Общие расходы на возмещение командировочных расходов

Финансовый менеджмент
Источник: GAAP.RU
Опубликовано: 4 мая 2021


Автор оригинального материала: Перри Уиггинс (Perry D. Wiggins), CPA, секретарь и заведующий финансовым отделом в APQC – некоммерческой организации в Хьюстоне, занимающийся исследованиями и анализом в бизнесе

По материалам: CFO

 

С постепенным снятием противоэпидемических мер во многих странах мира и открытием границ командировочные расходы снова становятся существенной статьей в отчетности многих международных организаций. Ключевой показатель этого месяца показывает, как много ресурсов тратится на финансовый процесс, связанный с их возмещением.

2020 год, вместе со всеми его локдаунами, нанес серьезный удар не только по частному туризму, но и по деловым поездкам, которые обвалились, по данным Skift Research, на невиданные 97%. Год спустя мировая экономика постепенно восстанавливается, и многие эксперты ожидают довольно резкого скачка спроса, что неминуемо скажется - впрочем, уже сказывается, если последить за тарифами - на ценах за авиабилеты, отели и прочие связанные с отдыхом услуги.

Легко понять, что за почти целый год простоя во многих организациях возмещение командировочных расходов как процесс, привычный для финансовых департаментов, успел немного позабыться, но в свете новой активизации важно вспомнить былые принципы оптимизации, чтобы не допускать выхода его из-под контроля. Посмотрим на основе данных исследовательской организации APQC, сколько в США в среднем уходит на этот процесс, какие границы отличают не очень эффективную практику от очень эффективной, и что на надо делать, чтобы первое превратить во второе.

Ключевой показатель месяца - общие расходы в расчете на одно возмещение командировочных. Речь идет именно о расходах, понесенных сотрудниками компании в деловых целях, что подразумевает:

  • доведение до сведения сотрудников действующих в организации лимитов и политики возмещения командировочных расходов,
  • авансовые платежи,
  • сбор и анализ связанных данных по налогам,
  • управление счетами персонала организации, и так далее.

В общие расходы входят такие их статьи как административные расходы, расходы на персонал, на управление системами, и не только.

На основе полученных данных APQC приходит к выводу, что самые эффективные организации тратят на одно возмещение немногим более $1.10, наименее эффективные - как минимум, в десять раз больше ($14.50). В связи с восстановлением международных поездок эти расходы будут лишь накапливаться, способные потенциально создать ощутимую брешь в бюджете организации, поэтому наименее эффективным в этом плане стоит подумать о способах их снижения.


Источник: APQC

Могут быть разные причины, почему у одних получается лучше, а у других хуже. Если на каждый случай уходит почти $15 (а иногда и больше, в случае с представителями верхнего квартиля выборки), это может быть просто потому, что сотрудники не в курсе, как вообще работает данный процесс, поэтому персоналу, работающему с платежными ведомствами, приходится тратить много времени на коррекцию ошибок и поиск подтверждающих документов. Это может оказаться еще более сложным делом, если в организации отсутствует централизованное место для загрузки и хранения всей подтверждающей документации. И конечно, если персонал по-прежнему осуществляет всю эту работу в ручном режиме, а не доверяет ее автоматизированным системам, она потребует для реализации гораздо больше ресурсов.

Самые эффективные организации эффективно обходят эти проблемы, придерживаясь в своей работе трех основных принципов.

Цифровизация и автоматизация

Процесс возмещения командировочных расходов - пример тех финансовых процессов, которые идеально подходят для автоматизации. Это типичный рутинный процесс, не приносящий дополнительной стоимости организации. Технологий для его автоматизации - множество, а преимущества этого очевидны. На рынке программных решений любая организация даже с ограниченным бюджетом сможет подыскать себе решения, улучшающие ее аналитический потенциал, повышающие прозрачность связанных с деловыми поездками расходов, позволяющие осуществлять более эффективное управление расходами. Продукт в идеале должен автоматизировать транзакционные составляющие процесса, фиксировать в цифровом виде все относящиеся к ним документы, сообщать пользователям про временные ограничения и одобренные лимиты - только и всего.

Четкость официальной политики и коммуникаций

Никакие современные технологии не поправят процесс, который изначально содержит изъяны. Как могут сотрудники контролировать и возмещать понесенные расходы, если они понятия не имеют, какую политику в отношении командировочных реализует их организация, или вроде бы имеют, просто сама реализация политики осуществляется непоследовательно? Если эти базовые проблемы не исправить в самую первую очередь, автоматизация их лишь усилит, поэтому еще до приобретения программного обеспечения следует подумать о том, насколько эффективна система внутреннего контроля в отношении данного аспекта. И, само собой, убедиться, что в организации есть четкая политика, о которой знают все.

Эффективная политика создается при участии множества различных групп участников в составе организационной структуры, включая внутренних аудиторов, кадровиков, юристов, бухгалтеров и так далее. Очень важно также получить отклик со стороны сотрудников, для кого деловые поездки наиболее актуальны. Разработанные по итогам проведенных обсуждений политики должны быть детализированными, четкими, контролируемыми и учитывать такие аспекты как:

  • Распределение ролей, подконтрольность и подотчетность (например, кто в организации дает разрешение на возмещение командировочных расходов);
  • Лимиты расходов и их предварительное одобрение;
  • Бронирование билетов и отелей;
  • Способы осуществления покупок;
  • Отчетность по итогам понесенных расходов (например, какие из них требуют чека);
  • Исключения и разрешение спорных моментов.

Разработанные политики должны быть при этом достаточно простыми для понимания всеми сотрудниками, которых, конечно, следует с ними предварительно ознакомить в рамках внутрикорпоративного обучения, чтобы никому далее не пришлось гадать, как действовать в той или иной ситуации.

Мониторинг эффективности процесса

Ориентация на общие по отрасли показали – одна из базовых точек для начала улучшений, а также возможность не только отслеживать собственный прогресс, но и сопоставлять его с результатами конкурентов. Ключевые показатели эффективности при этом могут отличаться от одной организации к другой и от отрасли к отрасли, поэтому рекомендуется следовать сбалансированной системе показателей, учитывающих производительность, сроки реализации процесса, меры эффективности. Лично APQC считает актуальными в случае с командировочными расходами такие KPI как:

  • Общее число обрабатываемых возмещений на одного сотрудника, участвующего в реализации данного процесса (как мера производительности);
  • Общее число сотрудников, занятых на возмещении расходов, в расчете на каждый $1 млрд. выручки (как мера эффективности);
  • Число дней, уходящих на одобрение возмещения командировочных.

Во многих странах третья волна пандемии еще не отступила, но с завершением массовой вакцинации все вернется к состоянию “business as usual”, причем уже довольно скоро. Лучше не ждать, пока бухгалтерские департаменты окажутся погребены под волной обращений за компенсациями командировочных расходов, а, пока еще есть время, по максимуму автоматизировать данный процесс, убедиться, что все в курсе того, как все работает, и утвердить четкую систему KPI для непрерывного мониторинга.


Другие материалы этого автора:

Теги: общие расходы  командировочные расходы  командировочные  возмещение командировочных расходов  APQC  возмещение командировочных  KPI  цифровизация  автоматизация  управление расходами  система внутреннего контроля  мониторинг эффективности  ключевые показа