Снижение зарплатных расходов – ключевой показатель месяца


 подписаться на рассылку
Печать Рассылка
Финансовый менеджмент
Источник: GAAP.RU
Опубликовано: 12 Декабря 2021

Есть ли способ сэкономить на зарплатах, не урезая их?

Автор оригинального материала: Перри Уиггинс (Perry D. Wiggins), CPA, секретарь и заведующий финансовым отделом в APQC – некоммерческой организации в Хьюстоне, занимающийся исследованиями и анализом в бизнесе

По материалам: CFO


Речь сегодня у нас пойдет не о сокращении зарплат, а об оптимизации самого бизнес-процесса. В сегодняшних условиях все становится дороже – производственные запасы, иногда даже офисные принадлежности, в такое время мы живем. Но это значит, что пора руководителям финансовых департаментов провести тщательную ревизию основных бизнес-процессов, чтобы определить, не спрятались ли там потенциальные возможности для экономии, большие и малые.

Для оценки эффективности бизнес-процесса можно рассмотреть ключевой показатель этого месяца – общие расходы на реализацию зарплатного процесса как доля от выручки. Общие расходы включают в себя не только, собственно, зарплаты сотрудникам, но и аутсорсинг, системные расходы, накладные расходы, ведение зарплатных ведомостей, расчеты заработных плат и бонусов, удержания из заработной платы и прочие расходы вроде рассылки платежных чеков.

Американская исследовательская компания APQC обратилась к своей базе данных по более чем 770 компаниям и выяснила, что представители нижнего квартиля (25%-го перцентиля) тратят на данный процесс 0.04% своих доходов, но при этом представители верхнего квартиля – почти в три раза больше, 0.11%


Источник: APQC

Казалось бы, отличие между этими двумя значениями не такое и большое, но если приложить это к масштабам крупного бизнеса с огромными доходами, разница становится заметной. Для примера, компания второй категории с более чем $1 млрд. ежегодных доходов будет тратить на $700,000 больше на зарплатный процесс по сравнению с аналогичным бизнесом из нижнего квартиля, представители которого умеют экономить. Если компания в сегодняшних условиях еле сводит концы с концами, это будет означать для нее окончание финансового года в убытках. Это ли не повод задуматься об экономии? Но как?

Мыслим целостно

Итак,  если поставлена цель снизить расходы на зарплатные процессы, начните с анализа систем, внутренних процессов и моделей реализации. Улучшения в каждой из этих областях может существенно улучшить эффективность и уменьшить накапливаемые расходы.

Системы

Проводилась ли в вашей организации инвентаризация использующихся зарплатных приложений? Сегодняшние автоматизированные платежные системы могли когда-то работать идеально, когда компания росла, и число сотрудников было небольшим, однако с тех пор компания вполне могла вырасти из этих решений и требовать более совершенных систем в соответствии с выросшими запросами. Устаревшие системы могут утягивать на себя ценные временные ресурсы и деньги, тогда как более совершенные системы автоматизации способны значительно сократить расходы.

Внутренние процессы

Даже самая новая технология не может наладить собой сломанный процесс. В чем могут быть причины? В каждой компании они уникальны, но среди самых распространенных – задержки с заполнением зарплатных ведомостей или их одобрением менеджерами. Если в организации отсутствует четкое распределение обязанностей, и ни один конкретный сотрудник/менеджер формально не отвечает за своевременное внесение данных в ведомости и их одобрение, тем, кто отвечает “наверху” за реализацию всего зарплатного процесса, придется немало побегать в поисках нужных людей, чтобы получить все необходимые данные. Ключ к повышению эффективности – в коммуникациях: доведите до сведения ответственных лиц, когда именно и не позднее каких сроков вы ждете от них готовые данные.

Модели реализации

Можно ожидать, что большинство компаний будет проводить все расчеты самостоятельно, и это во многих случаях имеет смысл. Однако в отдельных случаях даже выгоднее прибегать к выставлению зарплатного процесса на аутсорсинг. Каждой организации необходимо провести тщательный анализ, прежде чем решить, какая модель для нее больше подходит.

У всех моделей есть свои плюсы и минусы. Взять для примера аутсорсинг: он, конечно же, означает увод данного процесса из-под контроля финансовой команды. Однако сама организация по-прежнему при этом сохраняет ответственность, если аутсорсер допустит ошибку в расчетах, недобросовестно поступит с коммерчески чувствительными данными, или же запоздает с расчетом и переводом зарплатных налогов. С другой стороны, реализация своими силами означает более жесткий контроль над самим процессом и данными, но требует при этом от ответственных лиц больше знаний и опыта. Если на ранних этапах роста организации их могло быть достаточно, то далее специалисты могут уже и не поспевать за масштабом.

Как правило, тщательное взвешивание всех “за” и “против”, преимуществ и недостатков каждой модели обязательно покажет, что в данных обстоятельствах какая-то одна является более предпочтительной, и именно в ее пользу должен быть сделан выбор.

Заключение

Расходы сегодня продолжают расти, поэтому самое время экономить на всем. Самое лучшее, что можно сделать с зарплатными процессами – это перенять холистическое видение, использовать целостный подход к улучшению, смотреть на системы, процессы и модели в совокупности. Это тем более имеет смысл, поскольку возможности для повышения эффективности часто скрываются более чем в одной области. Интегрированное мышление поможет стратегически думать об улучшении процессов.


Другие материалы этого автора:

Теги: зарплатные расходы  сокращение зарплат  оценка эффективности бизнес-процесса  зарплатный процесс  ведение зарплатных ведомостей  автоматизированные платежные системы  зарплатные приложения  системы автоматизации  аутсорсинг  повышение эффективности