Как правило, такие предметы служат недолго (менее года) и их стоимость невелика. Поэтому канцтовары учитывают на счете 0 105 00 000 «Материальные запасы» (аналитический счет 0 105 36 000 «Прочие материальные запасы — иное движимое имущество учреждения»). Если при покупке канцтоваров учреждение понесло дополнительные расходы (например по их доставке), то первоначальная стоимость данных ценностей предварительно накапливается на счете 0 106 00 000 «Вложения в нефинансовые активы» (по соответствующим аналитическим счетам). Соответственно, их стоимость оплачивают по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.
При передаче подобного имущества в эксплуатацию его фактическую стоимость списывают со счета 0 105 36 000 в дебет «затратных» счетов учреждения (счета 0 109 60 000, 0 109 70 000, 0 109 80 000, 0 109 90 000, 0 401 20 000).
Пример
За счет субсидии на выполнение госзадания учреждение приобретает канцелярские принадлежности. Принадлежности необходимы для нужд управленческого персонала. Они будут использоваться в деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Их общая стоимость составляет 2 714 руб. (в том числе НДС — 414 руб.). Расходы по курьерской доставке ценностей до учреждения составили 236 руб. (в том числе НДС — 36 руб.).
Операции по приобретению канцтоваров будут отражены в учете учреждения записями (для упрощения примера забалансовый учет денежных средств учреждения не приводится):
Дебет 4 106 34 340 Кредит 4 302 34 730
– 2714 руб. — учтены затраты на приобретение канцтоваров и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);
Дебет 4 302 34 830 Кредит 4 201 11 610
– 2714 руб. — перечислены денежные средства с лицевого счета в казначействе поставщику канцтоваров;
Дебет 4 106 34 340 Кредит 4 302 22 730
– 236 руб. — затраты на курьерские услуги по доставке канцтоваров до учреждения списаны на увеличение их стоимости (с учетом «входного» НДС);
Дебет 4 302 22 830 Кредит 4 201 34 610
– 236 руб. — выданные наличные в оплату курьерских услуг из кассы учреждения;
Дебет 4 105 36 340 Кредит 4 106 34 340
– 2950 руб. (2714 + 236) — купленные канцтовары учтены в составе материалов;
Дебет 4 109 80 272 Кредит 4 105 36 440
– 2950 руб. — списана стоимость канцтоваров, переданных в эксплуатацию.
В то же время отдельные элитные виды канцелярских товаров могут служить достаточно долго и стоить значительных средств. Например дорогостоящие ручки Parker, представительские письменные наборы из натурального камня т. д.
В такой ситуации к ним применяют общие правила отражения подобного имущества в учете. Так, если срок их службы превышает один год, то подобные ценности могут быть отражены в составе основных средств на счете 0 101 00 000 «Основные средства» (по соответствующим аналитическим счетам). Подобные ценности оплачивают по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ
Мнение специалиста
Одним из главных критериев отнесения тех или иных предметов к основным средствам является срок его полезного использования — он должен быть более 12 месяцев (п. 38 «Инструкции по применению единого плана счетов бухгалтерского учета…», утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157).
Подробный порядок определения срока полезного использования объекта приведен в п. 44 Инструкции № 157 н. При этом, если с учетом содержания ОКОФ и Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, не представляется возможным определить срок полезного использования актива, то он может быть определен в установленном порядке на основании документов производителя или решения комиссии по поступлению и выбытию активов. При принятии такого решения необходимо учесть всю совокупность факторов, в частности:
– срока использования, заявленного производителем;
– характера и условий использования объекта нефинансовых активов (если объект используется в условиях (или в целях), существенно отличающихся от условий (направлений) использования, предусмотренных производителем, это может существенно снизить предполагаемые сроки полезного использования объекта);
– обоснований (расчетов) плановых показателей.
Таким образом, окончательное решение об отнесении имущества к основным средствам либо материальным запасам может быть принято только соответствующими должностными лицами учреждения исходя из конкретных характеристик приобретаемого актива.
В. Афанасьев, Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
А. Суховерхова, Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
При стоимости имущества не более 3000 рублей за единицу затраты на его покупку единовременно включают в текущие расходы учреждения в момент передачи в эксплуатацию. Их отражают по дебету соответствующих аналитических счетов счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» или аналитического счета 0 401 20 271 «Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов» в корреспонденции со счетом 0 101 00 000 «Основные средства» (соответствующие аналитические счета). Одновременно их первоначальную стоимость отражают увеличением забалансового счета 21 «Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации» (с детализацией по аналитическим счетам 21.1 «Особо ценное движимое имущество» и 21.2 «Иное движимое имущество»).
Списание принадлежностей с забалансового учета происходит по общим правилам, то есть после их полной утраты (например в результате хищения, продажи, передачи другим лицам, порчи или физического износа). Списание отражают простым методом — уменьшением забалансового счета 21 «Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации».
Пример
За счет субсидии на выполнение госзадания учреждение приобретает фирменную ручку Parker для управленческого персонала. Согласно гарантии производителя срок ее полезного использования — 5 лет. Ручка будет использоваться в деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Ее стоимость составляет 2242 руб. (в том числе НДС — 342 руб.). Она не относится к особо ценному имуществу учреждения. Расходы по курьерской доставке ценностей до учреждения составили 236 руб. (в том числе НДС — 36 руб.).
Операции по приобретению канцтовара будут отражены в учете учреждения записями (для упрощения примера забалансовый учет денежных средств учреждения не приводится):
Дебет 4 106 31 310 Кредит 4 302 31 730
– 2242 руб. — отражены затраты на приобретение дороостоящей ручки Parker и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);
Дебет 4 302 31 830 Кредит 4 201 11 610
– 2242 руб. — оплачена ручка Parker с лицевого счета учреждения в казначействе;
Дебет 4 106 31 310 Кредит 4 302 22 730
– 236 руб. — отражены расходы на доставку имущества до учреждения и кредиторская задолженность перед курьерской организацией (с учетом «входного» НДС);
Дебет 4 302 22 830 Кредит 4 201 34 610
– 236 руб. — оплачены расходы на доставку имущества из кассы учреждения.
Первоначальная стоимость купленного имущества составит:
2242 + 236 = 2478 руб.
При включении купленного имущества в состав основных средств в учете учреждения делают запись:
Дебет 4 101 38 310 Кредит 4 106 31 310
– 2478 руб. — купленное имущество учтено в составе основных средств учреждения.
При выдаче ручки в эксплуатацию в учете учреждения делают запись:
Дебет 4 109 80 271 Кредит 4 101 38 410
– 2478 руб. — стоимость ручки Parker, переданной в эксплуатацию, включена в состав расходов учреждения;
Дебет 21.2
– 2478 руб. — отражено увеличение забалансового счета 21 на стоимость ручки, переданной в эксплуатацию.
При соответствии имущества критериям отнесения к объектом основных средств и их первоначальной стоимости до 40 000 руб. включительно, при их передачи в экслуатацию по ним начисляют амортизацию в размере 100 процентов первоначальной стоимости .
Пример
За счет приносящей доход деятельности учреждение приобрело представительский письменный набор. Он относится к особо ценному движимому имуществу. Набор предназначен для управленческих нужд учреждения и будет использоваться в деятельности, не облагаемой НДС. Покупная стоимость набора 37 760 руб. (в том числе НДС — 5760 руб.). Затраты на доставку набора до учреждения курьерской организацией составили 472 руб. (в том числе НДС — 72 руб.). Для упрощения примера порядок забалансового учета денежных средств учреждения не приводится.
Операции по приобретению набора отражают в учете учреждения записями:
Дебет 2 106 21 310 Кредит 2 302 31 730
– 37 760 руб. — отражены затраты на приобретение письменного набора и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);
Дебет 2 302 31 830 Кредит 2 201 11 610
– 37 760 руб. — оплачен письменный набор с лицевого счета учреждения в казначействе;
Дебет 2 106 21 310 Кредит 2 302 22 730
– 472 руб. — учтены затраты по доставке набора до учреждения силами курьерской организации (с учетом «входного» НДС);
Дебет 2 302 22 830 Кредит 2 201 34 610
– 472 руб. — оплачены расходы на доставку набора курьером из кассы учреждения.
Первоначальная стоимость представительского письменного набора составит:
37 760 + 472 = 38 232 руб.
При отражении имущества в составе основных средств в учете учреждения будет сделана запись:
Дебет 2 101 28 310 Кредит 2 106 21 310
– 38 232 руб. — письменный набор учтен в составе основных средств учреждения.
После передачи набора в эксплуатацию в учете учреждения делают запись:
Дебет 2 109 80 271 Кредит 2 104 28 420
– 38 232 руб. — начислена амортизация по письменному набору в размере 100% его первоначальной стоимости.
По материалам книги-справочника «Годовой отчет бюджетных и автономных учреждений», издательство «Гарант-Пресс»