Автор оригинального материала: Перри Уиггинс (Perry D. Wiggins), CPA, секретарь и заведующий финансовым отделом в APQC – некоммерческой организации в Хьюстоне, занимающийся исследованиями и анализом в бизнесе
По материалам: CFO
Эффективность работы финансового департамента определяется правильным выбором структуры, процессов, технологий и людей.
Как декабрь был оптимальным временем года для оценки ключевого показателя скорости закрытия годовой отчетности, так и январь, начало нового года – прекрасный повод оценить эффективность финансовой функции и ее роль в создании стоимости для компаний. Поэтому в этом месяце рассматриваем общие расходы на нее как процент от выручки, однако финансовым директорам не стоит выпускать значение этого показателя из внимания не только в январе, но на протяжении всего календарного года, если их действительно заботят постоянные улучшения и стабильный рост.
Данные исследовательской компании APQC показывают, что, по крайней мере, в США мало что изменилось с 2015 года (с тех пор, когда исследователи задумались над оценкой этого показателя впервые) и с 2018 года также (когда это было сделано ими во второй раз). Расходы несколько уравнялись: наиболее эффективные компании теперь тратят в среднем 0,56% своей выручки на финансовые функции, и это меньше 2018 года (0,7%) и 2015 года (0,6%). На другом конце диапазона – самые неэффективные компании, которые также остались относительно стабильными, сократив при этом свои расходы с 2% в 2015% до 1,6% по данным на сегодняшний день.
Таким образом, как и четыре года назад, наименее эффективные тратят на один и тот же процесс примерно в три раза больше. Если бы этот разрыв удалось сократить, это принесло бы очень существенную экономию средств как им самим, так и “медианным” компаниям. Более эффективные участники, впрочем, из-за произошедшего выравнивания расходов вряд ли увидят в результате существенную экономию – у них основной задачей стоит реинвестировать сэкономленное в результате повышения эффективности время в деятельность, более соответствующую созданию долгосрочной стоимости и обеспечению стратегического роста.
Многие эффективные компании тратят на финансовые функции меньше, потому что у них уже наличествуют оптимизированные и высокоэффективные процессы. У этих процессов меньшая продолжительность периода завершения, к тому же они требуют меньшее число сотрудников на полной ставке. Как правило, все это сопровождается использованием наилучших практик в плане стабилизации и автоматизации, что освобождает специалистов для других, более полезных видов деятельности типа делового консультирования корпоративного руководства. При прочих равных, если компании тратят меньше ресурсов на выполнение одной и той же работы, у них открываются возможности реинвестировать ресурсы в деятельность, ведущую к росту прибыли.
Исследователи из APQC обнаружили, что за повышением эффективности финансовой функции стоят четыре ключевых фактора. Речь идет о выборе правильных 1) структуры, 2) процессов, 3) технологий, и 4) людей.
Структура
У ведущих компаний, в особенности международных организаций, финансовые функции в очень значительной степени заточены под транзакционный характер их деятельности (обработка счетов к получению и уплаты, например). Эта рутинная работа у них организована в объединенных центрах обслуживания, что позволяет сократить расходы, стабилизировать процессы, обеспечить более высокие результаты, способствовать накоплению опыта и экспертизы.
Прошлогоднее исследование в исполнении APQC показало преобладание более, если так можно выразиться, “ценных” финансовых процессов (планирование, бюджетирование, прогнозирование) в ОЦО. Исследование выявило и другие потенциальные выгоды такой структуризации – например, более быстрое время завершение процессов, в том числе закрытия годовой отчетности, снижение количества допускаемых ошибок в журнальных записях, и так далее. Все это способствует снижению общих расходов на финансовые...
...Процессы
Ведущие организации постоянно работают над упорядочиванием, стандартизацией, документированием, повышением контроля и прозрачности финансовых процессов. С грамотной стандартизацией и документацией финансовые команды тратят не только меньше усилий и времени, но и денег. Использование стандартизированных планов счетов и единых финансовых определений делает рабочие процессы более эффективными. Статья от декабря прошлого года по теме закрытия годовой отчетности описывала ряд важных практик, которые идут задолго до того момента, когда финансовые специалисты приступают непосредственно к самому закрытию – эти практики ведут к сокращению числа людей, необходимых на завершение ряда процессов, что означает сокращение расходов и большую эффективность.
Технологии
Последние несколько ознаменовались массовым распространением и приходом в практику новых инструментов и технологий, позволяющих финансовым специалистам делать свою работу “умнее” и быстрее. Из-за массовости в последние годы сокращаются расходы на такие новые технологии как облачные вычисления, благодаря чему не только крупные, но и мелкие организации вполне способны пожинать плоды выросшей эффективности и производительности, вкупе с расширенным стратегическим анализом.
Люди
С правильными технологиями, процессами и структурой компании освобождают дополнительные возможности для финансовых специалистов, которые могут направить свои усилия на создающие стоимость направления деятельности. APQC обнаружила, что если компании инвестируют в такие навыки своих сотрудников как финансовое моделирование, бизнес-партнерство, аналитические навыки, финансовые профессионалы начинают выполнять свои функции более эффективно, что обязательно находит отражение в итоговых показателя прибыли.
Неважно, к какой категории организаций вы можете отнести себя прямо сейчас – всегда есть способы сделать финансовые функции более эффективными и направить освободившиеся ресурсы на увеличение итоговых показателей. Сделать это в любом случае придется, потому что рано или поздно, начиная с определенного критического момента, непрерывное сокращение расходов становится контрпродуктивным и начинает тормозить рост.
Другие материалы этого автора:
- Ключевой показатель декабря: время на закрытие годовой отчетности (06/12/2019)
- Сколько времени у вас занимает финансовая оценка новых продуктов? (07/11/2019)
- Ключевой показатель месяца: доходность на инвестированный капитал (04/10/2019)
- Ключевой показатель: запасы наличности (04/09/2019)
- Как быстро ваш бизнес адаптируется к новым рискам? (08/08/2019)
- Полезный показатель этого месяца: общая стоимость управления налогами (12/07/2019)
- Общие расходы на бюджетирование и прогнозирование (07/06/2019)
- Важный фактор в управлении любой компанией: планы преемственности (15/04/2019)
- Проекты, не выходящие за рамки бюджета (15/04/2019)
- Полезный показатель этого месяца: число статей в плане счетов (13/03/2019)
- Ключевой показатель месяца: ежедневная денежная позиция (04/02/2019)
- Численность состава финансовой команды – еще один важный фактор (14/01/2019)
- Выручка на одного сотрудника – повод обратить внимание (07/12/2018)
- Ключевой показатель месяца: время прогнозирования (18/10/2018)
- Время обучения сотрудников: на что стоит обратить внимание (17/09/2018)
- Еще один важный показатель: количество отклоненных вариантов бюджета (07/08/2018)
- Еще один важный индикатор: несобранные долги (19/07/2018)
- Важный показатель: срок погашения дебиторской задолженности (08/06/2018)
- “Время закрытия” – еще один полезный KPI (19/03/2018)