Избегаем простоев с выплатой зарплаты

Корпоративное управление
Источник: GAAP.RU
Опубликовано: 6 февраля 2021


Автор оригинального материала: Перри Уиггинс (Perry D. Wiggins), CPA, секретарь и заведующий финансовым отделом в APQC – некоммерческой организации в Хьюстоне, занимающийся исследованиями и анализом в бизнесе

По материалам: CFO

 

Обработка зарплатных ведомостей – один из ключевых бизнес-процессов, требующий для своей эффективности согласованной командной работы. Даже если большая часть его автоматизирована, цифровизирована, или вообще выставлена на аутсорсинг, почти стопроцентно останутся ограниченные “ручные” составляющие процесса, требующие повышенного внимания. Так, сотрудники могут подавать ведомости по количеству отработанных часов, их менеджеры – заверять эти сведения, затем уже вводить их в автоматизированные системы для последующей обработки. Все это занимает время, и это тоже один из показателей операционной эффективности, который мы предлагаем рассмотреть и выделить ключевые области, где руководство организаций имеет все возможности вмешаться ради повышения эффективности и предотвращения задержек с выплатой заработной платы.

Исследовательская компания из США APQC проанализировала данные по 3 тыс. организаций и выяснила на основе этой выборки, что 25%-й перцентиль (или нижний квартиль) составляют те, у кого на обработку всех зарплатных ведомостей уходит три дня или меньше. С другой стороны диапазона (75%-й перцентиль) находятся организации, справляющиеся, как минимум, за семь дней. Медианное значение - 5 дней. Как часто бывает, значения несколько меняются в зависимости от отрасли, но в любом случае несильно: этот показатель не из тех, на которых сильно сказывается отраслевая специфика. Например, в здравоохранении нижний квартиль всего на один день меньше, но медиана и верхний квартиль у представителей этой отрасли те же самые.


Источник: https://www.apqc.org

Долгий процесс обработки зарплатных ведомостей – обязательно ли это плохо? Как пишут авторы исследования, тех, у кого выходит 7 дней или больше, не стоит сразу же относить к отстающим, потому что они необязательно делают что-то неправильно. Есть сотни причин, почему этот процесс в организации может потребовать на несколько дней больше – например, используемый при этом технологический инструментарий, да и сама структуризация и исполнение процесса.

Но применяющийся подход отнюдь не нивелирует необходимости калиброваться на внутренние и внешние ориентиры. Это особенно важно в случае с крупными холдингами, в которых могут трудиться десятки и сотни сотрудников: если в таких организациях получится сократить время обработки хотя бы на один день, это уже освободит значительную часть сотрудников на какие-то иные виды деятельности, приносящие гораздо большую стоимость.

Калибровка “ручных” элементов процесса

Конечно, в наши дни многие компании давно перешли на “цифру”, автоматизировав процесс обработки зарплатных ведомостей хотя бы частично и/или частично выведя его на аутсорсинг. Если идти таким путем, это позволит избежать слишком частого “ручного” вмешательства и объемных расчетов, которые чаще всего становятся причиной ошибок, а значит и задержек. Поэтому первый шаг вполне очевиден: если где-либо этот процесс сейчас пока недостаточно автоматизирован и осуществляется вручную, в первую очередь необходимо заняться автоматизацией.

Предположим, однако, что и после нее остались определенные составляющие процесса, в которых ответственные за это сотрудники все равно должны физически вмешиваться, чтобы, например, дополнительно внести какие-то данные или как-то еще обеспечить дальнейшую электронную обработку. Без тщательного контроля эти “ручные” элементы могут быстро застопорить процесс и стать настоящей головной болью для остальных участников. Ниже называются поименно четыре ключевые области, на которые следует обратить особое внимание.

Полнота заполнения учетных ведомостей

То, насколько полно отражают реальность учетные ведомости (а иногда и само их наличие, что тоже еще не факт), является первой распространенной причиной для задержек.

Здесь, конечно, многое зависит от особенностей национального регулирования. В американской практике сотрудники ведут учет посещаемости самостоятельно, поэтому мотивирование их к тому, чтобы заранее представлять ведомости в бухгалтерию – по крайней мере, за несколько дней до даты сведения отчетности – будет иметь очень большую эффективность в плане устранения задержек – GAAP.RU

Рекомендуется также держать отдельный мануал с изложением корпоративной политики и процедур, где обязательно будет выделено место под описание процесса обработки зарплатных ведомостей, классификацию сотрудников данной организации и обязанности сотрудников по представлению личной отчетности. Это должен быть главный источник ответов на любые вопросы по этой части.

Заверение сведений менеджерами

Следующий этап – перепроверка представленных сотрудниками сведений и их заверение у менеджеров. Очевидно, это еще один пример “ручной” составляющей, которую вряд ли получится автоматизировать на 100%, потому что данные кому-то придется в систему вводить. Менеджеры должны четко понимать ожидания более высокого руководства организации относительно того, когда именно должна начинаться эта стадия перепроверки и заверения, и когда она должна заканчиваться. Для ускорения процесса лучше все же придерживаться политики стимулов, а не наказаний.

Обработка специфических запросов

Со стороны сотрудников организаций может в течение отчетного периода поступить множество обращений с просьбами что-то изменить – например, величину удерживаемых из зарплаты пенсионных или налоговых отчислений (в тех странах, где пенсионное регулирование и налоговое законодательство это позволяет, разумеется – GAAP.RU), или банк обслуживания (с отменой “зарплатного рабства” относительно недавно выбор банка обслуживания сотрудниками компаний стал возможен и в России – GAAP.RU). Конечно, внесение всех этих изменений в систему лучше по возможности автоматизировать, как это было сделано в самой APQC с помощью специального корпоративного портала самообслуживания. До того, как это было сделано, ручное внесение многочисленных изменений и их перепроверка забирали много времени. Теперь же все делается руками самих сотрудников, которым это надо.

Консолидация различных видов зарплатных платежей

Вопрос может быть актуален для отдельных отраслей вроде уже приведенного выше в пример здравоохранения. Представим, например, больницу, где даже по одному сотруднику (скажем, доктору) могут быть предусмотрены иногда десятки различных типов платежей, имеющих разную классификацию. Это могут быть сверхурочные, дифференцированная оплата за дневные/ночные смены, оплачиваемые по увеличенной ставке двойные смены, бонусы, премии и так далее. Конечно, больницы – не единственный пример, где такое встречается. Даже если вся эта классификация зарплатных платежей действительно требуется в учетной системе организации, и без нее никак не обойтись, всегда есть возможности несколько упростить эту разветвленную систему и постараться объединить хотя бы некоторые разновидности, чтобы тем самым снизить время обработки зарплатных платежей и вероятность допущения ошибки.

В заключение

Оптимизация и упорядочивание “ручных” этапов процесса обработки зарплатных ведомостей помогает сократить рабочее время тех, кто этим занимается (например, сотрудников бухгалтерии). Вместо того чтобы сидеть долгие часы над ведомостями, они могут посвятить это же время чему-то не столь рутинному, а приносящему реальную стоимость своей организации. Весьма вероятное при этом сокращение накладных расходов даст дополнительный простор для маневра руководителям финансовых департаментов, которые получат возможность направить задействованный ранее персонал на более полезные направления деятельности.


Другие материалы этого автора:

Теги: выплата зарплаты  обработка зарплатных ведомостей  операционная эффективность  выплата заработной платы  APQC  заполнение учетных ведомостей