Управление счетами к оплате


Печать	Рассылка

Инвестиции Зарубежный опыт Другие вопросы Отрывки из книг IPO: стратегия, перспективы и опыт российских компаний Прямые и венчурные частные инвестиции в России Практическое пособие по IPO (первоначальное публичное предложение) Оценка стоимости в венчурном инвестировании и при выходе на рынок IPO Инвестиционные проекты и предложения Личные финансы Российский опыт Информационный бюллетень Корпоративные финансы Финансовая математика/статистика Лизинг Рынок ценных бумаг. IPO, ICO, IEO Базовый курс по информативности отчетов о движении денежных средств Сбалансированная система показателей Статьи Отрывки из книг Интервью, материалы прессы Коротко о главном Слияния и поглощения Анализ финансовых отчетов Финансовый менеджмент Финансовый Анализ Международные стандарты оценки - International Valuation Standards (IVS) Оценка бизнеса Менеджмент Корпоративное управление Корпоративные рейтинги Стратегическое управление Кадровый менеджмент Практика Коротко о важном Корпоративное право Управление рисками Управление качеством GAAP & IAS Сравнительный учет: МСФО и Российский учет IFRS 15 Выручка по договорам с клиентами IAS 21 Влияние изменений валютных курсов IAS 34 Промежуточная финансовая отчетность IFRS 2 Выплаты на основе долевых инструментов Обзор МСФО IAS 10 События после окончания отчетного периода IAS 11 Договоры на строительство IFRS 16 Аренда IAS 23 Затраты по займам IAS 36 Обесценение активов IFRS 3 Объединения бизнесов Подготовка международной отчетности IAS 16 Учет и отчетность по пенсионным планам IAS 12 Налоги на прибыль IFRS 14 Счета отложенных тарифных разниц IAS 24 Раскрытие информации о связанных сторонах IAS 37 Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы IFRS 5 Долгосрочные активы, предназначенные для продажи, и прекращенная деятельность Разработка законодательство по МСФО IAS 31 Участие в совместном предпринимательстве IAS 14 Сегментная отчетность IAS 27 Консолидированная и отдельная финансовая отчетность IAS 38 Нематериальные активы IFRS 6 Разработка и оценка минеральных ресурсов МСФО в некоммерческих организациях IAS 1 Представление финансовой отчетности IAS 37 Резервы, условные обязательства и условные активы IAS 16 Основные средства IAS 17 Аренда IAS 28 Инвестиции в ассоциированные и совместные предприятия IAS 39 Финансовые инструменты: признание и оценка IFRS 7 Финансовые инструменты: раскрытие информации Аудит. Управленческий учет. Статистика IAS 2 Запасы IFRS 4 / IFRS 17 Договоры страхования IAS 18 Выручка IAS 29 Финансовая отчетность в гиперинфляционной экономике IAS 40 Инвестиционное имущество IFRS 8 Операционные сегменты IFRS 9 Финансовые инструменты IFRS 6 Разработка и оценка минеральных ресурсов Разъяснения и Интерпретации к МСФО IFRS 13 Оценка справедливой стоимости IAS 19 Вознаграждения работникам IAS 32 Финансовые инструменты: раскрытие и представление информации IAS 41 Сельское хозяйство МСФО для страхового сектора IFRS 10 Консолидированная финансовая отчетность IAS 7 Отчеты о движении денежных средств IAS 26 Учет и отчетность по пенсионным планам IAS 20 Учет государственных субсидий и раскрытие информации о государственной помощи IAS 33 Прибыль на акцию IFRS 1 Первое применение Международных Стандартов Финансовой Отчетности Трансформация отчетности по МСФО IFRS 11 Совместная деятельность IAS 8 Учетная политика, изменения в расчетных оценках и ошибки Переход на МСФО в других странах мира Азиатская модель Расширенная корпоративная отчетность. Отчетность устойчивого развития Учебные пособия по МСФО Учебное пособие по МСФО и их использования в рамках проекта ТАСИС "Водные пути России" Руководство по трансформации на МСФО (новый план счетов РБ) Вводный курс по МСФО Реформа бухгалтерского учета и отчетности II Экзамен DipIFR-Rus (2012) Работа с финансовыми отчетами по МСФО Системы профессионального образования в России, Великобритании и в мире Разработка стратегии поддержки российских предприятий при их переходе на МСФО Экзамен DipIFR-Rus (2013) МСФО, редакция 2001г. Курс по методике IAB/Основы бухгалтерского учета по МСФО Активы Идеологические статьи по МСФО Революция в корпоративной отчетности IAS: искусство иллюзии Идеология МСФО и US GAAP Особенности учета на постсоветском пространстве Особенности банковской отчетности Банковский бизнес в России и зарубежом Учебные пособия по МСФО в рамках проекта "Реформа бухгалтерского учета и отчетности II" Что такое ГААП США (US GAAP) ? US GAAP: Перевод отчетности в иностранной валюте Изучение GAAP: основы основ. Курс лекций Как я изучал GAAP Сравнительный учет: US GAAP & Российский учет Учетная политика Сравнительный учет: IAS & US GAAP МСФО по-украински: официальный перевод международных стандартов Нефтегазодобывающая отрасль МСФО для добывающей отрасли UK GAAP Что такое GERMAN GAAP (Немецкий учет)? Немецкое балансоведение IPSAS - международные стандарты для госорганов Налогообложение Практические советы Налоговый учет Статьи и аналитические материалы по Налогам Налоговые отношения с участием иностранных организаций в РФ, оффшоры Software Отрывки из книг Авторские разделы US GAAP, UK GAAP, IFRS (МСФО) - Татьяна и Сергей Максимовы Вареня Вячеслав Алексеевич Видеоинтервью и вебинары Анвар Алимжанович Бакиев Партнерам Ольга Овчаренко Эксперты Московской коллегии адвокатов «ГРАД» Андрей Лукашов Корпоративные финансы Инвестиции Станислав Воронин Вячеслав Колесов Теория и практика международного учёта и отчётности. Учебное пособие Игорь Аверчев Готовимся к экзамену «CFA - 1 уровень» вместе Российский бухучет Аудит Теория аудита, аналитические статьи, рейтинги Методические рекомендации в рамках проекта ТАСИС «Реформа Российского Аудита» Практические материалы с конференций по аудиту Аналитические материалы со III-й Конференции стран СНГ "Аудит и контроллинг в банках" - 2004 Международные стандарты аудита (ISA, SAS) Внутренний аудит и внутренний контроль Аудиторские компании Deloitte BDO СТЕК Ernst & Young Журнал «Аудитор» 2011 г. 2002 г. Управленческий учет Идеология Управленческий учет в контексте стратегического менеджмента Бюджетирование Предприятие как система создания ценности Контроллинг Практика Зарубежный опыт Статьи	Финансовая математика/статистика Лизинг Рынок ценных бумаг. IPO, ICO, IEO Базовый курс по информативности отчетов о движении денежных средств Сбалансированная система показателей Статьи Отрывки из книг Интервью, материалы прессы Коротко о главном Слияния и поглощения Анализ финансовых отчетов Финансовый менеджмент Финансовый Анализ Международные стандарты оценки - International Valuation Standards (IVS) Оценка бизнеса Корпоративные финансы	Статьи Отрывки из книг Сбалансированная система...	Статьи

Источник: GAAP.RU
Опубликовано: 12 Сентября 2016

Автор: Мэри Дрисколл (Mary C. Driscoll), старший научный сотрудник направления финансового менеджмента в APQC – некоммерческой компании в Хьюстоне, занимающийся деловыми исследованиями и анализом

По материалам: CFO

Поговорка “время - деньги” особенно актуальна для менеджеров, работающих со счетами к оплате. Чтобы использовать временной ресурс по максимуму и держать процесс под контролем, ошибки в счетах должны исправляться очень быстро.

Если смотреть с позиции поставщиков – ваших контрагентов в данном случае – быстрое исправление ошибок также будет по достоинству оценено. Ничто так не разрушает отношений с ними, как задержки оплаты. А когда недовольны ключевые поставщики, под огнем оказываются ваши сотрудники в отделе поставок, особенно если при этом были оговорены условия ранней оплаты. Но даже еще более неприятный риск во всем этом – это вероятность того, что поставщики просто задержат поставки до полного осуществления оплаты, тем самым нарушая все ваши деловые операции.

Так сколько же времени требуется на разрешение проблем со счетами, таких как, например, расхождения между наименованиями в размещенных заказах и наименованиями, указанными в счете? Исследование Open Standards Benchmarking от компании APQC обнаружило, что компаниям с самыми низкими результатами требуется, по меньшей мере, семь дней на это - включая время, потраченное как на, собственно, разрешение проблемы, так и на простое ожидание, пока другие люди все взвесят и дадут свое “добро”. А наилучшие компании решают проблемы за три дня. Среднее – это около пяти дней, см. график ниже.

Если вашей компании требуется более недели на разрешение проблемы со счетом - к тому же если такие ошибки случаются регулярно – высока вероятность, что ваши ключевые поставщики теряют терпение, а сотрудники тратят слишком много рабочего времени на отслеживание расхождений.

Хотя в конечном итоге такие проблемы – это забота бухгалтеров, работающих со счетами к оплате, корневая проблемы кроется на самом деле во всем процессе закупок: недостаточная стандартизации процесса, расхождения в счетах к оплате и размещенных заказах, слишком много исключительных статей, с которыми лучше иметь дело вне стандартного процесса, и так далее.

Ручной ввод данных также создает много возможностей для ошибок. Исследование от APQC обнаружило, что у компаний-“середняков” около 58% счетов вводится в бухгалтерские системы вручную. При этом у самых эффективных компаний этот процент ниже (42% или меньше), а среди самых неэффективных компаний 77% счетов обрабатывается вручную, см. график ниже.

Если для обработки счетов требуется слишком много ручных операций, скорее всего, это для вас означает слишком медленное выполнение процесса и высокие расходы на оплату труда. Когда исследователи APQC смотрели на то, сколько человек на полной ставке отводится на работу со счетами к оплате в 1475 компаниях, они обнаружили, что самые эффективные используют в среднем 6.2 сотрудника на каждый миллиард выручки. Наименее эффективным требуется 21.6 сотрудника на тот же миллиард выручки. В самом деле, весьма затратная проблема, которая требует решения. Но с же чего начать?

Комплексный подход к решению начинается с оценки того, насколько эффективен ваш процесс управления счетами к оплате сегодня, и насколько эффективно тратятся на него ресурсы. Внедрение KPI, отражающих собой функциональность процесса управления счетам к оплате – это та база, от которой нужно отталкиваться. APQC сформулировала несколько основных ключевых показателей эффективности, которые компании могут использовать для оценки эффективности затрат на счета к оплате, производительности труда, эффективности всего процесса и затрачиваемого на него времени:

Общие расходы на процесс управления счетами к оплате в расчете на один счет
Затрачиваемое время на введение счета к оплате в систему, в часах
Затрачиваемое время на исправление ошибок, в днях
Количество сотрудников на полной ставке, работающих со счетами к оплате, в расчете на 1 млрд. выручки
Процентная доля счетов, которые вводятся в бухгалтерские системы вручную
Количество счетов, обрабатываемых в рамках процесса одним сотрудником на полной ставке
Расходы на персонал, участвующий в процессе управления счетами к оплате как доля от всех расходов на данный процесс

Эти KPI помогут вам оценить сегодняшнюю ситуацию и ограничения, а также могут использоваться для сравнения с результатами других участников рынка, чтобы была возможность обнаружить наилучшие практики, идеи и методы, улучшающие качество и производительность.

Стоит ли это вашего времени, чтобы обнаружить ключевые причины ошибок в счетах, устранить их, а сотрудников направить на решение какие-то других задач? Если решение кроется в автоматизации оплаты или капитальной перетряске всего процесса, будет ли это стоить ваших инвестиций? А если при этом текущий процент ошибок со счетами создает вам недопустимый риск потери отношений с поставщиками? Для организаций, заботящихся об увеличении производительности труда и своих отношениях с поставщиками, ответ на вышеприведенные вопросы будет однозначно положительным.

_______________________

Другие материалы этого автора: