По материалам: Журнал “International Accountant” №109 (январь-февраль 2020)
Автор оригинальной статьи: Джулс Карман (Jules Carman), глава цифровой трансформации финансовой отчетности в Sage
Любой проект цифровой трансформации начинается с культурных изменений: необходимо убедиться, что внедряемые технологии будут отвечать потребностям людей в коллективе. Как только профессиональные бухгалтеры пообщаются с людьми и убедятся, что те также очень четко осознают все текущие проблемы, самое время заняться анализом неиспользованных ресурсов и источников неэффективности, поскольку только так можно понять, в чем именно сегодня кроется загвоздка (см. также “Определение текущих потребностей профессиональной организации в знаниях и навыках” от 21/01/2020).
Неплохим подходом тут будет подумать для начала о какой-либо одной вещи, которая, будучи исправленной, сделает жизнь всех намного проще. А что касается вас в роли профессионального бухгалтера, то тут стоит думать уже с позиции улучшения качества оказываемых услуг. Любая инициатива по цифровой трансформации должна ставить перед собой целью устранение неэффективности и преград в текущих процессах, а не просто навешивание новых технологий направо и налево.
С таким мышлением самое время для организации в сфере профессиональных услуг не спеша просмотреть действующие системы и выявить те проблемные места, где изменения требуются сильнее всего, а уже после этого подумать о практических шагах по реализации этого. Кстати, сами по себе новые технологии - это еще не сам ответ, поскольку не меньшую важность имеет обучение и перестройка процессов.
Источники операционной неэффективности
Само главное тут - взглянуть на действующие системы через призму культурных перестроек в организации и определить, где до сих пор был ограничен рост. Обнаруженные проблемы при этом могут быть как вполне очевидными - например, сбои, которые постоянно случаются, и их приходится исправлять, так и скрытыми - вроде неэффективной работы не полностью интегрированного в рабочий процесс приложения, которое в результате выпадает из общей работы и не дает тем самым важной информации участвовать в принятии решений.
Известно, что IT-системы организаций в сфере профессиональных услуг с течением времени естественным образом эволюционируют, что особенно хорошо можно рассмотреть на примере организаций с многолетней историей, которые начинали когда-то с “бумажной канцелярии”, а сегодня полностью пересели на облачные вычисления. Из этого следует то, что на протяжении всей истории существования довольно часто случаются периоды, когда организации не функционируют в виде единого отлаженного механизма. Почему так? Потому что каждое новое добавление действительно может успешно решать какую-то определенную проблему, но при этом далеко не целостно принимать в расчет потребности клиентов, сотрудников организации и других заинтересованных сторон.
На стадии анализа неэффективности основная цель - определить, где именно возникла эта нецелостность. Как следствие, какие тут возможны ответные действия - например, не задействованы ли у нас сразу два приложения, которые выполняют дублирующую работу? Можно ли консолидировать несколько рабочих процессов в единую систему, или хотя бы пустить их через одного исполнителя, чтобы в результате обеспечить более свободный информационный поток между ними? Решение может очень легко быть найдено при правильной постановке вопроса.
Анализ помогает, само собой, выявить и области, требующие присутствия новой технологии. Если того требуют правила регулирования или сам рынок, то вполне вероятно, что придется улучшать действующие системы новыми технологиями, поскольку действующего функционала явно недостаточно для удовлетворения запроса. Что очень важно, внедрение нового должно вестись с четким пониманием, как именно это добавление будет работать параллельно с уже использующимися технологиями.
Все не так однозначно
Определение текущих источников неэффективности и загвоздок - далеко не такой прямолинейный процесс, каким может казаться. Ваши сотрудники, весьма вероятно, вовсе не так стремятся к решению своих проблем. Странно, почему вдруг? Почему сотрудники вашей организации могут стараться избегать изменений просто ради самого избегания, вместо того чтобы стремиться к увеличению стоимости? Люди, как правило, с большим трудом расстаются с прежними привычками, а посему любые изменения им начинают казаться даже большим злом, чем те неприятности, к которым они за долгое время уже привыкли. Такое представление очень недальновидное и является проявлением скорее упрямства, нежели прагматизма. А страдает вся структура: как правило, если профессиональные организации не растут, они начинают откатываться назад.
Если персонал не желает цифровой трансформации только по той причине, что ему, видите ли, не хочется тратить усилия на изучение новой технологии, следствием этого будет далее прогрессирующая с течением времени неэффективность. То есть вопрос, придется ли вашей компании предпринять определенные усилия ради повышения эффективности, даже не стоит (конечно же придется). Вопрос стоит - когда именно придется это сделать, но в первую очередь - зачем. Многие из двух зол предпочитают выбирать даже не меньшее, а просто уже хорошо знакомое. Но если так, в случае с цифровой трансформацией лучше уж выбрать зло, которое двигает вперед (пусть оно даже неизвестное), чем выбирать известное зло, которое крепко держит в прошлом.
Если говорить в практических терминах, это означает, что точно так же как с предварительной оценкой корпоративной культуры, анализ неэффективности должен проводиться с оглядкой на живых людей в вашем коллективе. Образовательный аспект должен быть неотъемлемой составной частью, помогающей людям осознать все преимущества изменений. Возможно, это потребует проведение пилотных запусков и изучение откликов с последующими детальными разъяснениями, что именно должно измениться и для чего.
Любая цифровая трансформация обязана планироваться с прицелом на благо всей организации в целом, и если на пути возникают какие-то давние “врожденные” проявления неэффективности, которые не поддаются устранению, важно отыскать обходной путь, который устроит всех.
Адаптироваться к новым ожиданиям
Очень важно принимать в расчет новые ожидания, потому что для цифровой трансформации сфере профессиональных аудиторско-бухгалтерских услуг самым первым и самым основным побуждающим мотивом являются запросы клиентов. Представителям данной сферы требуется улучшать свои системы таким образом, чтобы оказываемые ими профессиональные услуги опирались на три ключевые платформы: клиентов, работодателей и актуальные данные. Современная организация в сфере профессиональных услуг - это не просто опытные бухгалтеры (безусловно, профессиональная подготовка также важна, этого никто не отменял), но это опытные бухгалтеры, способные дать целостную стратегическую деловую рекомендацию.
Вот почему на стадии анализа источников неэффективности важно не забыть и про клиентский аспект, так как здесь тоже могут оказаться загвоздки, мешающие четкому пониманию клиентских процессов и их бизнес-моделей. Новые технологии могут стать инструментом важных изменений, обеспечивая прозрачность данных и аналитические инструменты для их анализа, благодаря чему профессиональным бухгалтерам удастся примерить на себя роль настоящих доверенных консультантов (чего от них сегодня и ждут).
Подытоживая, можно сказать и так, что внедрение новых технологий сводится к решению проблем людей, причем как внутренних проблем ваших сотрудников, так и внешних - ваших клиентов. На стадии планирования важно не торопиться и сфокусироваться на специфических проблемах и проявлениях неэффективности, ведь только так удастся принять обоснованное решение относительно того, какую именно новую технологию выбрать. Пусть и является неоспоримым тот факт, что будущее принадлежит “цифре” - во главе угла, особенно в бухгалтерско-аудиторской сфере, всегда будут находиться живые люди!