Управление денежными поступлениями на основе 1C: Предприятие

На небольшом полиграфическом предприятии, производящем упаковку из гофро и картона, сложилась ситуация, когда сроки поступления денежных средств от клиентов в лучшем случае знали только менеджеры. На основании этих данных отделом сбыта формировался план поступления денег, выполнение которого ими же и контролировался. Такая схема работы не обеспечивала объективный контроль поступления денежных средств, и часто желаемое выдавалось за действительное. Классический бухгалтерский учет на тот момент не мог обеспечить решение задач планирования поступления денежных средств, хотя большинство исходных данных для этого в установленном программном обеспечении 1С: Предприятие 7.7 имелись. Положительным моментом также была практика оформления всех взаимоотношений с клиентами соответствующими договорами с указанием условий и сроков оплаты.

Как было сказано, классический бухгалтерский учет не решает задачу определения управленческой дебиторской задолженности (т. е. задолженности с учетом корректировки на договорные обязательства). Различия между бухгалтерской и управленческой дебиторской задолженностью при условиях оплаты клиентом 50% суммы в течение трех дней после выписки счета и семи дней после получения продукции показаны в табл. 1.

Таким образом, при длительных периодах отсрочки и неравномерности получения заказов, что характерно для малых и средних предприятий упаковочной отрасли, классический бухгалтерский учет не может дать информацию о реальной дебиторской задолженности. Имеющиеся средства в 1С для организации такого учета требовали пересмотра организации работы отдела сбыта, бухгалтерии, при этом не гарантировали отсутствие ошибок в их работе, и соответственно, объективность работы системы в целом. Исходя из этого, были определены следующие принципы построения системы:

• максимально использовать данные установленной на предприятии программы 1С;
• обеспечить минимальную трудоемкость в обслуживании системы;
• обеспечить оперативность получения информации для принятия решений;
• при расчетах основываться исключительно на юридически обоснованных условиях, исключить человеческий фактор.

Ожидаемым результатом должны были стать следующие управленческие документы:

• план-график и отчет поступления денежных средств по клиентам;
• план-график платежей клиента с указанием документов-оснований;
• отчет об управленческой дебиторской задолженности.

На основании принципов был принят следующий порядок разработки и внедрения системы:
1. Классифицировать все договоры, заключенные с клиентами, на предмет условий оплаты; все взаимоотношения осуществлять только на основании договоров и допол нительных соглашений-спецификаций к ним;
2. Дополнить 1С справочником договорных обязательств, позволяющим описать все возможные условия договоров; внести данные по договорам;
3. На основании данных как стандартных документов 1С, так и условий договоров, разработать отчеты и алгоритмы их формирования;
4. Ввести в эксплуатацию систему, обучить персонал, выработать стратегию работы с нарушителями.

Стандартизация договорных обязательств клиентов На этапе классификации договорных обязательств все возможные варианты оплаты клиентов за поставленную продукцию, товары, оказанные услуги удалось формализовать в форме, приведенной в табл. 2.

Хотя Смена месяца и Смена квартала не являются документами 1С, в алгоритме формирования управленческой задолженности эти события обрабатываются, и суммы плановых платежей формируются исходя из сумм операций за период.

Новому документу было дано название Условия Оплаты. Для стыковки Условий Оплаты к Договору новый документ имеет в заголовке привязку к договору, а в табличной части — перечень документов-оснований, сроков оплаты относительно оснований и объем оплаты относительно суммы документов-оснований. Пример таких условий приведен в табл. 3.

При алгоритмической интерпретации описанных условий было сделано следующее исключение: плановые платежи, имеющие отрицательные сроки от даты возникновения документа при отсутствии документа-основания в системе, рассчитывались от даты выполнения заказа.

Как правило, основные клиенты имеют отсрочку платежа; данные условия рассчитываются без всяких исключений, что обеспечивает корректность расчетов. Первым специализированным отчетом, использующим новые возможности системы, стал «График поступления денежных средств» (табл. 4.).

Одним из неоспоримых преимуществ в формировании отчетов в 1 С: Предприятие 7.7 является возможность динамически изменять количество столбцов в отчете и масштабировать его вывод на печатный лист аналогично масштабированию в MS Excel. Это позволило создать отчет, отражающий плановое и фактическое поступление денежных средств за период любой продолжительности.

Задействованная информация для формирования отчета приведена на рисунке. Данный отчет используется для оценки поступлений денежных средств за месяц и контроля выполнения клиентами обязательств, а алгоритм его построения — базой для построения отчетов, приведенных в таблицах 5 и 6.

Первый используется как напоминание клиентам о наступлении срока оплаты (формируется на неделю вперед и рассылается менеджерами). Это позволяет увязать финансовые планы клиента с финансовыми планами предприятия (если клиент поддерживает финансовую дисциплину и оплачивает в срок обязательства).

Отчет по форме, приведенной в табл. 6, позволяет оценить состояние расчетов с учетом отсрочек платежа, т. е. реальное состояние выполнения договорных обязательств по оплатам. Аналогичный по форме, но различный по содержанию отчет о бухгалтерской дебиторской задолженности позволяет оценивать распределение фактического объема предоставленных отсрочек по всем клиентам (табл. 7).

Таким образом, формализовав договорные обязательства, удалось получить достаточно мощный и удобный инструмент планирования, контроля и управления поступлением денежных средств. Общее выполнение плана поступления денежных средств в течение месяца было доведено до ±8%, а отклонения по неплательщикам ставились на персональный учет и контролировались. Для поддержания данного инструмента при подписании договора вносится информация о сроках платежа, а вся прочая информация выбирается алгоритмически из системы и представляется в формах, обеспечивающих принятие управленческих решений. При этом на всех участках обеспечивается единое информационное поле принятия решения, что делает действия всех пользователей, от менеджера до директора, обоснованными и логически понятными для всех.

После организации системы планирования и контроля над поступлением денежных средств, принципы, заложенные в данную систему, были реализуемы и для организации системы планирования и контроля над расходованием денежных средств. Эти два процесса обеспечили оперативное управление денежными средствами предприятия.