 году, может амортизироваться по нормам Постановления Правительства РФ № 1 от 01.01.02 г. (п.1 Постановления № 1). В данном Постановлении спецодежда не выделена в отдельную группу, поэтому для отнесения спецодежды к той или иной группе нужно исходить из срока полезного использования.
Для установления срока полезного использования нужно руководствоваться п.20 ПБУ 6/01, согласно определение срока полезного использования объекта основных средств производится исходя из:
- ожидаемого срока использования этого объекта в соответствии с ожидаемой производительностью или мощностью;
- ожидаемого физического износа, зависящего от режима эксплуатации (количества смен), естественных условий и влияния агрессивной среды, системы проведения ремонта;
- нормативно – правовых и других ограничений использования этого объекта.
Также основные средства, приобретенные после 1 января 2002 г. могут амортизироваться по Постановлению Совмина СССР от 22.10.90 г. № 1072. Наиболее подходящим шифром, является 70000 и годовая норма 9,1%. Но при этом следует иметь в виду, что с вступлением в силу ПБУ 6/01, как указано выше, срок полезного использования определяется исходя из принципов п.20 ПБУ 6/01, а не по Постановлению 1072. Поэтому организации следует самостоятельно установить срок полезного использования по критериям п.20 ПБУ 6/01.
Согласно письму Минфина № 16-00-14/80 от 06.03.2002 г., нормы Постановления № 1 используются только для основных средств, введенных в эксплуатацию после 1 января 2002 г., поскольку на основании п. 20 ПБУ 6/01 срок полезного использования объекта основных средств может быть пересмотрен только в случаях улучшения (повышения) его первоначально принятых нормативных показателей функционирования в результате проведенной реконструкции или модернизации. Следовательно, ввод в действие главы 25 НК РФ не может являться основанием для изменения срока полезного использования в целях бухгалтерского учета.
По отношению к основным средствам, введенным в эксплуатацию до 1 января 2002 г., необходимо использовать ранее установленные сроки полезного использования Постановлением Совмина СССР от 22.10.90 г. № 1072.
В трудовом договоре с работником необходимо указать порядок выдачи спецодежды. Выдача работнику и сдача им спецодежды и индивидуальных средств защиты должны быть записаны в личную карточку работника.
Спецодежда выдается каждому работнику персонально под роспись. Как правило, выдача спецодежды должна отражаться на лицевых счетах, заводимых на каждого сотрудника (работника). В этих лицевых счетах (карточках), книгах учета указываются фамилия, имя, отчество (ФИО), должность, дата выдачи спецодежды, срок ее использования и стоимость. При необходимости могут быть указаны и другие данные по выданной спецодежде.
Специальная одежда и обувь, а также и другие индивидуальные средства защиты считаются собственностью организации; поэтому при увольнении или переходе на другую работу работник обязан сдать выданную спецодежду. В отдельных случаях спецодежда может выдаваться для выполнения определенных видов работ на определенное время. Такая спецодежда хранится в специально отведенных местах. В иных случаях спецодежда может быть закреплена за определенными рабочими местами (например, тулупы постовые, щитки, бронежилеты, каски и т.д.) и передаваться от одной смены другой.
Варианты отчуждения спецодежды будут рассмотрены ниже.
II Налоговый учет спецодежды.
Рассмотрим последовательно основные налоговые особенности выдачи спецодежды работникам.
1. Налог на прибыль.
Прежде всего, необходимо отметить, что при исчислении налога на прибыль все расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, должны быть обоснованы (экономически оправданы), документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (ст. 252 НК РФ).
Спецодежда может удовлетворять следующим критериям:
- Спецодежда имеет стоимость менее 10000 руб. и срок службы не превышает 12 месяцев;
- Спецодежда имеет стоимость менее 10000 руб. и срок службы превышает 12 месяцев;
- Спецодежда имеет стоимость более 10000 руб. и срок службы не превышает 12 месяцев;
- Спецодежда имеет стоимость более 10000 руб. и срок службы превышает 12 месяцев.
Если стоимость спецодежды более десяти тысяч рублей и срок службы более 12 месяцев, такая спецодежда должна быть признана в составе основных средств с начислением амортизации по Постановлению Правительства № 1 от 01.01.02 г.
Если стоимость спецодежды меньше десяти тысяч рублей, а срок службы более года, то такая спецодежда не может быть отнесена к амортизируемому имуществу в отличие от бухгалтерского учета по установленному п.7 ст. 256 НК РФ стоимостному критерию. Не является амортизируемым имущество, первоначальная стоимость которого составляет до десяти тысяч рублей.
Что же касается остальных вариантов, то согласно п. 3 ст. 254 НК РФ расходы на приобретение спецодежды, относятся к материальным расходам. Также п.4 ст.255 НК РФ определено, что к расходам на оплату труда относится стоимость выдаваемых работникам бесплатно в соответствии с законодательством РФ предметов (включая форменную одежду, обмундирование), остающихся в личном постоянном пользовании. Учитывая данное разделение, следует различать следующее. Если спецодежда выдается работнику по законодательству РФ и остается в его личном постоянном пользовании, то данные расходы необходимо учитывать по статье «Расходы на оплату труда», в противном случае – по статье «Материальные расходы».
Мнение МНС РФ по пп.3 ст.254 НК РФ состоит в том, что затраты на приобретение спецодежды, спецобуви и защитных приспособлений учитываются в составе «Материальных расходов» только в том случае, если обязательное применение спецодежды, спецобуви и защитных приспособлений работниками конкретной профессии предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Согласно статье 221 ГК РФ, п.2 ст.14 Федерального закона от 17.07.99 № 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации» работодатель обязан обеспечить приобретение за счет собственных средств и выдачу специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, в соответствии с установленными нормами работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда.
Поскольку указанные расходы должны быть экономически оправданы, то они, по мнению МНС РФ, должны быть произведены в соответствии с Правилами обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденными постановлением Минтруда России от 18.12.98 № 51. Типовые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики утверждены постановлением Минтруда России от 30.12.1997 № 69.
Необходимо обратить внимание на то, что, по мнению МНС РФ, расходы на приобретение специальной одежды и обуви уменьшают налогооблагаемую прибыль только в том случае, если специальная одежда выдается тем категориям рабочих и служащих, кому она положена в соответствии с перечнями, утвержденными Минтруда России.
До вступления в силу главы 25 НК РФ для частных охранных предприятий, имеющих лицензию МВД России, в Письме ГНИ по г. Москве от 24.11.1998 N 11-13/35186 со ссылкой на письма Госналогслужбы России была подтверждена правомочность отнесения стоимости форменной одежды на себестоимость охранных услуг. Минфин России в Письме от 15.06.2000 N 04-04-06 признал правомочность включения данных затрат в себестоимость, а в Письме от 09.08.1999 N 04-02-04/1 со ссылкой на отсутствие законодательной нормы по обеспечению сотрудников частных структур форменной одеждой дал ответ, что данные затраты не должны уменьшать налогооблагаемую прибыль.
Пунктом 7 Правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденными Постановлением Минтруда России от 18.12.98 г. № 51 установлено, что в тех случаях, когда средства индивидуальной защиты не указаны в Типовых отраслевых нормах, они могут быть выданы работодателем работникам на основании аттестации рабочих мест в зависимости от характера выполняемых работ со сроком использования – до износа или как дежурные и могут включаться в коллективные договора и соглашения. Порядок аттестации рабочих мест регламентируется Постановлением Минтруда РФ № 12 от 14.03.97 «О проведении аттестации рабочих мест по условиям труда».
Поэтому, используя данный пункт и проведя аттестацию, у организации возникает обязанность обеспечить работников спецодеждой в целях создания нормальных условий труда и соблюдения техники безопасности в соответствии со ст. 212 Трудового кодекса РФ. Организация должна разработать собственные нормы при их отсутствии в действующих законодательных актах и ввести их в действие внутренними распорядительными документами.
После оформления вышеперечисленных документов организация может уменьшить налогооблагаемую прибыль на величину затрат на спецодежду (в пределах установленных норм). В этом случае требованеия МНС РФ будут выполнены и в налоговом учете организация отнесет эти расходы к прочим расходам (пп.7 п.1 ст.264 НК РФ).
К аналогичному мнению можно прийти, используя трактовку экономически оправданных расходов МНС РФ, изложенную в Методических рекомендациях. Под экономически оправданными затратами МНС РФ понимает затраты (расходы), обусловленные целями получения доходов, удовлетворяющие принципу рациональности и обусловленные обычаями делового оборота. Согласно ст. 5 ГК РФ, под обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе. Необходимость бесплатной спецодежды в охранной деятельности очевидна ввиду высокого риска ее порчи. Для того, чтобы организация имела право уменьшить налогооблагаемую прибыль на величину расходов по спецодежде, ее обязанностью является подтверждение экономической обоснованности, используя рассмотренные выше доводы.
2. Налог на имущество.
Необходимо отметить, что организации, отнесшие имущество стоимостью до 2000 руб. к основным средствам и установившие в учетной политике общий порядок их учета с начислением амортизации, применяют порядок учета этого имущества и для целей налогообложения. В соответствии с Законом РФ от 13.12.1991 N 2030-1 «О налоге на имущество предприятий» указанным налогом облагаются основные средства, нематериальные активы, запасы и затраты, находящиеся на балансе плательщика. По остаточной стоимости учитываются основные средства, нематериальные активы, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы.
Для целей налогообложения определяется среднегодовая стоимость имущества предприятия.
Таким образом, налоговая база по налогу на имущество предприятий формируется на основании данных бухгалтерского учета. Данное мнение подтверждается Письмом Минфина РФ от 15.02.02 №04-05-11/5. Также в нем сообщается, что в настоящее время рассматривается вопрос об увеличении списания на затраты на производство объектов основных средств стоимостью до 10 000 руб. за единицу по мере отпуска их в производство или эксплуатацию путем внесения соответствующих изменений в Положение по бухгалтерскому учету основных средств.
3. Единый социальный налог.
По вопросу налогообложения единым социальным налогом спецодежды МНС РФ в своем Письме от 05.06.01 № 07-4-04/968-П464 разъяснило следующее.
В соответствии с пп.2 п.1 ст.238 НК РФ не подлежат обложению единым социальным налогом (взносом) все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением работником трудовых обязанностей, а также возмещением других расходов, включая расходы на повышение профессионального уровня работников.
Таким образом, стоимость спецодежды и других средств индивидуальной защиты, выдаваемых работникам в пределах установленных норм, не подлежат обложению единым социальным налогом (взносом) в общеустановленном порядке.
Поскольку, как было рассмотрено выше, предприятие может аттестовать рабочие места с целью обеспечения нормальных условий труда, разработать собственные нормы, выданная предприятием своим работникам спецодежда по нормам не будет подлежать обложению единым социальным налогом.
В случае выдачи предприятием спецодежды в счет оплаты труда начисление единого социального налога становится обязательным. Но следует иметь в виду п.3 ст. 236 НК РФ, согласно которому выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения, если у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде. Таким образом, при наличии у предприятия собственных средств и учитывая разницу в ставках по ЕСН без регрессивной шкалы 35.6 %, по налогу на прибыль -24%, целесообразнее направлять собственные средства на оплату труда в виде выдачи спецодежды и тем самым снижать налоговое бремя организации.
4. Налог на доходы с физических лиц.
В соответствии со ст.210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы, полученные налогоплательщиком как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло.
Но если спецодежда является собственностью организации, т.е. подлежит возврату при увольнении работника, ее стоимость также не подлежит обложению налогом на доходы физических лиц.
Если спецодежда переходит в собственность работника (выдана в виде зарплаты) с этой части зарплаты необходимо удержать налог на доходы.
III Передача одежды работнику при увольнении. Особенности бухгалтерского и налогового учета.
1. Предприятие имеет право безвозмездно передать работнику закрепленную за ним спецодежду по договору дарения.
По договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или перед третьим лицом (п.1 ст. 572 ГК РФ).
В соответствии с п.2 ст. 574 ГК РФ договор дарения движимого имущества должен быть совершен в письменной форме в случае, когда дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает пять установленных законом минимальных размеров оплаты труда. В этом случае договор дарения, совершенный устно, ничтожен.
Как уже было сказано, спецодежда принадлежит предприятию на праве собственности. В случае передачи спецодежды право собственности переходит к работнику.
На основании пп.1 п.1 ст.146 НК РФ в целях исчисления НДС передача права собственности на товары (работы, услуги) на безвозмездной основе признается реализацией товаров (работ, услуг). При реализации на безвозмездной основе товаров (работ, услуг) налоговая база определяется согласно п.2 ст.154 НК РФ как стоимость указанных товаров (работ, услуг), исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному ст.40 НК РФ, без включения в них НДС.
Рассмотрим несколько практических примеров.
2. Работник может купить закрепленную за ним спецодежду, заключив с предприятием договор купли-продажи
Заметим, что рассмотренные операции по передаче спецодежды работнику при его увольнении не ведут к появлению налогооблагаемой базы по налогу на пользователей а/дорог, так как объектом налогообложения по налогу на пользователей а/дорог является выручка, полученная от реализации продукции (работ, услуг), и сумма разницы между продажной и покупной ценами товаров, реализованных в результате заготовительной, снабженческо-сбытовой и торговой деятельности (п. 25 Инструкции МНС РФ № 59 «О порядке исчисления и уплаты налогов, поступающих в дорожные фонды»).