Управление денежными поступлениями на основе 1C: Предприятие

Software

Автор:
Источник: Финансовый Директор ISSN 1680 – 1148
Опубликовано: 13 декабря 2006

На небольшом полиграфическом предприятии, производящем упаковку из гофро и картона, сложилась ситуация, когда сроки поступления денежных средств от клиентов в лучшем случае знали только менеджеры. На основании этих данных отделом сбыта формировался план поступления денег, выполнение которого ими же и контролировался. Такая схема работы не обеспечивала объективный контроль поступления денежных средств, и часто желаемое выдавалось за действительное. Классический бухгалтерский учет на тот момент не мог обеспечить решение задач планирования поступления денежных средств, хотя большинство исходных данных для этого в установленном программном обеспечении 1С: Предприятие 7.7 имелись. Положительным моментом также была практика оформления всех взаимоотношений с клиентами соответствующими договорами с указанием условий и сроков оплаты.

Как было сказано, классический бухгалтерский учет не решает задачу определения управленческой дебиторской задолженности (т. е. задолженности с учетом корректировки на договорные обязательства). Различия между бухгалтерской и управленческой дебиторской задолженностью при условиях оплаты клиентом 50% суммы в течение трех дней после выписки счета и семи дней после получения продукции показаны в табл. 1.

Дата Событие Сумма Дебиторская задолженность согласно бухгалтерскому учету Дебиторская задолженность согласно управленческому учету
03.08.2006 Выписан счет 10 000,00
09.08.2006 Срок оплаты 50% суммы счета согласно Договору 5 000,00
10.08.2006 Получены деньги 5 000,00 -5 000,00 0,00
11.08.2006 -5 000,00
14.08.2006 -5 000,00
15.08.2006 -5 000,00
16.08.2006 -5 000,00
17.08.2006 Отгружена продукция 10 000,00 5 000,00
18.08.2006 5 000,00
21.08.2006 5 000,00
22.08.2006 5 000,00
23.08.2006 5 000,00
24.08.2006 5 000,00
25.08.2006 5 000,00
28.08.2006 Срок оплаты оставшейся 50% суммы согласно Договору 5 000,00 5 000,00
29.08.2006 5 000,00 5 000,00
30.08.2006 Получены деньги 5 000,00 0,00 0,00
31.08.2006

Таким образом, при длительных периодах отсрочки и неравномерности получения заказов, что характерно для малых и средних предприятий упаковочной отрасли, классический бухгалтерский учет не может дать информацию о реальной дебиторской задолженности. Имеющиеся средства в 1С для организации такого учета требовали пересмотра организации работы отдела сбыта, бухгалтерии, при этом не гарантировали отсутствие ошибок в их работе, и соответственно, объективность работы системы в целом. Исходя из этого, были определены следующие принципы построения системы:
  • максимально использовать данные установленной на предприятии программы 1С;
  • обеспечить минимальную трудоемкость в обслуживании системы;
  • обеспечить оперативность получения информации для принятия решений;
  • при расчетах основываться исключительно на юридически обоснованных условиях, исключить человеческий фактор.
Ожидаемым результатом должны были стать следующие управленческие документы:
  • план-график и отчет поступления денежных средств по клиентам;
  • план-график платежей клиента с указанием документов-оснований;
  • отчет об управленческой дебиторской задолженности.

На основании принципов был принят следующий порядок разработки и внедрения системы:
1. Классифицировать все договоры, заключенные с клиентами, на предмет условий оплаты; все взаимоотношения осуществлять только на основании договоров и допол нительных соглашений-спецификаций к ним;
2. Дополнить 1С справочником договорных обязательств, позволяющим описать все возможные условия договоров; внести данные по договорам;
3. На основании данных как стандартных документов 1С, так и условий договоров, разработать отчеты и алгоритмы их формирования;
4. Ввести в эксплуатацию систему, обучить персонал, выработать стратегию работы с нарушителями.

Стандартизация договорных обязательств клиентов На этапе классификации договорных обязательств все возможные варианты оплаты клиентов за поставленную продукцию, товары, оказанные услуги удалось формализовать в форме, приведенной в табл. 2.

Параметр Примечание
1 Номер договора и доп. соглашение к нему Идентификация договорных обязательств
2 Документ-основание оплаты или период оплаты Счет, Расходная накладная, Оказание Услуг; Смена месяца, Смена квартала
3 Срок оплаты (количество дней) Может быть как положительное, так и отрицательное число; отрицательное число — предоплата относительно даты создания документа-основания
4 Объем оплаты К сумме, указанной в документе-основании, %

Хотя Смена месяца и Смена квартала не являются документами 1С, в алгоритме формирования управленческой задолженности эти события обрабатываются, и суммы плановых платежей формируются исходя из сумм операций за период.

Новому документу было дано название Условия Оплаты. Для стыковки Условий Оплаты к Договору новый документ имеет в заголовке привязку к договору, а в табличной части — перечень документов-оснований, сроков оплаты относительно оснований и объем оплаты относительно суммы документов-оснований. Пример таких условий приведен в табл. 3.

Условия в договоре Отражение условий в стандартизированном виде
Документ Срок оплаты Объем оплаты, %
1 Заказчик обязуется оплатить В ПОЛНОМ объеме услуги в течение 3 банковских дней после выставления счета Счёт 3 100
2 Заказчик обязуется оплатить в полном объеме за отгруженную продукцию в течение 15 банковских дней после получения продукции Расходная накладная 15 100
3 Заказчик обязуется плтить 50% в течении 3 банковских дней после выставления счёта и 50% после получения продукции в течении 15 банковских дней Счёт. Расходная накладная 3
15
50
50
4 Заказчик обязуется оплатить 30% в течение 3 банковских дней после выставления счета и 70% за 5 банковских дней до получения продукции после получения уведомления о ее готовности Счёт расходная накладная 3
-5
30
70
5 Заказчик обязуется оплатить за один день до завершения квартала сумму задолжености за всю продукцию, полученную в течении квартала Смена квартала -1 100

При алгоритмической интерпретации описанных условий было сделано следующее исключение: плановые платежи, имеющие отрицательные сроки от даты возникновения документа при отсутствии документа-основания в системе, рассчитывались от даты выполнения заказа.

Как правило, основные клиенты имеют отсрочку платежа; данные условия рассчитываются без всяких исключений, что обеспечивает корректность расчетов. Первым специализированным отчетом, использующим новые возможности системы, стал «График поступления денежных средств» (табл. 4.).



Одним из неоспоримых преимуществ в формировании отчетов в 1 С: Предприятие 7.7 является возможность динамически изменять количество столбцов в отчете и масштабировать его вывод на печатный лист аналогично масштабированию в MS Excel. Это позволило создать отчет, отражающий плановое и фактическое поступление денежных средств за период любой продолжительности.



Задействованная информация для формирования отчета приведена на рисунке. Данный отчет используется для оценки поступлений денежных средств за месяц и контроля выполнения клиентами обязательств, а алгоритм его построения — базой для построения отчетов, приведенных в таблицах 5 и 6.

Первый используется как напоминание клиентам о наступлении срока оплаты (формируется на неделю вперед и рассылается менеджерами). Это позволяет увязать финансовые планы клиента с финансовыми планами предприятия (если клиент поддерживает финансовую дисциплину и оплачивает в срок обязательства).

Отчет по форме, приведенной в табл. 6, позволяет оценить состояние расчетов с учетом отсрочек платежа, т. е. реальное состояние выполнения договорных обязательств по оплатам. Аналогичный по форме, но различный по содержанию отчет о бухгалтерской дебиторской задолженности позволяет оценивать распределение фактического объема предоставленных отсрочек по всем клиентам (табл. 7).

Таким образом, формализовав договорные обязательства, удалось получить достаточно мощный и удобный инструмент планирования, контроля и управления поступлением денежных средств. Общее выполнение плана поступления денежных средств в течение месяца было доведено до ±8%, а отклонения по неплательщикам ставились на персональный учет и контролировались. Для поддержания данного инструмента при подписании договора вносится информация о сроках платежа, а вся прочая информация выбирается алгоритмически из системы и представляется в формах, обеспечивающих принятие управленческих решений. При этом на всех участках обеспечивается единое информационное поле принятия решения, что делает действия всех пользователей, от менеджера до директора, обоснованными и логически понятными для всех.

После организации системы планирования и контроля над поступлением денежных средств, принципы, заложенные в данную систему, были реализуемы и для организации системы планирования и контроля над расходованием денежных средств. Эти два процесса обеспечили оперативное управление денежными средствами предприятия.

Автор: