Учитываем отпускные, не создавая резерва

Российский бухучет

Автор:
Источник: журнал «Московский бухгалтер»- №5, 2003
Опубликовано: 16 сентября 2005

Расходы на оплату отпусков включаются в фонд заработной платы. Учитывают эти суммы двумя способами – с применением или без применения резерва на предстоящую оплату отпусков. Эта статья посвящена учету отпускных без создания резерва.

Бухгалтерский учет

Суммы отпускных, начисленных работникам предприятия, относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99)).

Многие бухгалтеры включают в расходы сразу всю сумму начисленных отпускных. И заранее платят с нее налоги, хотя работник идет в отпуск только в следующем месяце. Это невыгодно для фирмы. В расходы текущего месяца включают только отпускные, относящиеся к этому месяцу. Если отпускные начисляются за текущий месяц, то это отражают такой проводкой:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…)
Кредит 70

Если отпускные начисляются за тот месяц, который еще не наступил, то их учитывают на счете 97 «Расходы будущих периодов» и относят на счета учета затрат в последующих месяцах:

Дебет 97 Кредит 70 (68 «Расчеты по ЕСН», 69-1, 69-3).

Удерживать же НДФЛ и перечислять его в бюджет необходимо в момент выплаты денег работнику. Если отпуск полностью приходится на один месяц, то также используется счет 97. Ведь отпускные и ЕСН рассчитываются в текущем месяце, а на затраты будут отнесены в следующем, когда отпуск будет предоставлен работнику.

При наступлении того месяца, за который начислены отпускные, их сумма, а также ЕСН и взносы на страхование от несчастных случаев включаются в состав расходов:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…)
Кредит 97.

Пример 1

Менеджеру ООО «Свет» Морозову Н.Н. предоставляется очередной ежегодный отпуск – 28 календарных дней: с 12 мая по 8 июня (20 дней в мае и 8 дней в июне). Расчетный период (март, апрель, май) сотрудник отработал полностью. Заработная плата Морозова Н.Н. составила:

l в марте – 9800 руб.,
l в апреле – 10 200 руб.,
l в мае – 8500 руб.

Среднедневной заработок Морозова Н.Н. составит 320,95 руб. ((9800 руб. + 10 200 руб. + 8500 руб.) : 3 мес. : 29,6 (суммарное количество календарных дней, определенных для полностью отработанных месяцев)).

Сумма отпускных – 8986,60 руб. (28 кал. дн. x 320,95 руб.), из них за май – 6419 руб. (20 кал. дн. x 320,95 руб.), а за июнь – 2567,60 руб. (8 кал. дн. x x 320,95 руб.).

Бухгалтер рассчитал отпускные в мае. В этом же месяце Морозов получил деньги.

Допустим, что ООО «Свет» уплачивает взносы на страхование от несчастных случаев по ставке 3 процента, а ЕСН – по ставке 35,6 процента. Морозов Н.Н. не имеет права на вычеты по НДФЛ.

В мае бухгалтер фирмы сделает в учете такие записи:
Дебет 20 Кредит 70
 – 6419 руб. – начислены отпускные за май;
Дебет 70 Кредит 68
 – 834,47 руб. (6419 руб. x 13%) – начислен НДФЛ с суммы отпускных за май;
Дебет 20 Кредит 69-1
 – 192,57 руб. (6419 руб. x 3%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев;
Дебет 20 Кредит 68 субсчет «Расчеты по ЕСН» (69-1, 69-3)
 – 2285,16 руб. (6419 руб. x 35,6%) – начислен ЕСН;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по ЕСН» Кредит 69-2 – 898,66 руб. (6419 руб. x 14%) – зачтены взносы на обязательное пенсионное страхование в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет;
Дебет 97 Кредит 70
 – 2567,60 руб. – начислены отпускные Морозову Н.Н. за июнь;
Дебет 70 Кредит 68
 – 333,79 руб. (2567,60 руб. x 13%) – начислен НДФЛ с суммы отпускных за июнь;
Дебет 97 Кредит 69-1
 – 77,03 руб. (2567,60 руб. x 3%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев;
Дебет 97 Кредит 68 субсчет «Расчеты по ЕСН» (69-1, 69-3)
 – 914,07 руб. (2567,60 руб. x 35,6%) – начислен ЕСН;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по ЕСН» Кредит 69-2
 – 359,46 руб. (2567,60 руб. x 14%) – зачтены взносы на обязательное пенсионное страхование в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет;
Дебет 70 Кредит 50
 – 7818,34 руб. (6419 – 834,47 + 2567,60 – – 333,79) – выплачены отпускные Морозову Н.Н.;
Дебет 68 Кредит 51
 – 1168,26 руб. (834,47 + 333,79) – перечислен в бюджет НДФЛ с сумм отпускных.

В июне бухгалтер запишет в учете:
Дебет 20 Кредит 97
 – 2567,60 руб. – отпускные за июнь включены в фонд оплаты труда;
Дебет 20 Кредит 97
 – 991,10 руб. (77,03 + 914,07) – включены взносы на страхование от несчастных случаев и ЕСН в расходы по обычным видам деятельности;
Дебет 69-1 Кредит 51
 – 192,57 руб. – перечислены взносы на страхование от несчастных случаев;
Дебет 68 Кредит 51
 – 2285,16 руб. – перечислен ЕСН.
В июле в учете сделают такие записи:
Дебет 69-1 Кредит 51
 – 77,03 руб. – перечислены взносы на страхование от несчастных случаев;
Дебет 68 Кредит 51
 – 914,07 руб. – перечислен ЕСН.

Налоговый учет

Отпускные уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (п. 7 ст. 255 НК РФ).

Если предприятие ведет учет по методу начисления, то расходы признаются в том отчетном периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств.

Для целей налогообложения суммы отпускных следует учитывать в том месяце, в котором работнику предоставлен отпуск. Если отпуск попадает на разные месяцы, то отпускные будут включаться в расходы этих месяцев в той доле, которая на них приходится.

Пример 2 Воспользуемся условиями примера 1. Допустим, что ООО «Свет» использует метод начисления. Для целей бухгалтерского учета отпускные рассчитаны и выплачены Морозову Н.Н. в мае. Отпуск работнику предоставлен в мае (20 дней) и июне (8 дней).
Следовательно, в расходы для целей налогообложения прибыли суммы отпускных нужно включить:
l в мае – 6419 руб.;
l в июне – 2567,60 руб.
Если же фирма ведет учет по кассовому методу, суммы отпускных включаются в расходы в момент выплаты денег работнику.
Пример 3
Воспользуемся условиями примера 1. Допустим, что ООО «Свет» работает по кассовому методу. Для целей бухгалтерского учета отпускные рассчитаны и выплачены Морозову Н.Н. в мае. Отпускные Морозову Н.Н. выплачены в мае. Следовательно, для целей налогообложения прибыли суммы отпускных должны быть включены в состав расходов в мае.
Предположим, что сотрудник получил отпускные только в июне. В этом случае в затраты суммы отпускных должны быть включены в июне.
Личный опыт
Рената Сиротина, главный бухгалтер магазина:
 – Коллектив у нас небольшой. Как правило, только один человек уходит в отпуск в текущем месяце. Поэтому в нашем случае нет смысла создавать резерв на оплату отпусков. Ведь на одного человека мы всегда можем найти деньги на отпускные. Марина Орлова, бухгалтер салона «Оптика»:
 – Резерв мы не создаем. Но я суммы отпускных на счете 97 никогда раньше не учитывала. Считаю, что это моя ошибка. Я и суммы, включаемые в расходы, завышала таким образом, да и налоги платила раньше, чем можно было бы.

Автор: