Действующие лица и исполнители – заказчик проекта
- Строительно-монтажная фирма: головная компания в Риге и несколько дочерних предприятий.
- На рынке – 10 лет.
- Тип отрасли – олигопольная.
- Рыночное положение – устойчивое, 3-я компания в отрасли по обороту.
- Годовой оборот – более 4 млн. долларов США.
- Численность постоянного персонала – более 80 человек.
- Активно используется субподряд и временные коллективы.
Действующие лица и исполнители – владельцы и сотрудники
- Владельцы компании – 4 физических лица:
- 3 бывших однокурсника с непрофильным образованием;
- 1 приглашенный позднее акционер со специальным образованием. Фактически руководит компанией, т.е. активно отдает распоряжения, которые сотрудники считают обязательными к исполнению.
- «Директор» компании,
- Как оказалось, проходит по штатному расписанию членом Правления.
- Председатель Правления,
- Который управляет производственными подразделениями, воспринимается сугубо как «капитан производства» и желает таковым оставаться.
- Главный бухгалтер,
- Которую приняли в свое время на работу ради уверенности, что человек она хороший и ни за что не будет воровать. Квалификация не проверялась и до постановки управленческого учета сверх обычного не требовалась.
Формулировка обращения к консультанту
Повод:
- Конфликт между владельцами компании из-за убытков, которые несут филиалы, и дальнейшей стратегии развития.
Комментарий:
- Стратегия понималась однобоко, по сути, представляла собой компиляцию некоторых правил ценовой и клиентской политики.
Источник данных для конфликта:
- Вручную заполняемые бюджетные формы, различные для связанных предприятий.
- Бухгалтерский учет в этой сфере не годится в принципе.
Природа систематического искажения бухгалтерских данных в отрасли
Обычная для строительно-монтажной сферы:
- Недостаточная детализация информации:
- По объектам и бригадам;
- По поставщикам;
- По заказчикам и т.д.
- Запаздывание с выставлением счетов и начислением доходов;
- Разнобой в системах оплаты труда и т.п.
Природа систематического искажения бухгалтерских данных на предприятии
Наличие специфических операций – бартера, приобретаемого в личных интересах владельцев.
- Если кто-либо из владельцев делает что-либо приобрести в магазине или у любого другого владельца, которому могут быть полезны услуги компании, производится обмен товара на работы: дивана – на ремонт сантехники, машины – на строительство объекта покрупнее и т.д.
- Полученные по бартеру товары или услуги передаются владельцам компании, но требуют бухгалтерского оформления.
Механизм отражения бартерных операций в учете
Первый этап:
- Обычная продажа услуг и работ компании на условиях обратной сделки – покупки товаров клиента.
Второй этап:
- «Продажа» полученных от клиента товаров владельцам.
Искажения:
- Удвоение дохода от бартерных сделок;
- Появление неадекватной дебиторской и кредиторской задолженности.
Общий итог:
- компания представляется более прибыльной и более платежеспособной, чем есть на самом деле.
Дополнительные проблемы существующего бухгалтерского учета
- Недостаточная детализация данных о расходах при избыточной детализации доходов, т.е. загроможденный план счетов в сочетании с дефицитом данных по ряду статей;
- Неопределенность и разнобой применяемых методов списания запасов на себестоимость, списания
- Брака,
- Возврата неиспользованных материалов и комплектующих;
- Перерасхода;
- Значительное отставание данных по времени;
- Недостаточная компетентность главного бухгалтера, приводящая к общей нечеткости отражения деятельности компании в отчетности.
Последствия для принятия управленческих решений
Для стратегических решений:
- Неопределенность ситуации с оценкой эффективности
- Проектов;
- Филиалов;
- Спорные возможности покрытия накопившихся долгов;
- Затрудненный поиск резервов.
Для определения «кто виноват» и «что делать»:
- Заниженная оценка уровня финансовой работы (по сути, ситуация поддерживалась благодаря умелому маневрированию денежными потоками);
- Завышенная оценка финансовых возможностей компании;
- Перманентное недовольство владельцев отсутствием денежных дивидендов.
Постановка задачи
Налицо классическая задача постановки управленческого учета:
Разработка «плавающей» финансовой структуры, что позволило бы
- Легко получать данные по любым объектам учета;
- «Полуавтоматически» изымать данные о бартерных операциях из отчетности компании и
- Корректно оценивать эффективность деятельности любых подразделений;
Формулировка правил управленческой учетной политики в части
- классификации и оценки имущества,
- учета и списания складских запасов,
- дебиторской и кредиторской задолженности,
- доходов и т.д.;
Формирование управленческого плана счетов;
Наладка технической стороны учетной политики – по срокам передачи сведений, необходимым реквизитам в документах и т.д.
Проверка корректности оргструктуры
Измененная оргструктура
Стереотипы в процессе корректировки оргструктуры
Человек с «правильным» дипломом – квалифицированный специалист и достоин управлять…
Владелец имеет больше прав, чем наемный менеджер – в любое время и по любому вопросу…
Особенности финансовой структуры
Объективные:
- «плавающие» ЦФО ввиду постоянной смены объектов;
- Слишком большое число руководителей ЦФО по сравнению с численностью персонала (типично для небольших предприятий вообще);
- Вхождение многих сотрудников в несколько ЦФО, что затрудняет передачу им ответственности – вопреки реальной практике.
Стереотипы в процессе формирования финансовой структуры :
- Зачем все усложнять? Работали – и будем работать;
- Почему я должен за что-то отвечать? Моя работа вас перестала устраивать?
- Мое дело – работать, учитывайте все сами, как хотите!
- Ответственность? Доплачивайте!
Финансово-бюджетная структура и ее проблемы
- Низкое качество планирования доходов (использование индексного метода без учета сезонности, изменяющихся условий и т.п.);
- Отсутствие или неточность нормативной базы;
- Отказ от использования других релевантных показателей формирования расходов, помимо доходов;
- Ошибки при составлении бюджетных таблиц-макросов;
- Отсутствие прогнозного баланса и т.д .
Стереотипы в процессе формирования бюджетной структуры
Типичные:
- Доходы в рыночных условиях прогнозированию не поддаются;
- Непонятно, кто именно способен повлиять на доходы (типично для не-торговых предприятий);
- Планирование расходов возможно только за счет устрожения режима экономии;
- Бюджет денежного потока – это лишнее;
- Ну и зачем нам прогноз баланса?
Результат – отторжение и бюджетного управления, и бюджета как системы показателей деятельности.
Специфические:
- Использование в прогнозах нижних пределов цен;
- Фиксирование расходов на заработную плату и численности персонала;
- Отнесение приобретаемых основных фондов к расходам, т.е. смешение расходов и инвестиций.
Нечасто встречающееся достоинство – качественный прогноз денежного потока, который стал основой отличной финансовой работы.
Стереотипы в процессе настройки учетной системы
Владельцев:
- Доверять бухгалтеру можно только в том случае, если это свой человек.
- Прибыль и деньги – одно и то же.
- Прошлый успех является гарантией будущего успеха. Если что-то все-таки пошло не так, надо просто подождать – и успех придет.
- Это мой бизнес. Мне решать, что делать и какими документами это оформлять.
Главбуха:
- Бухгалтерия и деятельность – вещи не связанные.
- Финансовая отчетность нужна для того, чтобы компания не платила штрафы.
- Промежуточные результаты ценности не имеют, главное – годовой баланс.
- Чем детальнее план счетов, тем авторитетнее бухгалтер.
Непосредственные итоги проекта по постановке управленческого учета
- Изменение организационной структуры предприятия;
- Формирование финансовой структуры и введение ответственности за финансовые результаты деятельности, а не только за выполнение должностных обязанностей;
- Изменение алгоритмов прогнозирования и анализа показателей деятельности;
- «Сворачивание» плана счетов;
- Соответствующая настройка учетной системы с появлением необходимых аналитик;
- Появление сроков составления и передачи документов;
- На будущее –
- Привязка вознаграждения менеджеров к показателям исполнения бюджета.
Мероприятия по результатам анализа данных управленческого учета
- Выработка стратегии как плана использования ограниченных ресурсов компании по определенным направлениям, т.е.:
- Осознание собственных рыночных преимуществ (дифференциация);
- Выявление ограничений на использование преимуществ (уникальные способности ряда специалистов, языковые проблемы, сложности командной работы, доступ к дефицитным материалам и т.п.);
- Выбор направлений приложения усилий;
- Поиск экономических резервов.
- Выявление направлений деятельности, неэффективных со стратегических позиций.
- Ликвидация части филиалов, ориентированных на неэффективные направления деятельности.
- Пересмотр штатного расписания и кардинальное изменение системы оплаты труда.
Динамика зарплатоотдачи строительно-монтажной компании
Изменения в бюджетном управлении
Бюджетное управление – чрезвычайно связная система: изменение одного этапа по содержанию или процедуре приводит к пересмотру оставшихся.
- Переход к факторным методам прогнозирования доходов и планирования расходов;
- Проверка бюджетов на соответствие стратегии компании;
- Превращение «бартерных» работ в отдельное направление деятельности, ориентированное на удовлетворение интересов владельцев;
- Выделение анализа исполнения бюджета в отдельную стадию;
- Расширение план-фактного анализа за счет факторного анализа;
- Привязка вознаграждения менеджеров к показателям эффективности исполнения бюджета.
Резюме: еще раз о типовых стереотипах, связанных с управленческим учетом
Не нужно –
- Страх перед реальными результатами деятельности;
- Нежелание и неспособность принимать дополнительную ответственность;
Трудоемко –
- Опасения, связанные с недостатком собственной квалификации (вообще проблемы самооценки – профессиональной и личной);
Сложно –
- Неумение обсуждать ряд проблем напрямую и тяготение к манипуляциям.