Внутренний контроль и аудит на российских предприятиях

Внутренний аудит

Автор:
Источник: Консультационный и учебно-методический центр Аудиторской Палаты России
Опубликовано: 17 марта 2010

Внутренний контроль и аудит на российских предприятиях являются важнейшей частью современной системы управления ими, позволяющей достичь целей, поставленных собственниками с минимальными затратами. Этот вид внутреннего контроля осуществляется в нашей практике внутренними аудиторами и внутренними контролерами. При этом внутренние аудиторы работают в службах внутреннего аудита предприятий (далее по тексту – СВА) и выполняют исключительно контрольные и консультационные функции. Внутренние контролеры участвуют в проверках в соответствии со своими функциональными обязанностями, наряду с выполнением иных управленческих функций. Совместно внутренние аудиторы и внутренние контролеры обеспечивают работу системы внутреннего контроля предприятий (далее по тексту –СВК).

Основная задача СВК состоит в обеспечении наблюдения и (или) проверки функционирования любого объекта внутреннего контроля (предприятия в целом, его подразделений и филиалов, иных объектов внутреннего контроля) на предмет соответствия их деятельности законам, стандартам, планам, нормам, правилам, приказам, принимаемым управленческим решениям. Устанавливая отклонения от требований этих документов и выявляя причины их возникновения, СВК способствует своевременной разработке собственниками и/или исполнительными органами управления предприятием, а также реализации мероприятий, нацеленных на его оптимальное функционирование.

Наличие эффективно работающей СВК является важнейшим фактором роста конкурентоспособности предприятия. Дело в том, что, как показывает международная практика, наличие СВК создает реальные предпосылки успешного развития бизнеса, в связи с:

  1. появлением возможности на выгодных условиях привлекать инвестиции путем повышения качества финансовой (бухгалтерской) отчетности хозяйствующего субъекта;
  2. появлением возможности эффективно управлять использованием материальных и трудовых ресурсов хозяйствующего субъекта и проводить эффективную ценовую политику.
  3. появлением у собственников возможности контролировать деятельность топ менеджмента на соответствие его действий целям бизнеса хозяйствующего субъекта, а у топ менеджмента – эффективности работы филиалов и структурных подразделений хозяйствующего субъекта.

Рассмотрим сущность этих предпосылок.

Что касается предпосылки привлечения инвестиций, то, как показывает международная практика, невозможно получить на льготных условиях кредиты в международных и транснациональных банках и фондах без наличия СВК. Это требование международных финансовых организаций, таких как Международный банк реконструкции и развития или Международный валютный фонд вытекает из положений Закона Сарбейнса – Оксли» (раздел 404 «Оценка руководства и внутренний контроль»). В нем определено, что годовые отчеты публичных компаний, подписанные ее руководством, должны в обязательном порядке содержать проверенный внешним аудитором отчет о внутреннем контроле, в котором должна содержаться следующая информация:

  1. о деятельности руководства компании по созданию и обеспечению функционирования адекватной бизнесу структуры внутреннего контроля, а также процедур формирования финансовой отчетности;
  2. об оценке эффективности (по состоянию на конец последнего финансового года компании) структуры внутреннего контроля и процедур, применяемых ею по отношению к финансовой отчетности.

В России вступил в действие с 1 января 2006 г . корреспондирующийся с этим законом Приказ Федеральной службы по финансовым рынкам от 15 декабря 2004 г № 04-1245/пз-н «Об утверждении Положения о деятельности по организации торговли на рынке ценных бумаг». Этим документом предусмотрено обязательное наличие в компаниях, работающих на рынках ценных бумаг, Комитета по аудиту во главе с независимым директором в составе Совета директоров, а также наличие утвержденного им внутреннего документа, определяющего процедуры внутреннего контроля над финансово-хозяйственной деятельностью эмитента. Контроль над выполнением этих процедур должно осуществлять отдельное структурное подразделение, сообщающее о выявленных недостатках Комитету по аудиту. Эти функции в соответствии с п.3 Федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности № 29 «Рассмотрение работы внутреннего аудита», утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации № 523 от 25 августа 2006 г ., и пунктом 3 «Международного стандарта аудита» (МСА), должна выполнять Служба внутреннего аудита путем мониторинга и оценки адекватности и эффективности СВК хозяйствующего субъекта.

Если говорить о предпосылке совершенствования системы управления, то СВК путем выявления резервов повышения эффективности использования материальных и трудовых ресурсов стимулирует разработку мероприятий по снижению себестоимости выпускаемой продукции, т.е. повышает финансовую устойчивость хозяйствующего субъекта и его конкурентоспособность..

Предпосылка усиления контрольных функций позволяет собственникам хозяйствующего субъекта своевременно принимать меры по дальнейшему развитию бизнеса в направлении достижения намеченных программных целей, а самому топ менеджменту своевременно выявлять зоны максимального риска.

Действие этих предпосылок уже в значительной степени повлияли на формирование СВК на отечественных предприятиях, что было зафиксировано в исследованиях международной аудиторской компании ПрайсвотерхаузКуперс. Они выявили возрастающий интерес к внутреннему аудиту со стороны собственников и топ-менеджмента и существенный рост числа СВА в российских хозяйствующих субъектах.

Собственники и топ-менеджмент высказывали исследователям конкретные пожелания к желательным направлениям развития внутреннего контроля в перспективе. Они, например, ожидают от внутренних аудиторов в 5-ти летней перспективе высокой степени компетентности в следующих областях их профессиональной деятельности:

  1. сбор и анализ информации – 89% респондентов;
  2. оценка рисков предпринимательской деятельности – 76% респондентов;
  3. оценка соответствия применяемых информационных технологий нуждам хозяйствующего субъекта – 72% респондентов;
  4. управление рисками -70% респондентов;
  5. выявление и расследование случаев мошенничества – 69% респондентов;
  6. проверки состояния информационной безопасности – 64% респондентов;
  7. проведение экономического анализа – 57% респондентов;
  8. управление проектами – 53% респондентов.

По данным исследования, проведенного международной аудиторской компанией «Эрнст энд Янг» 75% собственников готовы в ближайшей перспективе инвестировать средства в формирование СВК, поскольку убедились в ее эффективности для успешного ведения бизнеса. Все вышеизложенное свидетельствует о наличии в российской экономике организационных условий и экономических факторов, стимулирующих развитие внутреннего аудита. Использовать представляемые ими возможности наиболее целесообразно, формируя СВК в соответствии со структурой, обладающей определенными характеристиками, а также с принципами и требованиями, соблюдение которых необходимо при ее эксплуатации.

В структуру СВК входят:

  1. Контрольная среда.
  2. Механизмы и средства внутреннего контроля.
  3. Система оценки рисков.

Рассмотрим основные характеристики каждой из этих частей.

Контрольная среда в соответствии с международными стандартами внутреннего аудита – это общее отношение высших органов управления хозяйствующим субъектом к необходимости осуществления внутреннего контроля и предпринимаемые в связи с этим действия. Правильно сформированная контрольная среда позволяет обеспечить необходимую процедуру и предпосылки для эффективной работы СВК с помощью комплекса внутренних нормативных документов, предусматривающих разделение несовместимых функций, позволяющих руководителям хозяйствующих субъектов всех уровней принимать комплексные управленческие решения, касающиеся, в первую очередь, использования его активов, в том числе через систему визирования документов.

Под вышеупомянутыми несовместимыми функциями понимаются те из них, сосредоточение которых у одного лица в любых комбинациях может способствовать совершению им случайных или умышленных ошибок, а также затруднять их обнаружение.

Сюда следует отнести:

  1. непосредственный доступ к активам;
  2. разрешение на осуществление операций с активами;
  3. непосредственное осуществление хозяйственных операций;
  4. отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Контрольная среда включает в себя следующие элементы:

  1. этические ценности;
  2. философию и стиль управления;
  3. организационная структура;
  4. процесс распределения полномочий и ответственности;
  5. политику и практику управления персоналом;
  6. компетентность персонала.

Механизмы внутреннего контроля, главным из которых является система бухгалтерского учета, должны обеспечивать достижение следующих целей:

  1. финансово-хозяйственные операции выполняются с разрешения уполномоченных на то руководителей;
  2. все операции фиксируются в бухгалтерском учете (в правильных суммах, на надлежащих счетах бухгалтерского учета, в правильном периоде времени, в соответствии с принятой хозяйствующим субъектом учетной политикой). Это обеспечивает возможность подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности;
  3. непосредственный доступ к активам разрешен регламентирующими документами строго определенному кругу сотрудников хозяйствующего субъекта;
  4. соответствие зафиксированных в бухгалтерском учете и фактически имеющихся в наличии активов методами инвентаризации определяется руководством с установленной нормативными документами периодичностью и, в случае расхождения, оно предпринимает надлежащие действия.

Правильное применение хозяйствующим субъектом механизмов контроля призвано обеспечить удержание рисков потерь в допустимых пределах, установленных в рамках действующей системы управления рисками.

Система оценки рисков должна выявлять и предупреждать возможность появления финансовых или иных потерь связанных с внутренними и внешними факторами. Оценка рисков в рамках СВК осуществляется с помощью проверок эффективности работы бухгалтерии, наличия контрольной среды, механизмов и системы средств внутреннего контроля, результативности их деятельности. Цель этой системы – выявлять потенциальные объекты внутреннего контроля, отклонения в работе которых от регламентированных параметров могут существенным образом негативно отразиться на финансово-хозяйственной деятельности предприятия в целом.

Функционирование СВК, сформированной в соответствии с вышеприведенной структурой, будет приносить предприятию реальную пользу, если в процессе ее работы будут соблюдаться следующие основные принципы.

  1. Принцип ответственности состоит в том, что каждый субъект внутреннего контроля, т.е. внутренний аудитор или внутренний контролер, за ненадлежащее выполнение контрольных функций, предусмотренных должностными обязанностями, должен нести экономическую и или дисциплинарную ответственность. В противном случае этот субъект не будет в должной мере выполнять возложенные на него функции.
  2. Принцип сбалансированности означает, что субъекту внутреннего контроля нельзя поручать выполнение функций, не обеспеченных соответствующими организационными (приказ, распоряжение) и техническими (программами, счетными и мерными устройствами) средствами для их надлежащего исполнения.
  3. Принцип своевременного сообщения о выявленных существенных отклонениях гласит, что информация о них должна быть оперативно доведена до лиц, непосредственно принимающих решения по данным отклонениям.
  4. Принцип соответствия контролирующей и контролируемой систем гласит, что степень сложности СВК хозяйствующего субъекта должна в каждый конкретный момент времени соответствовать степени сложности его бизнеса.
  5. Принцип постоянства определяет, что СВК действует на постоянной основе. Это позволит своевременно выявлять отклонения от плановых заданий и норм.
  6. Принцип комплексности определяет, что весь комплекс объектов внутреннего контроля в хозяйствующем субъекте должен быть им охвачен его различными формами в зависимости от уровня риска.
  7. Принцип распределения обязанностей гласит, что функции работников аппарата управления распределяются между ними таким образом, чтобы выполнялись требования к формированию контрольной среды.

С учетом указанных принципов разработчики СВК разрабатывают конкретные требования к участникам процесса внутреннего контроля и аудита. Они могут выглядеть следующим образом.

  1. Требование подконтрольности каждого субъекта внутреннего контроля, работающего в хозяйствующем субъекте. Выполнение одним субъектом контрольных функций должно быть в обязательном порядке подконтрольно на предмет качества другому субъекту внутреннего контроля.
  2. Требование ущемления интересов.
    С помощью нормативных документов создаются условия, при которых любые отрицательные отклонения ставят конкретного работника в экономически невыгодное положение. Это стимулирует его к устранению отрицательных отклонений и вызвавших их причин.
  3. Недопущение сосредоточения прав контроля на всех его объектах в руках одного лица.
    В СВК могут действовать независимо различные субъекты контроля. Несоблюдение этого требования создает условия для необъективного отражения в отчетных материалах результатов проверок.
  4. Требование заинтересованности руководства хозяйствующего субъекта.
    Эффективное функционирование СВК невозможно без должной заинтересованности и участия в ее работе представителей собственников и топ менеджмента хозяйствующего субъекта.
  5. Требование компетентности, добросовестности и честности внутренних аудиторов и внутренних контролеров хозяйствующего субъекта.
    Если сотрудники хозяйствующего субъекта, в служебные функции которых входит осуществление внутреннего контроля, не обладают вышеуказанными характеристиками, то даже идеально организованная СВК не сможет работать эффективно.
  6. Требование пригодности методик и программ, применяемых в работе СВК.
    Методики и программы должны быть целесообразны и рациональны. В результате их применения в минимальной степени будет снижаться эффективность работы объектов внутреннего контроля, а сам внутренний контроль .будет рационален, т.е. и не вызывает излишних затрат труда и средств.
  7. Требование единичной ответственности.
    Недопустимо закрепление одной и той же контрольной функции за несколькими субъектами контроля, так как это неизбежно приведет к безответственности, затрате излишних сил и средств.
  8. Требование функционального потенциального замещения.
    Временное выбытие отдельных субъектов контроля (например, в отпуск) не должно прерывать контрольные процедуры или затруднять их выполнение. Для снижения влияния этого фактора необходимо добиться, чтобы каждый субъект контроля умел выполнять в должной степени контрольную работу вышестоящего и одного – двух работников своего уровня.
  9. Требование регламентации.
    Эффективность функционирования СВК напрямую зависит от наличия, качества и уровня утверждения регламентов (правил, стандартов), которыми она руководствуется, а также от их точного выполнения субъектами контроля.
  10. Требование взаимодействия и координации.
    СВК должна функционировать на основе четкого взаимодействия всех подразделений и служб хозяйствующего субъекта. Такого взаимодействия можно добиться путем разработки комплекса нормативных документов, регламентирующих контрольную деятельность структурных подразделений и руководителей хозяйствующего субъекта.

Как показывает практика, на российских предприятиях применяются 4 формы СВК. Это:

  1. СВА
  2. структурно-функциональная форма контроля;
  3. контрольно-ревизионная служба;
  4. аутсорсинг и ко-сорсинг.

Следует подчеркнуть, что вышеуказанные формы могут применяться в хозяйствующих субъектах в различных комбинациях. При выборе из возможных альтернатив следует оценить преимущества и недостатки каждой из них.

Создание предприятием СВА обладает следующими преимуществами:

  1. сотрудники СВА хорошо знакомы с внутренней культурой и особенностями хозяйствующего субъекта, его подразделений и филиалов;
  2. навыки и опыт внутренних аудиторов остаются внутри хозяйствующего субъекта.

Как недостаток следует отметить сравнительно высокий уровень затрат на формирование СВА, что, в конечном счете приводит к возникновению дополнительных общезаводских затрат, распределяемых между видами производимой продукции (работ, услуг).

СВА, как показала практика, организуется, в основном, хозяйствующими субъектами крупного и среднего бизнеса, при наличии следующих условий:

  1. стремления собственников и высшего руководства получить достоверную информацию и оценку действий руководителей всех уровней управления;
  2. усложненной структуры;
  3. наличия филиалов и дочерних компаний;
  4. разнообразия видов деятельности.

Результативность работы СВА будет во многом определяться ее подчиненностью, которая, безусловно, определяется собственником предприятия. Однако, как показывает практика, деятельность СВА наиболее эффективна, если она подчиняется функционально Комитету по аудиту Совета директоров или другому органу, представляющему интересы собственника при их наличии, а административно – представителю высшего исполнительного руководства хозяйствующего субъекта, определенному собственником. Это утверждение справедливо, так как указанный Комитет использует результаты деятельности СВА для того, чтобы :

  1. увеличивать общественное доверие к надежности и объективности публикуемой финансовой (бухгалтерской) отчетности хозяйствующего субъекта, т.е. повысить его инвестиционную привлекательность;
  2. усиливать независимую позицию внешних аудиторов путем представления им дополнительного канала получения достоверной информации;
  3. содействовать взаимодействию СВА и руководителей всех уровней управления хозяйствующего субъекта .

В предприятиях среднего и малого бизнеса наиболее часто используется структурно-функциональная форма СВК. Ее преимущество перед СВА в меньшей затратности. Эта форма внутреннего контроля предусматривает разработку специалистами хозяйствующего субъекта совместно с внешними аудиторами или консультантами комплекса нормативных документов, регламентирующих порядок взаимодействия его структурных единиц и руководителей в части проведения внутреннего контроля, оформления его результатов, а также подготовки рекомендаций по устранению выявленных недостатков и осуществление последующего контроля над их устранением.

Недостаток этой формы в том, что, как показывает практика, она недостаточно эффективна на стадии формирования планов проверок и последующего контроля над устранением выявленных недостатков.

Весьма перспективным, как показывает практика, является сочетание СВА со структурно-функциональной формой внутреннего контроля . Такой гибрид весьма полезен с точки зрения экономии затрат при обеспечении достаточно высокой степени эффективности СВК, поскольку небольшая СВА играет роль разработчика, организатора и методолога контрольной работы, проводимой, в основном, силами внутренних контролеров.

В этом случае СВА выполняет следующие организационные функции:

  1. выбора объектов проверки и их предварительное изучение;
  2. разработку общих планов и программ проведения проверки;
  3. формирование команды проверяющих из внутренних аудиторов и внутренних контролеров;
  4. согласование направления и цели проверки с ее заказчиком;
  5. подготовку заключительных материалов по результатам проверки;
  6. составление плана последующего контроля над устранением выявленных недостатков и проверка хода его выполнения, информирования об этом заказчика.

Контрольно-ревизионная служба предназначена, в основном, для последующего внутреннего контроля сохранности товарно-материальных ценностей, выполнения решений и распоряжений руководства хозяйствующего субъекта, а также расследованием мошенничеств. Она, как правило, не занимается предварительным и текущим внутренним контролем.

При этом необходимо подчеркнуть, что, несмотря на существенные отличия направлений деятельности внутренних аудиторов от работы внутренних контролеров-ревизоров по выполняемым функциональным обязанностям, внутренний аудит не отменяет, а дополняет ревизию. что подтверждается сведениями, приведенными в табл.1.

Табл.1.

 

Контрольно-ревизионная
служба

СВА

Способ проверки совершенных
операций

Оценка выполнения плановых и нормативных показателей.

Изучение эффективности надежности и стабильности, выявление резерва совершенствования.

Применяемые виды проверок

Документальные и комплексные ревизии, выборочные проверки сохранности активов и достоверности отчетности по результатам отчетных периодов

Применение риско – и системно-ориентированного аудита, изучающего не только свой хозяйствующий субъект изнутри, но и окружающую его экономическую и юридическую среду в направлении бизнеса хозяйствующего субъекта

Основные функции
проверяющих

Контрольная, информационная и мобилизующая функции

Контрольная, информационная, мобилизующая функции, а также контрольно-аналитические и консультативные функции

Главные
направления проверок

Контрольные действия и процедуры, связанные с обеспечением сохранности активов, документальной и фактической проверкой законности, эффективности и целесообразности совершенных операций

Контрольные действия и процедуры, связанные с обеспечением сохранности активов, документальной и фактической проверкой законности, эффективности и целесообразности совершенных операций, а также выявление и реализация резервов повышения эффективности деятельности, прозрачности системы экономической информации

Анализ и оценка финансово-хозяйственной деятельности

Анализ используют для выявления отклонений от плана, сметы, изучения текущей отчетности

Анализ используют для выявления отклонений от плана, сметы, изучения текущей отчетности, а также для определения наиболее целесообразных методов проверки, оценки финансового состояния хозяйствующего субъекта или иного объекта внутреннего аудита

Оценка управленческой
деятельности

Проверка законности и правильности действий должностных лиц при осуществлении операций в соответствии с их функциональными обязанностями

Проверка законности и правильности действий должностных лиц при осуществлении операций, а также выработка предложений по совершенствованию управленческой деятельности

Методические приемы

Приемы направлены, в основном, на проверку сохранности активов, состояния техники, соблюдения технологии и на организацию производства

Приемы направлены на проверку сохранности активов, состояния техники, соблюдения технологии и организации производства с применением стандартов и современных методов получения аудиторских доказательств

Подход к
организации и управлению контрольной деятельностью

Жесткая централизация и дисциплина, четкое следование отраслевым или внутренним инструкциям по проведению ревизий

Тщательно продуманная стратегия проведения аудиторских проверок; стандартизация внутреннего аудита на уровне хозяйствующего субъекта, внешний и внутренний контроль качества внутреннего аудита

Анализ содержания табл.1. показывает, что наличие у хозяйствующего субъекта СВА и контрольно-ревизионной службы может быть весьма эффективно при правильной координации их действий.

Еще один способ организации СВК предприятий – это выполнение функций аутсорсинг и ко-сорсинг. Под аутсорсингом понимается полная передача функций внутреннего контроля в рамках хозяйствующего субъекта специализированной компании или внешнему консультанту. Ко-сорсинг заключается в том, чтобы создать на предприятии СВА, но в некоторых случаях привлекать экспертов специализированной компании или внешнего консультанта.

Потенциальные преимущества использования аутсорсинга и ко-сорсинга заключаются в следующем:

  1. возможность использовать услуги экспертов в различных областях, гибкость в вопросах их привлечения;
  2. доступ к передовым технологиям и методикам проведения проверок и оказания консультационных услуг.

Основным недостатком аутсорсинга и ко-сорсинга является то, что стороннему по отношению к хозяйствующему субъекту человеку очень трудно почувствовать его изнутри. Специалисты хозяйствующего субъекта всегда будут относиться к нему как к чужаку.

Выводы.

  1. В российской экономике имеются организационные условия и действуют экономические факторы, стимулирующие развитие внутреннего аудита и контроля.
  2. Темпы развития на российских предприятиях СВК и СВА, как ее составной части, будут во многом определяться формированием правового и нормативного поля функционирования, которое зависит от создания эффективных механизмов саморегулирования и их взаимодействия с законодательными и исполнительными федеральными органами государственной власти.

Автор: