Ключевой показатель месяца: скорость подготовки управленческой отчетности

Корпоративное управление
Источник: GAAP.RU
Опубликовано: 9 января 2021


Автор оригинального материала: Перри Уиггинс (Perry D. Wiggins), CPA, секретарь и заведующий финансовым отделом в APQC – некоммерческой организации в Хьюстоне, занимающийся исследованиями и анализом в бизнесе

По материалам: CFO


Менеджерские отчеты представляют собой очень важную форму оказания поддержки руководству любой организации в принятии деловых решений по итогам завершившегося отчетного периода, потому что позволяют более глубоко заглянуть в отдельные сферы бизнеса. В них можно найти финансовые данные, полезную инфографику, дельные комментарии по сформировавшимся или еще только формирующимся трендам, прогнозы относительного возможных отклонений от плановых значений. Менеджерские отчеты могут использоваться и как основа для других форм информационной поддержки руководства организации в принятии решений – на их основе, например, можно проводить более углубленный анализ ключевых показателей эффективности.

Принимая во внимание важность управленческой отчетности для принятия стратегических решений на уровне всей организации, стоит обратить внимание на то, как быстро она стает доступной. Показатель рассчитывается в календарных днях (включая выходные дни), и это время, проходящее с момента подготовки первого промежуточного баланса до, собственно, выхода финальной версии отчетности. Можно сказать, что это показатель, который показывает, насколько хорошо функционируют в организации учетные процессы. Если, предположим, какая-либо организация успеет подготовить эти отчеты быстрее, это оставит ее финансовой команде больше времени как на рутинные ежедневные операции, так и на прочие формы оказания поддержки руководству с принятием важнейших стратегических решений. Если же это займет больше времени, то и приступить к деятельности, приносящей максимальную стоимость, команда сможет позднее.

Насколько хорошо справляются компании в США? На основе содержания своей базы данных Open Standards Benchmarking, эксперты APQC обнаружили, что самые эффективные организации справляются с подготовкой управленческой отчетности менее чем за неделю, и это более чем в два раза быстрее того, как получается это делать у “отстающих” (16 дней или более). Медианный срок составил в этот раз 12 дней.


Источник: https://www.apqc.org

Так чем именно хорош более короткий срок подготовки управленческой отчетности? Чтобы ответить на этот вопрос более конкретно, нужно вспомнить об одной из ключевых функций, выполняемых этой формой отчетности во многих организациях (в том числе в самой APQC, что авторы имеют полное право утверждать уже на основе своего личного опыта). А именно – возможности более активного сотрудничества и взаимодействия между финансовым директором и руководителями других направлений в организации.

Как пример, важной составляющей подготовки управленческой отчетности в организации может быть составление предварительного варианта отчета и отправка его на заверение руководству организации. Если делать все эффективно (что в нашем случае подразумевает скорость), это не только даст больше времени на ознакомление с предварительным вариантом других членов команды, но и больше времени на внесение корректив на основе полученных ответных замечаний.

Что если это не так?

Если, напротив, подготовка отчетности занимает больше времени, чем хотелось бы, это хороший повод разобраться в причинах и попробовать найти решения. Многие, не задумываясь, бросятся за помощью к технологиям, и определенный резон в этом есть. В самом деле, автоматизация может помочь, но в случае с управленческой отчетностью, так уж сложилось, огромное значение имеет человеческий фактор, и его нельзя игнорировать. Финансовым руководителям необходимо, что называется, “закатать рукава” и, проявив свои лидерские качества, обеспечить участие каждого члена своей команды – причем на протяжении всей продолжительности отчетного периода, а не только лишь на авральном финальном отрезке. Каждый обязан что-то делать во имя общей цели.

Вот три способа для любой организации обеспечить себя более быстрыми и более точными менеджерскими отчетами.

1. Уточнение ключевых ролей и зон ответственности. Одна из основных причин неэффективности вследствие недостаточной проработки “человеческого” фактора – в неправильном представлении каждого из членов команды о своей роли и зоне ответственности. Эти аспекты необходимо прояснить заранее, причем не только в рамках подконтрольной финдиректору финансовой команды, но и, собственно, во всех прочих организационных подразделениях.

На основе обширного опыта обсуждений данной темы даже с руководством крупнейших в США компаний, APQC уверенно заявляет, что и у них, при таких обширных финансовых и технологических ресурсах и такой обширной автоматизации, все равно возникают сложности с четким определением того, кто за что отвечает. Но разобраться с этим необходимо, поскольку это основа всего. Люди не смогут действовать эффективно, если не будут четко понимать, а какую роль они, собственно, должны играть. 

2. За самое трудное беремся в первую очередь и заранее. Как только выполнен первый пункт, и роли четко распределены, уже нет нужды дожидаться окончания отчетного периода. Почему бы не начать делать самую объемную работу вроде реконсиляций заранее? Это наверняка позволит сократить рабочую нагрузку, традиционно припадающую на окончание отчетного периода. Если все расчеты провести заранее, останется больше времени на перепроверку результатов и утверждение их в окончательном варианте, когда подойдет время окончания периода.

3. Качество данных. Банальное, казалось бы, требование, однако многие забывают, какую важность имеют высокие стандарты качества данных и управления ими. Предположим гипотетически, что это не так. В этом случае для непосредственного использования в отчетности данные потребуют весьма трудозатратных предварительных манипуляций.

Следует по возможности заранее согласовать с внутриорганизационными участниками процесса, какие именно данные вы собираетесь использовать в подготовке управленческой отчетности, и на какую информационную систему будете при этом ориентироваться. Если говорить в более общих терминах, необходимо обеспечить соответствие данных технологическим и финансовым процессам вашей организации.

Основной вывод

Когда руководство вовремя получает точно составленные отчеты по итогам завершившихся отчетных периодов, у него остается больше времени на принятие ключевых решений и внесение корректировок. Более эффективные и точные процессы подготовки такой отчетности также означают меньшую рабочую нагрузку в конце периодов и больше времени на те виды деятельности, которые создают наибольшую стоимость и обеспечивают организационный рост.

Другие материалы этого автора:

Теги: управленческая отчетность  менеджерские отчеты  APQC  принятие решений  подготовка управленческой отчетности  качество данных