Проблемы постановки управленческого учета: содержательные, организационные, психологические

Контроллинг
Источник: Практические материалы с Конференции "Современные инструменты эффективного управления бизнесом", 21 октября 2005 г Москва
Опубликовано: 15 ноября 2005

Действующие лица и исполнители – заказчик проекта

  • Строительно-монтажная фирма: головная компания в Риге и несколько дочерних предприятий.
  • На рынке – 10 лет.
  • Тип отрасли – олигопольная.
  • Рыночное положение – устойчивое, 3-я компания в отрасли по обороту.
  • Годовой оборот – более 4 млн. долларов США.
  • Численность постоянного персонала – более 80 человек.
    • Активно используется субподряд и временные коллективы.

Действующие лица и исполнители – владельцы и сотрудники

  • Владельцы компании – 4 физических лица:
    • 3 бывших однокурсника с непрофильным образованием;
    • 1 приглашенный позднее акционер со специальным образованием. Фактически руководит компанией, т.е. активно отдает распоряжения, которые сотрудники считают обязательными к исполнению.
  • «Директор» компании,
    • Как оказалось, проходит по штатному расписанию членом Правления.
  • Председатель Правления,
    • Который управляет производственными подразделениями, воспринимается сугубо как «капитан производства» и желает таковым оставаться.
  • Главный бухгалтер,
    • Которую приняли в свое время на работу ради уверенности, что человек она хороший и ни за что не будет воровать. Квалификация не проверялась и до постановки управленческого учета сверх обычного не требовалась.

Формулировка обращения к консультанту

Повод:

  • Конфликт между владельцами компании из-за убытков, которые несут филиалы, и дальнейшей стратегии развития.

Комментарий:

  • Стратегия понималась однобоко, по сути, представляла собой компиляцию некоторых правил ценовой и клиентской политики.

Источник данных для конфликта:

  • Вручную заполняемые бюджетные формы, различные для связанных предприятий.
  • Бухгалтерский учет в этой сфере не годится в принципе.

Природа систематического искажения бухгалтерских данных в отрасли

Обычная для строительно-монтажной сферы:

  • Недостаточная детализация информации:
    • По объектам и бригадам;
    • По поставщикам;
    • По заказчикам и т.д.
  • Запаздывание с выставлением счетов и начислением доходов;
  • Разнобой в системах оплаты труда и т.п.

Природа систематического искажения бухгалтерских данных на предприятии

Наличие специфических операций – бартера, приобретаемого в личных интересах владельцев.

  • Если кто-либо из владельцев делает что-либо приобрести в магазине или у любого другого владельца, которому могут быть полезны услуги компании, производится обмен товара на работы: дивана – на ремонт сантехники, машины – на строительство объекта покрупнее и т.д.
  • Полученные по бартеру товары или услуги передаются владельцам компании, но требуют бухгалтерского оформления.

Механизм отражения бартерных операций в учете

Первый этап:

  • Обычная продажа услуг и работ компании на условиях обратной сделки – покупки товаров клиента.

Второй этап:

  • «Продажа» полученных от клиента товаров владельцам.

Искажения:

  • Удвоение дохода от бартерных сделок;
  • Появление неадекватной дебиторской и кредиторской задолженности.

Общий итог:

  • компания представляется более прибыльной и более платежеспособной, чем есть на самом деле.

Дополнительные проблемы существующего бухгалтерского учета

  • Недостаточная детализация данных о расходах при избыточной детализации доходов, т.е. загроможденный план счетов в сочетании с дефицитом данных по ряду статей;
  • Неопределенность и разнобой применяемых методов списания запасов на себестоимость, списания
    • Брака,
    • Возврата неиспользованных материалов и комплектующих;
    • Перерасхода;
  • Значительное отставание данных по времени;
  • Недостаточная компетентность главного бухгалтера, приводящая к общей нечеткости отражения деятельности компании в отчетности.

Последствия для принятия управленческих решений

Для стратегических решений:

  • Неопределенность ситуации с оценкой эффективности
    • Проектов;
    • Филиалов;
  • Спорные возможности покрытия накопившихся долгов;
  • Затрудненный поиск резервов.

Для определения «кто виноват» и «что делать»:

  • Заниженная оценка уровня финансовой работы (по сути, ситуация поддерживалась благодаря умелому маневрированию денежными потоками);
  • Завышенная оценка финансовых возможностей компании;
  • Перманентное недовольство владельцев отсутствием денежных дивидендов.

Постановка задачи

Налицо классическая задача постановки управленческого учета:
Разработка «плавающей» финансовой структуры, что позволило бы

  • Легко получать данные по любым объектам учета;
  • «Полуавтоматически» изымать данные о бартерных операциях из отчетности компании и
  • Корректно оценивать эффективность деятельности любых подразделений;

Формулировка правил управленческой учетной политики в части

  • классификации и оценки имущества,
  • учета и списания складских запасов,
  • дебиторской и кредиторской задолженности,
  • доходов и т.д.;

Формирование управленческого плана счетов;

Наладка технической стороны учетной политики – по срокам передачи сведений, необходимым реквизитам в документах и т.д.

Проверка корректности оргструктуры

Измененная оргструктура

Стереотипы в процессе корректировки оргструктуры

Человек с «правильным» дипломом – квалифицированный специалист и достоин управлять…

Владелец имеет больше прав, чем наемный менеджер – в любое время и по любому вопросу…

Особенности финансовой структуры

Объективные:

  • «плавающие» ЦФО ввиду постоянной смены объектов;
  • Слишком большое число руководителей ЦФО по сравнению с численностью персонала (типично для небольших предприятий вообще);
  • Вхождение многих сотрудников в несколько ЦФО, что затрудняет передачу им ответственности – вопреки реальной практике.

Стереотипы в процессе формирования финансовой структуры :

  • Зачем все усложнять? Работали – и будем работать;
  • Почему я должен за что-то отвечать? Моя работа вас перестала устраивать?
  • Мое дело – работать, учитывайте все сами, как хотите!
  • Ответственность? Доплачивайте!

Финансово-бюджетная структура и ее проблемы

  • Низкое качество планирования доходов (использование индексного метода без учета сезонности, изменяющихся условий и т.п.);
  • Отсутствие или неточность нормативной базы;
  • Отказ от использования других релевантных показателей формирования расходов, помимо доходов;
  • Ошибки при составлении бюджетных таблиц-макросов;
  • Отсутствие прогнозного баланса и т.д
  • .

Стереотипы в процессе формирования бюджетной структуры

Типичные:

  • Доходы в рыночных условиях прогнозированию не поддаются;
  • Непонятно, кто именно способен повлиять на доходы (типично для не-торговых предприятий);
  • Планирование расходов возможно только за счет устрожения режима экономии;
  • Бюджет денежного потока – это лишнее;
  • Ну и зачем нам прогноз баланса?

Результат – отторжение и бюджетного управления, и бюджета как системы показателей деятельности.

Специфические:

  • Использование в прогнозах нижних пределов цен;
  • Фиксирование расходов на заработную плату и численности персонала;
  • Отнесение приобретаемых основных фондов к расходам, т.е. смешение расходов и инвестиций.

Нечасто встречающееся достоинство – качественный прогноз денежного потока, который стал основой отличной финансовой работы.

Стереотипы в процессе настройки учетной системы

Владельцев:

  • Доверять бухгалтеру можно только в том случае, если это свой человек.
  • Прибыль и деньги – одно и то же.
  • Прошлый успех является гарантией будущего успеха. Если что-то все-таки пошло не так, надо просто подождать – и успех придет.
  • Это мой бизнес. Мне решать, что делать и какими документами это оформлять.

Главбуха:

  • Бухгалтерия и деятельность – вещи не связанные.
  • Финансовая отчетность нужна для того, чтобы компания не платила штрафы.
  • Промежуточные результаты ценности не имеют, главное – годовой баланс.
  • Чем детальнее план счетов, тем авторитетнее бухгалтер.

Непосредственные итоги проекта по постановке управленческого учета

  • Изменение организационной структуры предприятия;
  • Формирование финансовой структуры и введение ответственности за финансовые результаты деятельности, а не только за выполнение должностных обязанностей;
  • Изменение алгоритмов прогнозирования и анализа показателей деятельности;
  • «Сворачивание» плана счетов;
  • Соответствующая настройка учетной системы с появлением необходимых аналитик;
  • Появление сроков составления и передачи документов;
  • На будущее –
    • Привязка вознаграждения менеджеров к показателям исполнения бюджета.

Мероприятия по результатам анализа данных управленческого учета

  • Выработка стратегии как плана использования ограниченных ресурсов компании по определенным направлениям, т.е.:
    • Осознание собственных рыночных преимуществ (дифференциация);
    • Выявление ограничений на использование преимуществ (уникальные способности ряда специалистов, языковые проблемы, сложности командной работы, доступ к дефицитным материалам и т.п.);
    • Выбор направлений приложения усилий;
    • Поиск экономических резервов.
  • Выявление направлений деятельности, неэффективных со стратегических позиций.
  • Ликвидация части филиалов, ориентированных на неэффективные направления деятельности.
  • Пересмотр штатного расписания и кардинальное изменение системы оплаты труда.

Динамика зарплатоотдачи строительно-монтажной компании

Изменения в бюджетном управлении

Бюджетное управление – чрезвычайно связная система: изменение одного этапа по содержанию или процедуре приводит к пересмотру оставшихся.

  • Переход к факторным методам прогнозирования доходов и планирования расходов;
  • Проверка бюджетов на соответствие стратегии компании;
  • Превращение «бартерных» работ в отдельное направление деятельности, ориентированное на удовлетворение интересов владельцев;
  • Выделение анализа исполнения бюджета в отдельную стадию;
  • Расширение план-фактного анализа за счет факторного анализа;
  • Привязка вознаграждения менеджеров к показателям эффективности исполнения бюджета.

Резюме: еще раз о типовых стереотипах, связанных с управленческим учетом

Не нужно – 

  • Страх перед реальными результатами деятельности;
  • Нежелание и неспособность принимать дополнительную ответственность;

Трудоемко – 

  • Опасения, связанные с недостатком собственной квалификации (вообще проблемы самооценки – профессиональной и личной);

Сложно – 

  • Неумение обсуждать ряд проблем напрямую и тяготение к манипуляциям.
 

Все статьи цикла «Практические материалы с Конференции "Современные инструменты эффективного управления бизнесом " 21 октября 2005 г. Москва »

(состоит из 5 статей)

Проблемы постановки управленческого учета: содержательные, организационные, психологические (15 ноября 2005)

Построение системы управления сетью универсамов «КОПЕЙКА» (15 ноября 2005)

Контроллинговое оружие категорийного менеджера, или еще раз о некоторых возможностях повысить эффективность маркетинговой деятельности (15 ноября 2005)

Контроллинг – объективная необходимость энергично развивающегося российского бизнеса (15 ноября 2005)

Блеск и нищета мотивационных процессов (15 ноября 2005)