Как оформить движение и списание материалов в казенном учреждении

Российский бухучет

Автор:
Источник: Журнал «Казенные учреждения: учет, отчетность, налогообложение» №9 – 2012
Опубликовано: 11 октября 2012

Учет материалов – процесс достаточно трудоемкий. Сложность его заключается в том, что материальные запасы, которые учреждение использует в своей деятельности, могут иметь абсолютно разное назначение, сроки службы и ценность. Соответственно, порядок хранения, учета и списания для различных категорий материалов не может быть единым.

Перечень учетных документов

Перечень документов, которыми казенное учреждение может пользовать­ся при отражении операций по движению материальных запасов, приведен в пп. 24 и 25 Инструкции № 162н.

Перемещение материальных запасов внутри учреждения, передача их в эксплуатацию оформляется следующими первичными документами:

  • Требование-накладная (ф. 0315006);
  • Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
  • Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);
  • Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Списание материалов и продуктов питания производится на основании:

  • Меню-требования на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
  • Ведомости на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);
  • Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
  • Путевого листа (ф. 0340002, ф. 0345001, ф. 0345002, ф. 0345004, ф. 0345005, ф. 0345007) – для списания в расход всех видов топлива;
  • Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230);
  • Акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143) – для списания мягкого инвентаря и посуды.

Условие, предъявляемое к неунифицированным докумен­там, это обязательное наличие следующих реквизитов:

  • наименование и дата составления документа;
  • наименование учреждения и его идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО и код главы по БК);
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выра­жении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц и их расшифровка.

Такие правила приведены в пп. 6 и 7 Инструкции № 157н.

Общий порядок документального учета

При разработке общего порядка учета материальных ценностей их сле­дует условно разделить на две категории:

  1. материалы, которые после их выдачи в эксплуатацию требуют дальнейшего учета;
  2. материалы, наличие которых не нужно контролировать.

Расходование второй группы материалов, как правило, производится на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учрежде­ния (ф. 0504210). Ведомость применяется для оформления выдачи матери­алов в пользование сотрудникам и одновременно является документом-основанием для их списания с учета в момент выдачи в эксплуатацию. Об этом сказано в Методических указаниях по применению форм первичных учетных документов, приведенных в Приложении № 5 к приказу Минфина России от 15.12.2010 № 173н (далее – Методические указания № 173н). Осно­ванием для выдачи, например, канцтоваров, могут служить заявки от со­трудников, оформленные в письменной форме.

Оформление выдачи в эксплуатацию материальных ценностей, которые требуют дальнейшего учета, производится обычно на основании Требова­ния-накладной (ф. 0315006). В ней указываются наименование материалов и материально ответственное лицо (структурное подразделение), которому передан объект учета.

Дальнейшее списание материальных запасов оформляется актами (ф. 0504230, ф. 0504143). К Акту о списании материальных запасов (ф. 0504230) прилагаются документы, утвержденные руководителем учре­ждения, подтверждающие расход материалов. Акт о списании мягкого и хо­зяйственного инвентаря (ф. 0504143) применяется для оформления решения комиссии о списании указанных материальных ценностей. Эти акты служат основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения фактическо­го выбытия материалов. Такие правила установлены в Методических указа­ниях № 173н.

Аналитический учет материалов ведется по их группам (видам), наиме­нованиям, сортам и количеству, в разрезе материально ответственных лиц и (или) мест хранения. Материально ответственные лица в свою очередь ведут учет материалов в Книге (ф. 0504042) или Карточке (ф. 0504043) уче­та материальных ценностей (п. 119 Инструкции № 157н).

Кроме общего порядка движения и списания материалов, в учетной по­литике следует отразить частный порядок учета для различных групп од­нородных материалов.

Вопрос организации документооборота по первичному учету материаль­ных запасов имеет большое значение для деятельности учреждения. Рацио­нально выстроенный документооборот позволяет эффективно контролиро­вать наличие ценностей, упрощает работу бухгалтерии и дисциплинирует материально ответственных лиц. Именно поэтому целесообразно как можно подробнее отразить в учетной политике все нюансы, касающиеся учета мате­риалов. Кроме того, учетная политика учреждения, являясь локальным нор­мативным актом, помогает избежать возможных разногласий с контролиру­ющими органами по поводу организации учета материальных запасов.

Автор:

Теги: учет материалов  движение и списание материалов  казенное учреждение  материальные запасы  учетные документы  документальный учет  учет материальных ценностей 

Все статьи цикла «Бюджетный учет в России»

(состоит из 38 статей)

Об уменьшении размера родительской платы в бюджетном учреждении на сумму частичной компенсации (14 мая 2012)

К какой статье КОСГУ относятся затраты на приобретение USB-модема? (14 мая 2012)

С крайнего севера – за границу: компенсация расходов за проезд в отпуск сотрудникам учреждений Крайнего Севера (4 июня 2012)

Как отразить в учете: начисление и перечисление арендной платы и НДС казенным учреждением? (21 июня 2012)

Составляем отчет (ф. 0503737): особенности составления Отчета об исполнении плана ФХД для бюджетных и автономных учреждений (25 июня 2012)

Подразделение обособленное – проблемы общие (28 июня 2012)

Отражение в учете алиментов, удержанных с пособий по безработице (30 января 2013)

Оплата имущества по статье 310 КОСГУ или статье 340 КОСГУ: материалы или основные средства (30 июля 2012)

Расходы на представительские мероприятия в автономных учреждениях: как запланировать и учесть (30 июля 2012)

Компенсация стоимости путевки для детского отдыха за счет бюджетных средств: отражение в учете (2 августа 2012)

Как правильно отразить в учете казенного учреждения перерасход месячного лимита на использование услуг сотовой связи? (6 сентября 2012)

Как бюджетному учреждению правильно относить расходы, осуществляемые за счет средств субсидии, если организация не ведет приносящую доход деятельность (10 сентября 2012)

Тонкости учета в учреждениях: вкратце об основном. Интервью с Вероникой Литвиновой (8 октября 2012)

«На ближайшие 3 года у Казначейства России много масштабных проектов» (11 октября 2012)

Как оформить движение и списание материалов в казенном учреждении (11 октября 2012)

Заполнение квартальной отчетности в государственном (муниципальном) учреждении: отчет об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737), сведения об остатках денежных средств учреждений (ф. 0503779) (18 октября 2012)

Совершенствование системы государственных (муниципальных) закупок (18 октября 2012)

Систему контроля приблизят к международным стандартам (12 ноября 2012)

Расчет базы по страховым взносам в государственных (муниципальных) учреждениях (22 ноября 2012)

Отражения расходов на покупку автомобильных покрышек в учете бюджетного и автономного учреждения (6 декабря 2012)

Имущество бюджетных или автономных учреждений, относящееся к основным средствам (7 декабря 2012)

Учет канцелярских принадлежностей в бюджетном и автономном учреждении (7 декабря 2012)

Особенности учета сувенирной продукции, фотоальбомов, грамот и подарочных папок в бюджетном и автономном учреждении (20 декабря 2012)

Учет расходов на приобретение бланочной продукции и служебных удостоверений в бюджетных и автономных учреждениях (20 декабря 2012)

Страховой случай ОСАГО в казенном учреждении: отражение в учете (21 декабря 2012)

Учет затрат на подключение приборов мобильной связи в бюджетном и автономном учреждении (21 января 2013)

Отражение результатов переоценки НМА в отчетности бюджетного и автономного учреждения (21 января 2013)

Учет операций по переоценке основных средств бюджетных (автономных) учреждений (24 января 2013)

Какие документы можно принять от сотрудника, вернувшегося из командировки, для подтверждения оплаты услуг гостиницы? (30 января 2013)

Учет расходов на приобретение топливных карт в бюджетном и автономном учреждении (6 февраля 2013)

Отражение затрат на ремонт основных средств в учете бюджетного и автономного учреждения (7 февраля 2013)

Новое в бухгалтерской отчетности бюджетных и автономных учреждений (28 февраля 2013)

Отражение транспортно-заготовительных расходов в бюджетном или автономном учреждении (6 марта 2013)

Учет и отчетность бюджетной организации нового типа (22 июля 2013)

Нормирование расходов по ГСМ (26 сентября 2013)

Бухучет и отчетность в госсекторе: переходим на новые стандарты (8 декабря 2014)

Учет реструктуризации суверенного долга по стандартам IPSAS (25 мая 2015)

Учет недвижимого имущества в бюджетном учреждении (7 июля 2015)