Управление качеством в складской деятельности

Управление качеством

Автор:
Источник: Просто Качество
Опубликовано: 30 августа 2010

Основной целью управления качеством в складской деятельности является предотвращение путаницы и ошибок. Наиболее распространенные проблемы качества на складах это

  • приемка негодной продукции сырья в качестве годной
  • отгрузка негодной продукции потребителям и производству
  • использование сырья и продукции с просроченным сроком годности
  • отгрузка потребителям и производству ошибочных типов и партий продукции и сырья
  • нарушение условий и сроков хранения и т.д.

На большинстве складов существуют следующие этапы деятельности:

  1. Приемка материалов (продукции, сырья, комплектующих)
  2. Проверка качества материалов (отбор проб, идентификация)
  3. Хранение
  4. Отгрузка потребителям или производству
  5. Возврат материалов от потребителя и с производства

Несмотря на кажущуюся простоту деятельности, складские ошибки весьма распространены. Причина этому – очень большой поток материалов (товаров), проходящий ежедневно через склад. Ограниченное количество складских работников должно быстро обработать (принять, проверить, отгрузить, передвинуть) сотни единиц хранения (поддонов, упаковок, деталей и т.п.). теория вероятности работает против нас. Даже очень внимательный кладовщик раз в квартал обязательно ошибется, а если таких кладовщиков десятки?

Несмотря на всю сложность задачи, можно уменьшить и почти исключить вероятность ошибки, используя следующие инструменты:

Единица хранения и место хранения

Первые ключевые понятия для любой складской деятельности – единица хранения и место хранения. Основная задача любого склада – знать, где хранится продукция и быстро её найти для отгрузки при необходимости.

Единицей хранения может быть отдельная упаковка или поддон с несколькими упаковками. Это может быть мешок весом в 25 кг или весом в тонну. Для склада это что-то, что обладает некими свойствами и подвергается транспортировке.

Единица хранения обычно находится в статусе (годен, не годен, в карантине).

Место хранения – это ячейка, ящик, выделенный бак или танк и т.п. Для склада это что-то, что обладает постоянным адресом и физическими границами.

Обратите внимание – цистерна с жидкостью, которую я двигаю с места на место, и содержание которой не меняется, является единицей хранения. Она в складском учете обозначается как «Метиловый спирт, 20 тонн, место хранения склад жидкостей, статус годен».

Та же цистерна, поставленная на прикол и получившая обозначение «склад-цистерна», становится местом хранения, в котором содержимое может меняться время от времени. Соответственно и запись будет другая – «метиловый спирт, 20 тонн партия №265, статус годен, место хранения склад-цистерна».

Подведем итог – единица хранения хранится в месте хранения. Единица хранения перемещается из одного места хранения в другое. И наоборот – место хранения содержит единицу хранения.

Я так долго и занудно объяснял эти факты, чтобы пояснить следующие важные понятия в складской деятельности:

Статусы

Еще одним ключевым понятием для любой складской деятельности является понятие статуса. Статус позволяет нам визуально и виртуально (в базе данных, системе учета) обозначить свойства продукции для всех потенциальных пользователей и отделить места хранения для товаров, обладающих разными статусами.

Статус «карантин»

Принятая на склад и еще не проверенная (не допущенная к использованию / отгрузке) партия продукции (сырья) сразу получает статус «карантин». Этот статус обозначается обычно желтой этикеткой на каждой упаковке и отметкой о статусе принятой партии в журнале учета (в бумажном документе или компьютерной базе данных). Для любого работника предприятия статус карантин означает – «нельзя использовать». Для любого работника склада этот статус означает – «нельзя отгружать потребителю / производству». Не будем забывать, что этот статус существует и на упаковке и в системе учета. Таким образом, мы получаем двойной контроль:

  • менеджер не даст приказ на отгрузку, видя в документации статус карантин
  • кладовщик не отгрузит продукцию с желтыми этикетками, даже имея приказ на отгрузку (он обратится к начальнику с вопросом, почему отгружается непроверенная продукция).

Для снижения вероятности ошибок вся продукция в статусе «карантин» хранится в карантине в отдельно выделенном месте или складе. Таким образом, физическое разделение позволяет избежать ошибочной отгрузки.

Статус «годен»

Продукция, прошедшая контроль ОТК, обозначается статусом «годен». Обычно для визуального обозначения используются этикетки зеленого цвета, наклеиваемые на каждую единицу упаковки. Статус «годен» означает зеленый свет для отгрузки продукции, это тот статус, в котором продукция может быть использована для производства и отгрузки потребителям. В некоторых компьютерных системах по определению нельзя отгружать со складов продукцию, не имеющую статуса «годен».

Статус «не годен»

Продукция, не соответствующая требованиям к использованию, получает статус «не годен». Обычно каждая упаковка такой продукции обозначается красной этикеткой. Как и в случае с продукцией в статусе «карантин», данный цвет и статус говорят работникам предприятия – не трогать!

Обратите внимание на разницу между статусами «карантин» и «не годен». В первом случае речь идет о товаре, свойства которого еще не установлены, то есть он еще не годен! Во втором случае речь идет о товаре, который уже не годен. Требования к хранению и допуску в производство продукции уже не годной намного жестче, чем еще не проверенной и не имеющей статуса.

Намного проще принять в производство непроверенное сырье (нам надо просто показать документально, что оно было проверенно позже, и соответствует требованиям), чем объяснять, как мы гарантируем качество готовой продукции, для производства которой мы использовали заведомо бракованное сырье.

Разумеется, организации могут устанавливать дополнительные статусы, например «экспериментальный», для сырья и продукции в процессах производства экспериментальной продукции (требования к таким материалам другие, чем к обычным материалам). Но основными для всех складских подразделений являются статусы «годен», «не годен» и «карантин».

Единицы учета

Как я уже отмечал ранее, единица хранения это упаковка. Более крупной единицей учета обычно является партия (серия). Партия состоит из упаковок / деталей / баулов и т.п., обладающими одинаковыми свойствами. На практике практически невозможно проверить качество всех упаковок / деталей в партии, поэтому партии проверяются выборочно (частично).

Все упаковки партии изначально получают единый статус. Менеджер во время отгрузки партии знает, что каждая упаковка партии, получившей статус «годен», так же обладает статусом «годен» и может быть отгружена.

На практике случается, что часть партии не соответствует требованиям или теряет статус «годен». Тогда необходимо отделить эту часть от годного материала как визуально (наклейки красного цвета, перемещение в место хранения бракованной продукции) так и в системе учета (деление на дочерние партии, смена номера забракованной части партии на другой номер).

Срок годности

Любая продукция / товар обладают определенными свойствами. Свойства гарантируются производителем продукции. Однако с течением времени свойства изменяются, поэтому обычно производитель гарантирует их соответствие только в течение определенного времени. Мы можем грубо поделить сроки годности на две категории

  • дата, после которой продукт подлежит утилизации
  • дата, после которой необходимо повторно проверить продукт и установить новый срок годности

Неудивительно, что срок годности тесно связан со статусом продукции. Продукция, срок годности которой завершился, автоматически переводится в статус «не годен» или «карантин», в зависимости от возможности новой проверки.

Идентификация

Идентификация материала / детали – это минимальный набор сведений, который позволяет использовать его / её в работе предприятия. Обычно этот минимальный набор состоит из:

  • название / артикул материала / детали
  • номер партии
  • номер упаковки / детали
  • статус
  • срок годности

В зависимости от потребностей предприятия сюда могут добавляться название производителя, штамп ОТК и т.п. Как и в случае со статусом, снова речь идет об двойной идентификации – визуальной (этикетка) и в системе учета.

Прослеживаемость

Для установления причин брака, претензий и ошибок, для своевременной изоляции проблемных партий товара или своевременной разбраковки необходимо обеспечить полную прослеживаемость движения и хранения единиц продукции. То есть мы должны быть в состоянии взять любую упаковку / деталь продукции, отгруженную со склада, и быстро получить информацию о том, – когда она была отгружена складом (дата поставки, кто отгрузил, кто проверял правильность отгрузки)? – Где она хранилась? В каких условиях хранения? – Её перемещения на складе? – Когда она была принята на склад? – Кто поставщик? – Качество поставки? Понятно, что в большинстве случаев невозможно отследить индивидуальную упаковку или деталь. Мы обычно дело имеем дело с данными о группе товара (партия, часть партии, несколько упаковок, поддон и т.п.). Тем не менее этого достаточно для решения большинства проблем качества, которые могут возникнуть на складе.

Условия хранения

Еще одно важное понятие, тесно привязанное к статусу. Производитель каждого вида продукции обычно устанавливает, в каких условиях (температура, влажность, прямой солнечный свет) она должна храниться, чтобы гарантированно сохранять свои свойства до окончания срока годности. Одной из задач управления качеством в складской деятельности является предотвращение нарушений условий хранения и контроль условий хранения. Для этого обычно ведется мониторинг (отслеживание) условий хранения, то есть регистрация температуры и влажности.

Точки контроля качества на складах

Сама по себе информация о товаре и на товаре, находящемся на складе, не имеет никакой ценности без её проверки сотрудниками предприятия. Только за счет проверки данных на различных этапах складской обработки мы можем гарантировать отсутствие ошибок. Описываемые ниже действия могут выполняться как работниками склада, так работниками склада совместно со службой качества. Главное, в выполнении самих операций.

Приемка товаров на склад (контрольная точка)

Товары принимаются на склад по партиям. Каждая партия прибывает с сопровождающим документом качества (паспорт качества). Данный документ выдается производителем товара и гарантирует нам определенные свойства. Уполномоченный сотрудник склада или ОТК проверяет каждую упаковку и сверяет её целостность и правильность. То есть, если мы должны получить по накладным, скажем, активированный уголь фирмы «Василий Пупкин», имеющий артикул №45 и номер партии 12, то название производителя, название материала, его артикул и номер партии должны присутствовать на

  • каждой упаковке
  • в паспорте качества.

Далее ОТК отбирает пробы принятого товара и

  • проверяет его наличие в перечне входного контроля ОТК (который разрешает использовать на производстве и принимать на склад заранее установленный вид активированного угля определенного производителя и артикула)
  • сверяет соответствие свойств угля с требованиями установленными спецификацией входного контроля для угля
  • сверяет соответствие свойств пробы угля свойствам, заявленным производителем угля.

Принятая на склад партия тем временем находится в статусе «карантин». Она отмечена специальным образом в базе учета товаров на складах и визуально (желтые этикетки на каждой упаковке или, в худшем варианте, на каждом поддоне).

После проверки ОТК, в случае отсутствия проблем, партия переводится в статус «годен». Теперь материал доступен к использованию.

Передача материала производству или на отгрузку потребителю (контрольная точка) осуществляется путем контроля в момент передачи

  • проверяется название материала и номер партии
  • проверяется статус материала в системе учета
  • визуальное обозначение статуса на каждой упаковке
  • срок годности
  • целостность упаковки.

Обратите внимание, что проверять все эти данные должна как передающая, так и принимающая сторона. Таким образом, мы имеем двойной контроль и минимизируем возможность ошибок.

Возврат неиспользованных товаров на склад от потребителя или с производства (контрольная точка) часто увеличивает вероятность проблем. Возможно, неиспользованный материал был загрязнен или ошибочно промаркирован у потребителя или на производстве. Поэтому, даже несмотря на тот факт, что материал отгружался со склада в статусе «годен» и что еще не прошел срок годности, он автоматически переходит в статус «карантин» и проходит повторную проверку со стороны ОТК.

Люди в большинстве своем хорошо воспринимают визуальную информацию. Цветные ярлыки на поддонах большого размера, большие цветные этикетки на упаковках, Зоны складского хранения, обозначенные цветными полосами и вывесками. Все это способствует вниманию и контролю.

Обучение и инструктаж сотрудников склада, жесткое соблюдение правил контроля качества на складах является залогом успеха в складской деятельности.

Пренебрежение правилами, срочная отгрузка без проверки товара, срочная приемка «с колес» с нарушением правил контроля, без проверки идентификации приводит к ошибкам. Проблемная продукция проскакивает контрольную точку и может попасть к потребителю или в производство, причиняя брак и претензии.

Автор:

Теги: управление  качество  складская деятельность